電子署名の導入にあたり準備すべきこと - 効果的なビジネスケースを作成するには？

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電子署名の導入を検討している方向けに、効果的なビジネスケースを作成する方法や上司や関係部署を説得するためのポイントをわかりやすく解説します。

電子署名導入のためのビジネスケース

新しいツールや業務アプリケーションの購入にあたり、上司や他部門（例えば、財務部門）を説得するのは簡単ではありません。特に経済の先行きが見えない昨今、さまざまな課題が降りかかってくるかもしれません。たとえ、多くの企業で使われているビジネスツールであっても、新規購入に対する経営層の目はどんどんシビアになってきているため、投資の正当性を示すには、説得力のあるビジネスケース（プロジェクトの妥当性や投資価値を説明するための資料）を作成し、細かい質問にもしっかり回答できるよう準備する必要があります。

ビジネスケースには、新たにツールやアプリケーションを購入するためのコストと利点を詳しく説明するためのリサーチが含まれていなければなりません。また、それ以外に期待される重要度の高い効果についても述べる必要があるでしょう。一方、ビジネスケースは大雑把な一般論で作れるものではなく、明確な数字や基準が必要です。例えば、ドキュサインの電子署名を既に導入している組織の事例を取り上げ、「契約成約までの時間を短縮できる」「契約にかかるコストを削減できる」という事実を述べることには確かに意味があります。しかし、最も説得力があるのは、（その組織が）実際にどれだけの時間とお金を節約しているかを正確に把握し、提示することです。

本記事では、電子署名の導入を検討している方向けに、有効なビジネスケースを作成するために必要なデータポイントを紹介しています。一般的によくある質問をベースに実用的な数字を提供しているため、効果的なビジネスケースの作成にお役立ていただけます。より詳細な内容については、ホワイトペーパー『電子署名の価値を見える化する方法』をご覧ください。

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電子署名導入のためのビジネスケース

ドキュサインの電子署名を利用する主なメリットと効果：

時間の節約：合意・契約プロセス全体の25～50％（平均35%）の時間を節約。ターンアラウンドタイムを平均75%改善
ハードコストの削減：紙代、インク代、送料など、1文書あたり平均4～10ドル（約500〜1,300円）のコストを節約（日本では、課税文書にかかる印紙税の節約も可能）
顧客満足度の向上：電子署名の導入により、73%が顧客満足度が向上したと回答
コンプライアンスの向上：58％がデータおよび文書のセキュリティが向上し、76%がコンプライアンスが向上したと回答
生産性の向上：64%が従業員満足度が向上し、75%が従業員の生産性が向上したと回答

契約業務の迅速化

ドキュサインの電子署名を導入したお客様は、署名の取得にかかる時間が約3分の1に減少したと回答しています。この数字は過去の実績をまとめたもので、将来の結果を保証するものではありませんが、電子署名への期待を高めるうえで信頼できる数字です。

ドキュサインを利用して署名を依頼した文書のうち、およそ80%は24時間以内に署名され、44％は15分以内に署名が完了しています。署名の取得に要する時間の短縮だけでも、契約業務の進行を加速させるとともに、従業員は浮いた時間で新しいプロジェクトに取り組めるようになります。ビジネスケースを作成する際は、新たに生み出される時間を活用して従業員は何ができるか、それが収益にどのような影響を与えるかについて盛り込むと良いでしょう。

電子署名でハードコストを削減

署名関連の業務をデジタルプラットフォームに移行すれば、文書の印刷、発送、保管のコストを大幅に削減できます。ドキュサインの電子署名を導入したお客様は、平均して1文書あたり4～10ドル（約500〜1,300円）の経費削減を実現していますが、電子署名を活用すれば、完全なコストゼロ化も期待できます。

署名・押印プロセスの刷新によってどれくらいハードコストが削減されるかを見積もるには、一定期間に締結する契約・合意文書の件数を把握することが必要です。まずは、現状を知ることから始めましょう。

署名プロセスの改善で、新しい収益への扉を開く

ドキュサインの電子署名を利用しているお客様は、単にコストを削減するだけでなく、さまざまな機能を活用して署名・押印プロセスを改善し、売上の増加や成約の迅速化を実現しています。また、見込み客との新規契約が以前よりはるかに容易になっています。例えば、顧客が競合する2社の製品を比較検討している場合、より早く見積書を提示し、より簡単かつスムーズに契約できる方を選ぶ可能性は大いにあります。

ドキュサインのお客様は、販売契約の合理化を実感しており、実際、成約率が8％増加し、成約までの時間が41％短縮されたと報告しています。

KPI達成に貢献

電子署名を導入するメリットは、時間や経費の節約だけではありません。プロセスの改善によって、時間を有意義に使いコストを削減することは収益に結びつく最も直接的な道筋と言えますが、電子署名はそれ以外にも組織のあらゆる側面に好影響を与え、幅広い指標に変化をもたらします。その中には、収益と直接関係するものもあれば、間接的に収益に影響を与えるもの（例えば、顧客満足度）や、別の重要な組織の目標達成（例えば、紙の使用量削減）に寄与するものもあります。

効果的なビジネスケースを作成するために、各部署の業務ワークフローの中でどの部分が署名・押印プロセスによる影響を受けるのかを理解しましょう。そこから、電子署名がKPI（重要業績評価指標）達成にどのように貢献できるかが見えてくるでしょう。以下、日常業務で電子署名を使用しているチームからよく挙げられる電子署名のメリットを紹介します。