先進的な企業風土が自動運転の未来を創る - ウーブン・バイ・トヨタ

※ 本事例は、社名変更前の取材当時（2020年5月）のまま記載しています。

「世界で最も安全なモビリティを様々なお客様へお届けする」をミッションに、2018年に設立されたトヨタ・リサーチ・インスティテュート・アドバンスト・デベロップメント株式会社（現：ウーブン・バイ・トヨタ株式会社）は、最先端の研究とクルマづくりの現場を強いパイプラインでつなぎ、最新のテクノロジーを駆使してトップクラスの安全性を備えたモビリティを開発しています。

高機能なツールを積極的に業務に取り入れ、アジャイル開発（短いサイクルで実装とテストを繰り返しながら開発を進める手法）を採用するなど、先進的な働き方や社内ルールを実践している同社。日本文化とアメリカ文化の特性がうまく共存し、イノベーティブな発想を生み出していける環境であると語る、法務・知財部門の角谷直哉氏にドキュサインの電子署名を導入された経緯や効果、活用事例についてお話を伺いました。

電子署名を導入した経緯を教えてください。また、導入後どのような効果がありましたか。

角谷氏：以前より、紙の契約書ではやり取りに時間と工数がかかることに課題認識を持っていました。そこで、電子署名を導入することにしました。紙の場合、例えば海外契約では締結までに1 週間ほどの日数がかかっていましたが、電子署名を導入してからは早くて当日、平均して2日以内に契約を締結することができるようになりました。また、関係者から署名を取得する工数が減り、全てオンライン上で完結するので書類を送付する手間もなくなりました。

紙ベースの契約書の場合、文書の印刷・製本、送付、署名済み文書の回収、そして保管といった作業が必要ですが、ドキュサインの電子署名を利用することで全ての工程がデジタル化され、契約関連の書類はクラウド上に格納されます。そのため、作業工数を大幅に削減すると共にリードタイムを短縮し、業務効率を向上させることができます。弊社調査によると、従来の紙を使った合意・契約では数日から数週間かかっているのに対し、電子署名による取引の83%は24時間未満で全ての手続きが完了し、さらに50%は15分以内で完了しています。

電子署名の活用事例を教えてください。

角谷氏：アメリカでの特許出願時に必要となるサイン書類や、秘密保持、開発委託、作業委託、共同開発等の契約でドキュサインの電子署名を利用しています。その中で、アメリカで特許の出願をする場合、書類の一部として“Declaration”と呼ばれる宣誓書を提出する必要があります。これには、発明者全員分の署名が必要ですが、例えば発明者が5名いる場合は5名分の署名を集める必要があり、これだけでも大変な労力と時間がかかります。しかし、電子署名を導入してからは、簡単に署名を集めることができ、作業工数が減り効率は飛躍的に向上しました。

ドキュサインの電子署名は、署名をする人や署名する順番などのワークフローを細かく設定できます。署名者全員が同時に通知メールを受け取る「順番制御なしのフロー」、複数人が順番に署名をしていく「直列フロー」、また署名者グループを作成し、その中の誰かが署名をしたら次のステップに進むことができるように設定することも可能です。このワークフローはシステムによって管理されるため、署名が完了していない人へ自動でリマインダーを送信したり、通知メールの開封状況、署名の有無などのステータスをリアルタイムで確認することができます。そのため、事務工数を大幅に削減することができ、契約を取りまとめる人の負担が軽減されるというメリットもあります。

トヨタ・リサーチ・インスティテュート・アドバンスト・デベロップメント株式会社様、インタビューへのご協力ありがとうございました。

画像：トヨタ・リサーチ・インスティテュート・アドバンスト・デベロップメント株式会社（現：ウーブン・バイ・トヨタ株式会社）様提供