Télétravail ? 3 astuces sur la signature électronique

Travail à distance ? Voici 3 astuces sur la signature électronique que vous devez connaître

Par Michelle Li, consultante senior en solutions

Le travail à distance est aujourd'hui très populaire. Il existe quelques processus opérationnels, comme la signature d'accords, qui ont toujours nécessité des ressources internes. Il peut s'agir d'imprimantes, de scanners, de papier et de stylos, d'enveloppes...

Heureusement, la signature électronique simplifie grandement ce processus. Grâce aux conseils sur la signature électronique ci-dessous, vous serez en bonne voie pour exécuter les accords plus rapidement et de manière plus sûre.

Astuce n°1 : l'applicabilité et la traçabilité sont des facteurs importants à prendre en compte lors de l'exécution d'accords à distance

Besoin d'exécuter un accord à distance ? Il existe des outils qui permettent à un signataire de simplement placer une image de sa signature sur un accord. En revanche, cette méthode ne fournit que peu voire pas de preuves de l'identité du signataire. Par conséquent, la partie qui recueille la signature peut être confrontée à des difficultés lors d'un litige. La validité de la signature et de l'accord sont donc à risque.

Docusign aide à résoudre ce problème en compilant un historique complet de la transaction de signature. Cet historique comprend des informations telles qu'un horodatage de la date de signature d'un document et l'adresse IP du signataire. Ces informations sont précieuses pour déterminer qui a signé le document et quand.

Il est important de se rappeler que certains cas d'utilisation peuvent nécessiter des méthodes supplémentaires d'authentification du signataire, comme la vérification de l'identité, lorsqu'une simple image sur un document électronique ne suffit pas. Découvrez les services d'identification que nous proposons ou contactez-nous pour plus d'informations.

Pour les signatures électroniques qui offrent une forte valeur probante de l'acceptation du signataire, assurez-vous que vous utilisez une solution juridiquement contraignante et recevable par les tribunaux.

Pour en savoir plus sur le signature électronique, lisez notre blog.

Astuce n°2 : le signataire a-t-il modifié l'accord ? Assurez-vous que votre accord n'a pas été altéré

Il peut souvent être difficile de déterminer si des modifications non approuvées ont été apportées à votre document. La technologie eSignature de Docusign peut contribuer à renforcer la confiance lors de l'envoi d'un document. Lors de la signature d'un accord avec Docusign, le mécanisme "hash" s'enclenche. Un hachage est similaire à une empreinte digitale, et est donc unique en son genre. Lors de l'apport de modifications au document après sa signature, le hachage s'interrompt. Cela nous permet donc de savoir précisément si il y a eu modification de l'accord.

Astuce n° 3 : une meilleure visibilité de l'état de votre accord permet de réduire le travail manuel et d'augmenter le délai d'exécution

Les accords nécessitent souvent plus d'une signature et une seule personne peut gérer l'exécution de plusieurs documents simultanément. Suivre l'état d'exécution d'un accord et veiller à ce que votre accord soit acheminé vers les signataires appropriés peut être frustrant et prendre du temps.

Docusign vous permet de visualiser l'état de votre accord et vous envoie des rappels automatiques afin que vous puissiez vous concentrer sur d'autres tâches. De plus, Docusign réduit les processus manuels en acheminant automatiquement votre accord au prochain signataire.

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