Le service juridique de ERI dit au revoir au papier !

ERI est une société de construction créée en 1957 spécialisée dans les travaux portant sur les corps d’état techniques et architecturaux (électricité, CVC, plomberie, sols souples, cloisons, etc.). La société opère essentiellement en Ile de France, avec des clients prestigieux comme la RATP, pour laquelle 70 agents d’ERI travaillent chaque nuit. Le groupe compte aujourd’hui près de 1000 collaborateurs pour un chiffre d'affaires de 180 millions d’euros par an.

Morgan Masip-Gueliane est responsable juridique au sein du groupe. C’est elle qui a créé le service juridique il y a trois ans et demi. Et c’est elle et la directrice administrative et financière qui ont intégré la signature électronique dans les processus d’ERI.  Elle se souvient : “Nous avions un problème au niveau de la sous-traitance. De nombreux contrats étaient établis chaque année, mais ne nous étaient jamais retournés signé par les sous-traitants. Du coup, cela entraînait des lenteurs administratives assez importantes et des contentieux de diverses natures”. Avec plus 500 sous-traitants par an et une multitude de contrats, les risques en termes de sécurité juridique étaient élevés.

C’est pourquoi Morgan s’est intéressée à la signature électronique et après un appel d’offre, son choix s’est porté sur Docusign : “Nous avons une  diversité d'intervenants qui sont susceptibles d'envoyer des documents électroniques. Ce qui nous a attiré chez Docusign, c'est que l’on pouvait payer à l'enveloppe et non au nombre d'utilisateurs".

C’est en octobre 2019 que ERI a souscrit à Docusign. Mais si le déploiement initial devait concerner uniquement la sous-traitance, les choses ont brutalement accéléré début 2020 avec l'arrivée du COVID. “Du jour au lendemain, nous nous sommes retrouvés avec de nouvelles problématiques liées au confinement. En mars 2020, on a déployé massivement Docusign, notamment pour tout ce qui était attestation de déplacement, signature de courriers, de contrats, etc”.

L’expérience s’est révélée tellement efficace que la demande a continué de s’amplifier, au point où Morgan se demande aujourd’hui s’il reste des documents signés à la main au sein d’ERI. “Aujourd'hui nous utilisons tous Docusign  : notre président, la DAF, les RH, les opérationnels, les commerciaux. Cela s'est démocratisé” se félicite-t-elle.

En une année les cas d’usage se sont multipliés. Les services RH ont adopté la signature électronique pour les contrats de travail et de nombreux autres documents ont été numérisés, comme des pouvoirs, des délégations et de nombreux courriers.

Sur la période octobre 2020 octobre 2021, c’est près de 6000 enveloppes qui ont été signées chez ERI. Les gains de temps ont été substantiels. Morgan a vu les délais de signature réduire de manière considérable. Elle s’en réjouit : “Nous avons une spécificité dans le bâtiment. Beaucoup de documents doivent être signés par de multiples intervenants. Avant, cela se faisait par des coursiers qui allaient de sociétés en sociétés. Aujourd'hui, on envoie un Docusign, c'est signé en 30 minutes”.

Plus important encore, ERI a vu le ratio de ses contrats non signés passer de 70% à 3%. 

Morgan en est persuadée, c’est un mouvement irrémédiable : “il n'y aura pas de retour en arrière possible. On nous reprochait souvent la lenteur administrative et ce n’est plus du tout le cas aujourd’hui. Nos sous-traitants, qui ne sont pas toujours francophones, ont hyper bien accueillis ce passage et la possibilité de signer sur smartphone. Et notre président est pro digitalisation.  Aujourd’hui c’est mes collaborateurs qui me demandent de leur envoyer les documents par Docusign. Donc c'est qu’on a vraiment gagné”.