7 choses à savoir sur la légalité des signatures électroniques

Les entreprises s’engagent de plus en plus dans la mise en place de solutions dématérialisées comme la signature électronique. C’est une révolution pour les professionnels qui voient surtout leur quotidien allégé des tâches administratives papier. Les avantages de la signature à distance sont nombreux, mais l'essentiel à retenir est un gain de temps, une meilleure productivité et la réalisation d’importantes économies. Mais malgré ces aspects positifs, les entreprises se posent naturellement beaucoup de questions avant de s’engager : la signature électronique est-elle légale ? Que dit la jurisprudence ? Pour mieux comprendre le lien entre signature électronique et légalité, répondons ensemble à 7 questions parmi les plus posées.

1. Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique est un service de dématérialisation qui permet de signer des documents à distance. Elle utilise des mécanismes de cryptographie garantissant l’intégrité d’un document numérique et l’authentification du signataire. Ultra-sécurisée, l'authentification repose alors sur le principe de la vérification d’identité du signataire à distance afin d’éviter tout risque d’usurpation. Par ailleurs, une entreprise qui souhaite adopter cette méthode de signature a tout intérêt à s’appuyer sur un tiers de confiance, comme Docusign, pour la délivrance de certificats électroniques et l’archivage des documents numériques. 

2. Signature électronique et légalité, compatible ?

Signature électronique et légalité sont, bien évidemment, compatibles en France. Et pour cause, depuis le 1er juillet 2016, la réglementation eIDAS fournit un cadre légal et pratique à l’utilisation de la signature électronique au sein de l’Union européenne. Le code civil - articles 1366 et 1367 - rappelle d’ailleurs que “L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”

Vous avez plus de questions sur la légalité ? Vous pouvez chaque mardi échanger avec nos experts ! 

3. Comment fonctionne la réglementation européenne EIDAS ?

Il s’agit d’un cadre légal européen qui vise à susciter la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché européen. La réglementation eIDAS a alors pour but de :

• définir ce qu’est une e-signature

• affirmer sa recevabilité (l’écrit électronique est admis au même titre de preuve que l’écrit papier)

• traiter de son effet juridique

Il s’agit alors du fondement de la confiance pour encourager et développer l’activité économique dans l’espace européen.

4. Que dit la jurisprudence ?

Aujourd’hui, on compte seulement une petite centaine de décisions de justice qui traitent de la signature électronique pour des millions d’opérations en circulation. C’est finalement peu de contestations au regard du volume de transactions. Le signe d’un marché mature avec des prestataires de confiance, comme Docusign, qui savent répondre aux exigences légales.

Pour rendre leur décision en cas de litiges, les juges s’attachent à vérifier les critères juridiques et techniques de la signature utilisée, tout comme le procédé mis en place. Par exemple, pour reconnaître la valeur juridique d’un contrat de complémentaire santé conclu en ligne, le prestataire de confiance doit fournir son “fichier de preuve” avec :

• l’adresse e-mail du signataire ;

• le code du certificat électronique ;

• l’horodatage précis de la transaction.

Tous ces éléments certifient de la fiabilité du processus et, par conséquent, de la validité du contrat. 

Nous avons réuni dans cet eBook quelques exemples de jurisprudence.

5. Quelle est la valeur probante de la signature électronique ?

Pour comprendre cette notion de valeur probante, il faut rappeler l’existence de 3 niveaux de signature : simple, qualifiée et avancée. Chacune d’elles est légale, mais répond à des usages spécifiques et repose toujours sur le principe de l’identification et de l’authentification des signataires en ligne.

Ce qui est intéressant avec le cas de la signature électronique qualifiée, c’est qu’elle ne peut pas être contestée par les parties, parce qu’il y a toujours présomption de fiabilité. Cependant, pour les signatures simples ou avancées, il y a absence de présomption de fiabilité. Autrement dit, la charge de la preuve de la fiabilité incombe au tiers de confiance.

6. Signature électronique et légalité : quelle signature pour quel document ?

Il n’y a pas de règles, ni de listes exhaustives. Le choix de telle ou telle signature se fait au cas par cas. En réalité, tout dépend de l’analyse des risques qui est faite en interne par votre entreprise, de la sensibilité des données et des documents qui doivent être signés par vos clients.

Voici quelques exemples pour vous aider à choisir la meilleure signature électronique, celle qui correspond aux besoins de vos clients. Pour : 

• un crédit à la consommation : la signature électronique simple est suffisante et apporte la preuve de la validité du contrat.

• des documents juridiques ou des transactions financières importantes (factures commerciales) : la signature électronique avancée.

• des documents à fort taux de risque, comme un acte notarié ou des marchés publics : la signature électronique qualifiée. 

Si vous hésitez, ou si vous ne savez pas comment choisir la signature la plus adaptée, Docusign peut vous conseiller avec une analyse fine des risques juridiques liés à votre activité.

7. La signature électronique est-elle utilisée par les greffes ? 

Oui, les juridictions françaises utilisent la signature électronique. Contrairement aux idées reçues, on observe une digitalisation progressive de l'administration chez les professionnels du droit. Il faut savoir que, depuis l’arrêté du 9 avril 2019, les décisions des tribunaux de commerce peuvent être signées électroniquement.

De la même façon, pour les justiciables, le papier est terminé ! Dans le cadre des formalités au Greffe des Tribunaux, l’utilisation d’un certificat électronique spécifique facilite vos démarches professionnelles : immatriculation des sociétés, dépôt des comptes annuels, changement de dirigeant, modification de l’activité, augmentation du capital, etc. En tant que dirigeant, vous gérez toutes vos formalités en ligne avec la signature électronique.

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez notre nouvel ebook “Le guide sur le thème signature électronique et légalité”.