Mobivia transforme et accélère ses processus avec la signature électronique

Mobivia est un écosystème dédié à la mobilité d’aujourd’hui et de demain qui anime 9 Marques et 25 startups et compte plus de 22 000 collaborateurs dans 18 pays. Mobivia s’organise autour de 3 métiers : les services à l’automobiliste avec par exemple les centres auto Norauto, les services de proximité Midas, la distribution de pièces et pneus off et online et les nouvelles mobilités. 

Pour Mobivia, l'année 2020 et les premiers confinements liés à l’épidémie du Covid-19 a été déterminante dans l’adoption de la signature électronique.

Florian Manise, juriste droit des sociétés et développement pour Mobivia, nous raconte : “Il a fallu trouver des solutions pour faire signer à distance et pour qu'on puisse continuer notre activité juridique. Nous avons repris les projets de signature électronique qui existaient au sein de nos différentes sociétés pour les centraliser au niveau groupe. Il s’agissait de prendre en compte les besoins de chacun et de promouvoir cette nouvelle méthode”.

Karine Lebreton, Responsable Juridique et Legal Operations chez Mobivia, a travaillé en binôme avec Florian Manise sur le projet de sélection et de déploiement de l’outil de signature électronique pour le groupe. Sur le choix spécifique de la solution de signature électronique Docusign, elle nous explique : 

“Notre activité Fleet, qui gère l'entretien des véhicules pour les professionnels était très en avance sur le sujet de la signature électronique et utilisait déjà Docusign. Nous avons sondé le marché et en termes de fonctionnalités, et nous nous sommes rendus compte que Docusign était la solution qui correspondait le mieux à nos besoins. La certification “Tiers de confiance” et la possibilité d’éditer des signatures avancées ont été des points déterminants pour nous”.

Avant, un autre monde

Les équipes de Mobivia ont connu une autre époque, pas si lointaine ; celle des parapheurs, des délais interminables pour obtenir des signatures, et des contrats difficiles ou impossibles à retrouver.  

Florian se souvient : ”En général, nous recevions les documents par email à la Direction Juridique pour les valider. On devait les imprimer par nous-mêmes, les mettre dans des parapheurs, mettre une petite note pour les signataires… Puis après, on rencontrait des problèmes de disponibilité des signataires, c’était d’une grande complexité, en plus de ne pas être efficient d’un point de vue écologique".

Rien d’étonnant dans un groupe aussi étendu dont les collaborateurs se trouvent à Lille, Paris, Lyon, mais aussi parfois en déplacement à travers le monde.

Karine ajoute : “Généralement, ce sont les dirigeants eux-mêmes qui signent directement la plupart des documents et ils sont souvent en déplacement. Ca pouvait être très long pour récupérer le document signé”.

Des ambassadeurs de choix

Mais le moment venu, Karine Lebreton et Florian Manise ont su trouver le moyen pour élargir l’utilisation de la signature électronique au sein de l’ensemble du groupe. Pour ce faire, ils ont utilisé le réseau de juristes présents dans les différentes entreprises du groupe. Florian nous explique : ”Ce sont nos juristes qui récoltent les besoins de leur organisation pour mieux nous les remonter”.

Karine ajoute : ”Florian et moi-même sommes tous les deux super administrateurs. Nous gérons les comptes et nous formons les utilisateurs en fonction de leurs besoins spécifiques”.

Florian et Karine ont également créé un guide des bonnes pratiques sur Docusign à l’écrit et en vidéo. Ils ont ensuite largement partagé ces documents et organisé des formations pour mettre en avant les différentes fonctionnalités disponibles sur la plateforme. Karine a également contribué à la création de modèles de documents pour des contrats simples qui ne nécessitent pas de négociation. Elle a ainsi mis à disposition de ses utilisateurs des documents comme des conventions de tests, des NDA ou des contrats de service qui sont disponibles en libre-service sur la plateforme.

Des résultats immédiats

Au moment du bilan, Karine et Florian ne tarissent pas d’éloges. “En termes de délais de signatures, nous sommes passés de plusieurs jours à quelques heures. Récemment, j'ai eu une urgence et il a fallu moins de 5 minutes pour que les deux parties signent un accord”, affirme Karine.

Un certain nombre de problèmes identifiés, comme par exemple les contrats signés qui parfois étaient difficilement retrouvables, ont été résolus : “Docusign nous a permis d'adresser un certain nombre de risques et de les supprimer. C'était très intéressant.”

Florian aussi ne manque pas d’exemples : “Lors de “closing” d’opérations plus complexes, il fallait se déplacer physiquement. Aujourd'hui, nous les faisons à distance, nous nous connectons par visioconférence, nous partageons les documents et nous les signons à distance. Ça nous a fait gagner des déplacements et du temps”. 

Quand on demande à Karine Lebreton si un retour en arrière lui semble envisageable, elle nous répond : “Ce serait impossible. Nos dirigeants ne le voudraient pas. Docusign et les pratiques mises en place pour encadrer son utilisation ont été très bien accueillis par nos dirigeants. A tel point, que je ne pense pas qu’ils souhaiteraient revenir aux vieux parapheurs".