5 façons dont les nouvelles technologies transforment votre processus contractuel

Les méthodes traditionnellement utilisées pour créer, signer et gérer des accords présentent de nombreuses lacunes. Elles font intervenir un trop grand nombre de technologies, d’étapes et de procédures manuelles fastidieuses lorsque les employés transfèrent les documents et les données d’un outil à l’autre. Nous avons interrogé des entreprises sur leurs processus contractuels. Le constat est sans appel : ils sont complexes, coûteux et inefficaces. C’est ce que nous appelons l’impasse contractuelle. Or, si l’on tient compte des pertes de revenus et de la destruction de valeur, son coût pour les entreprises s’élève à près de 1 800 milliards d'euros à l’échelle mondiale.

L'Intelligent Agreement Management avec Docusign IAM est une technologie nouvelle génération conçue pour aider les équipes à sortir de l’impasse contractuelle. Cette solution élimine les interventions manuelles et les systèmes disparates des workflows traditionnels au profit d’une plateforme optimisée qui permet de gagner en efficacité.

Voici cinq façons dont Docusign IAM peut aider vos équipes à personnaliser les workflows liés aux accords pour améliorer votre processus contractuel à chaque étape.

Identifiez les accords et les langues grâce à l’IA

La difficulté à retrouver un contrat ou à identifier un libellé spécifique est l'un des problèmes les plus fréquents liés à l’utilisation de workflows contractuels obsolètes. À en croire les recherches de Docusign et Deloitte sur le processus contractuel, près de la moitié des entreprises estime passer trop de temps à rechercher des accords. Plus de 54 % ne disposent pas non plus des outils nécessaires pour automatiser le suivi et l’analyse des accords conclus. En plus d’être source de frustration, ces pertes de temps se révèlent coûteuses.

Docusign Navigator est un référentiel puissant qui utilise l’IA pour vous aider à répondre plus rapidement aux questions sur les accords. Ses filtres simples permettent de trier en un instant vos accords par entité, date d’évaluation, valeur monétaire et plus encore. Navigator propose également une barre de recherche qui s’appuie sur des outils de traitement du langage naturel pour rechercher des concepts plutôt que de simples mots-clés. Cette fonction est particulièrement utile pour rechercher des termes liés à des concepts complexes comme la confidentialité ou la force majeure. La fonction d’IA générative permet même de créer des résumés de paragraphes longs ou complexes.

Prenez de meilleures décisions avec l’analyse des accords

Vos accords ressemblent peut-être à des pages de texte brut, mais Docusign IAM est capable de les transformer en ensembles de données structurés. En collectant des points de données clés, votre équipe peut obtenir un aperçu rapide de n’importe quel document individuel ou de votre bibliothèque d’accords dans sa globalité. Ces données permettent alors de répondre plus rapidement et de manière plus précise à vos questions critiques.

Docusign IAM peut par exemple vous aider à identifier les clients qui dépensent le plus auprès de votre entreprise. Vous pouvez également identifier les accords dont le renouvellement est automatique parmi ceux qui arrivent à échéance. Votre équipe peut utiliser la fonction de reporting pour assurer le suivi statistique de vos accords, puis exploiter ces données pour prendre de meilleures décisions sur l’orientation de vos activités.

Connectez vos outils grâce aux intégrations

L’étude de Deloitte et Docusign montre également que les équipes gaspillent des ressources en déplaçant les informations d’un outil disparate à un autre, ce qui entrave le contrôle des versions et le partage des données.

Joindre, charger, reformater et charger à nouveau… Et si vos accords résidaient dans une seule et même plateforme, de la création jusqu’à la signature, en passant par la négociation, l’exécution et le renouvellement ? Les clients Docusign IAM ont accès au Docusign App Center pour connecter tous les outils utilisés pour créer, conclure et administrer leurs accords.

Éliminez les interventions manuelles en automatisant vos workflows

Grâce aux intégrations, facilitez le transfert des informations liées aux accords d’un outil à un autre. L’automatisation permet d’éliminer les interventions manuelles pour faire progresser vos accords d’une étape à l’autre du workflow. La suppression de tous ces transferts manuels permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de donner à chacun une meilleure visibilité sur le processus contractuel.

Docusign Maestro est une solution sans code conçue pour dire adieu aux manipulations coûteuses et fastidieuses. Les clients IAM peuvent utiliser Maestro pour créer un workflow contractuel standard, incluant des étapes comme la vérification d’identité et la signature électronique, mais aussi définir des critères de validation pour chaque étape. Dès qu’une étape est terminée, Maestro lance la suivante et les personnes concernées sont automatiquement notifiées. De même, les fonctionnalités qui doivent être utilisées à l'étape suivante (comme eSignature ou ID Verification) sont automatiquement connectées au processus. Une fois ce dernier défini dans Maestro, les accords y progresseront d'un bout à l'autre sans interruption.

Favorisez la collaboration contractuelle

Lorsque des accords impliquent d’autres entités et entreprises, les workflows ont tendance à s’enliser dans des problèmes résultant d’une mauvaise visibilité et d’un contrôle des versions insuffisant. Il est facile de perdre de vue la version la plus actuelle d’un accord, la partie qui la révise, les révisions suggérées qui ont été prises en compte et la personne en charge de prendre les mesures suivantes.

Docusign IAM apporte la solution grâce à une version unique du document, stockée dans le cloud et constamment mise à jour. L’accord est créé dans le cloud et ne quitte jamais la plateforme. La négociation, la signature et le renouvellement se font sur le même document. À tout moment, toute personne disposant des autorisations adéquates peut consulter l’état de l’accord et suivre son évolution. Tout le monde a la certitude que l’accord qu’ils ont sous les yeux est bien la version la plus récente. Tout au long du processus, IAM suit les mises à jour en temps réel, enregistre les actions et rend compte de ce qui doit se passer ensuite.

Lancez-vous avec Docusign IAM

Docusign est un leader du secteur des accords qui apporte une solution aux difficultés rencontrées par les clients tout en long du processus contractuel. Les fonctionnalités et services présentés dans cette liste sont conçus pour répondre à tous les besoins des entreprises en matière d’accords, aujourd’hui et demain.

Découvrez en quoi Docusign IAM peut aider votre équipe en connectant le processus contractuel à chaque étape.

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