電子署名で業務効率化とコスト削減を実現したブラザー工業の取り組み

1908年創業の安井ミシン商会を前身とし、1934年に設立されたブラザー工業株式会社。プリンター、複合機をはじめとしたプリンティング製品や工作機械、ミシンなどの生産・販売を主力事業とし、世界40以上の国や地域に拠点を置きグローバルに事業を展開しています。

"At your side." の精神に基づき、優れた価値を創造し迅速に提供することをビジョンとして掲げる同社は、業務の効率化やコスト削減を図るため、2019年に電子署名を導入しました。現在、すべての部門を対象に契約書全般の電子化を進めています。

「業務効率化」と「コスト削減」に電子署名が有効と判断

ブラザー工業株式会社の法務部門に所属する川上仙智氏は、自身の業務と電子署名を導入した背景について、次のように切り出します。

「私は、グループ本社の法務部門に所属しています。契約書の作成や各種法令調査などを通じて、事業推進のサポートを行うとともに、個人情報保護法、競争法、贈収賄規制など、会社として遵守すべき法令に対して、従業員への教育や社内規程などによる仕組みを作り、コンプライアンスを徹底するための活動を行っています。そうした取り組みの一環として、会社の命題となっていた業務効率化やコスト削減に向けた一つの解決策として電子署名の導入を決めました。」

また、川上氏は導入の契機について「弊社特有の事情として、海外との取引が多いことから、契約締結までにとても時間がかかることに課題を感じていました」と補足します。

契約にかかわる実務で国をまたぐ取引となると、言語の違いや、契約締結までにかかる期間の長期化、コスト増などが課題になることが多くあります。そのため、同社のように海外との取引が多い企業やグローバルで事業展開する企業にとっては、電子契約化の効果は特に大きくなります。例えば、物理的な書類のやり取りが不要になることから、郵送コストの削減や契約締結のスピードアップが期待でき、国内外に拠点が分散している場合でも契約データの一元管理が容易になるなどのメリットがあります。

グローバル視点でドキュサインの電子署名を採用

電子署名の導入に際し、同社では数多くのサービスを比較検討しました。その中からドキュサインの電子署名を選定した理由について、川上氏は「様々なサービスを比較検討しましたが、一番ドキュサインが業務効率化やコスト削減などの効果に資すると判断し、導入を決定しました。弊社は海外の企業と契約を結ぶことも多く、多言語に対応していることもドキュサインのメリットであると感じています。また、海外子会社ですでにドキュサインを利用しているところがあり、グループでの共有性という点も考慮しました」と説明します。

ドキュサインの電子署名は世界180カ国以上で10億人を超えるユーザーが利用しており、44言語で署名することができます。そのため、海外でも受け入れられやすく、母国語が異なる相手ともスムーズに合意・契約プロセスを進められます。また、文書の送信は、日本語のほか、英語、フランス語、スペイン語、中国語、韓国語など合計14言語をサポートしています。国籍の異なる従業員がいる場合や海外グループ会社でも同じプラットフォームを利用することができます。

印紙税のコストを1/10に削減。新しい働き方にも柔軟に対応可能

ブラザー工業株式会社は、2019年4月から本格的に電子署名の利用を開始しました。川上氏は「コスト削減という観点では、特に印紙税の削減に大きく寄与するものとなりました。具体的には電子署名を導入する前と比較して、印紙税のコストを約10分の1まで削減できました。また、業務効率化については、従来の紙ベースでは非常に工数が多く、郵送にかかる日数も含めて契約完了までに1週間程度の期間を要していましたが、大半が1～2日以内で完了できるようになりました」と評価します。

より多くの社員に利用してもらえるよう、法務部門では社内への啓もう活動も積極的に推進し、例えば、紙の契約書やインストールして利用する従来のソフトウェアとの違い、さらに電子契約に関する理解を深めるために「できる限り分かりやすい説明資料などを作成し、社内での利用促進にも取り組みました」と振り返ります。

最近では社内での利用促進がスムーズに進んでいると話す川上氏。その成果について、「コロナ禍で在宅勤務が普及し、自宅で契約業務を行うことのニーズの高まりが大きかったのと、もう一つ、法務部門を上げて電子署名の利用のお願いを各部門の契約担当者に行ってきたことが利用促進につながったと感じています」と説明します。

最後に、川上氏は今後の展望について次のように語ります。「法務という切り口でも、テクノロジーの活用は様々な方面で可能性を感じています。その中でも、契約書に関する業務は、法務部門の伝統的な業務であり、最も時間を費やす業務の一つです。そのため、契約書の電子化は、法務業務の中心部分の大きな変革であると考えています。今後はさらに多くの契約書の電子化を進めていくとともに、電子署名以外でも、契約書のAI審査、契約管理ツール、法務相談受付ツールなど、法務に関わる様々な業務において、DXに挑戦していきたいと考えています。」