オリンパス、業務改革プロジェクトの一環でドキュサインを導入

オリンパス株式会社は、自社の存在意義である「世界の人々の健康と安心、心の豊かさの実現」を追求することにより、内視鏡製品や治療機器を医療現場に提供し、事業を通じて世界の人々や社会に貢献すべく日々の活動に取り組んでいる、日本を代表するグローバル・メディカル・テクノロジーカンパニーです。

同社では全社的に業務改革プロジェクトを推進しており、その一環として “Voice for Change” という社内サイトを通じて、広く改革や改善のアイデアを募集。「その中に、『上司の不在・出張時の承認や異なる拠点間での契約締結には時間がかかるため、リードタイムを短縮するために電子署名を導入して欲しい』といった意見があり、それがきっかけで電子署名の導入を検討しました。」と同社業務改革統括部 副部長の古谷田氏は語ります。電子署名ソリューションの選考にあたっては 5 社を比較されましたが、同社の海外売上比率は8割を占めており、グローバル標準のツールが不可欠であったことから、ドキュサインを選定いただきました。

電子署名でグループ会社間の契約プロセスを効率化

業務改革統括部にて電子署名のニーズに関して複数の部署にヒアリングをした結果、最初にドキュサインの対象になったのは、グループ会社間（*1）での医療機器の賃貸借契約取引でした。

「内視鏡などの医療機器は、オリンパス社、OMSJ 社、TmediX 社の 3 社で賃貸借契約を締結します。以前は契約締結に最長2ヶ月を要しましたが、ドキュサインを利用することで、1 ～ 2日まで短縮しています。また、契約書は収入印紙代と親書として郵送するためのコストが必要となります。ドキュサインの年間利用料は、4ヶ月分の収入印紙代・郵送費でカバーできる計算で、コスト削減効果は大きいです。」と語るのは、TmediX 営業管理部のサポートグループリーダーを務める梅木氏。

さらに、OMSJ 社 医療管理部 課長の飯田氏は「OMSJ 社 は東北、関東、関西圏に事業所がありますが、従来は締結された契約書はそれぞれの事業所から東京本社に送付してもらっていました。ドキュサイン導入後は、東京本社がドキュサインのクラウド上で一括管理する方法になり、現場の捺印に関わる工数が削減されました。」と付け加えます。

さらなる成長を目指すための改革

古谷田氏は今回の改革、そしてその成果について次のように述べています。

「スピード化やコスト削減などの効果に加え、見逃せないのが業務の標準化です。これまでの個別最適なやり方をゼロベースで見直し、非効率な業務フローをドキュサインというグローバル標準のソリューションに合わせ、業務効率化を実現することは、オリンパスが今後、更なる成長を目指すために非常に意味があることです。この改革は、オリンパスの業務全体を見直すという意味で大きな意義がありました。」

*1 メーカーであるオリンパス、医療機器や光学機器等の販売・サービスを担うオリンパスメディカルサイエンス販売株式会社（以下、「OMSJ 社」）、医療機器全般のファイナンス提供や高度管理医療機の販売・賃貸を扱うティーメディクス株式会社（以下、「TmediX 社」）の 3 社