Et si l'automatisation de documents devenait votre meilleur levier de productivité ?

Aujourd'hui, des milliers de documents sont traités en moyenne par jour en entreprise : contrats, devis, formulaires, documents RH, rapports, factures etc. Tant de tâches aussi chronophages que répétitives qui, en plus de faire perdre beaucoup de temps aux équipes, favorisent les erreurs et entraînent une perte de motivation… Avez-vous déjà entendu parler de l'automatisation de documents ? Cette solution vous permet de gagner en temps, en énergie, en productivité et en conformité. Dans cet article, vous découvrirez en quoi consiste l'automatisation de documents, comment elle fonctionne et comment la mettre en place !

Qu'est-ce que l'automatisation de documents ?

L'automatisation de documents consiste à utiliser des outils technologiques afin de générer, traiter, extraire ou valider les données d'un document, le tout automatiquement. Pour la création de documents, par exemple, l'automatisation s'appuie sur des modèles standardisés et des données préremplies, offrant un gain de temps et de productivité considérable. Attention à bien distinguer les différentes notions suivantes ! La GED (Gestion Électronique des Documents) se concentre principalement sur la classification, le stockage et le partage de documents. La RPA (Robotic Process Automation), quant à elle, imite le comportement d'un humain dans l'exécution des tâches. Enfin, l'automatisation documentaire s'appuie sur des modèles dynamiques ainsi que sur l'IA afin de comprendre, structurer, puis générer des contenus.

Comment fonctionnent les services automatisés de documents ?

Les briques technologiques

Pour que l'automatisation de documents fonctionne, différentes technologies sont indispensables :

• Modèles de documents : ils facilitent la création de documents en quelques secondes à partir de modèles de contrats, par exemple.

• Extractions OCR/ICR : elles permettent d'extraire les informations d'une image. Par exemple, lorsqu'un contrat est scanné, il devient une image. Plutôt que de recopier son contenu à la main, la technologie OCR (Optical Character Recognition) reconnaît les mots et extrait le contenu au format texte. L'ICR (Intelligent Character Recognition) est une évolution de ce système. Elle parvient à reconnaître l'écriture manuscrite grâce à l'IA.

• Workflows documentaires : ces circuits automatisés servent à déterminer l'ordre dans lequel les actions doivent être effectuées pour atteindre un objectif donné. Ils permettent de tirer partie de la technologie pour améliorer la confiance des utilisateurs.

Les 5 étapes types d'un flux de travail automatisé

1. La collecte des données : les informations nécessaires au traitement de documents sont récupérées automatiquement depuis une source de données (formulaire, CRM, etc.).

2. Le préremplissage : le document généré à partir d'un modèle insère automatiquement les données collectées.

3. La validation : le document passe par un circuit d'approbation suivant une logique conditionnelle, puis est validé soit automatiquement, soit par un responsable humain.

4. La signature : le document est transmis au destinataire via une solution de signature numérique telle que Docusign.

5. L'archivage : après signature, le document est stocké dans un espace sécurisé, centralisé et traçable.

Les approches possibles

Il existe aujourd'hui des approches plus ou moins complexes avec des fonctionnements et objectifs différents.

On retrouve tout d'abord le no-code, qui permet de créer des workflows documentaires sans entrer une seule ligne de code, à l'aide d'une simple interface visuelle. Cette solution simple permet d'intégrer de nouveaux processus rapidement au sein de l'entreprise.

Le low-code est une version plus avancée. Il propose toujours une interface visuelle, mais avec des options de développement en plus. Vous bénéficiez ainsi d'une meilleure flexibilité vous permettant d'ajuster les workflows avec un minimum de code. Les API (application programming interface) permettent, quant à elles, d'intégrer directement l'automatisation dans les outils de travail (CRM, ERP...). Elles offrent un maximum de flexibilité et donc une forte adaptation aux processus d'automatisation.

Enfin, l'intelligence artificielle générative gagne du terrain. Avec elle, la production, la complétion et la reformulation sont entièrement automatisées. En plus de ça, elle améliore la cohérence, la personnalisation et la qualité, ce qui en fait un atout majeur pour de nombreuses entreprises.

Quels sont les avantages du traitement automatisé de documents ?

Gain de productivité et de temps

Le premier avantage, c'est bien entendu le gain de productivité et de temps. En effet, vos équipes évitent de répéter les mêmes tâches manuelles en boucle et peuvent donc se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Réduction significative des erreurs et des risques

L'automatisation transforme radicalement la fiabilité documentaire en éliminant les erreurs humaines de saisie. En effet, grâce à des règles cohérentes et des contrôles de validation, les systèmes automatisés garantissent l'exactitude des données extraites.

Cette précision accrue protège votre organisation contre plusieurs types de risques :

• Erreurs de frappe dans les contrats ou documents juridiques

• Incohérences entre les différentes versions d'un même document

• Non-conformité réglementaire due à des omissions ou inexactitudes

Meilleure conformité réglementaire

Les workflows automatisés intègrent directement les clauses obligatoires et vérifient la présence des mentions légales requises. Vous facilitez ainsi le respect des normes de type eIDAS ou relatives au RGPD.

Les entreprises bénéficient également d'une traçabilité complète du cycle de vie documentaire, depuis la création jusqu'à l'archivage sécurisé. Enfin, les tableaux de bord centralisent le suivi des échéances réglementaires et alertent proactivement sur les documents à renouveler. Tout pour réussir vos audits réglementaires !

Optimisation de l'expérience client

L'automatisation documentaire révolutionne directement la relation client en éliminant les délais d'attente frustrants. Vos clients reçoivent leurs contrats, devis ou documents juridiques en temps réel, sans avoir à patienter plusieurs jours pour une simple génération manuelle.

Par ailleurs, les flux de travail automatisés personnalisent chaque interaction selon le profil client stocké dans votre système ERP ou votre base de connaissances. Cette approche garantit des communications cohérentes et adaptées, renforçant la confiance à grande échelle.

Enfin, vos employés se libèrent des tâches répétitives pour se consacrer au conseil personnalisé et à l'accompagnement stratégique. Les clients bénéficient d'un service plus humain et plus qualitatif, tandis que la technologie gère la partie administrative en arrière-plan.

Augmentation du ROI

L'automatisation documentaire génère un retour sur investissement mesurable dès les premiers mois de déploiement. Les entreprises constatent ainsi une réduction des coûts opérationnels pouvant atteindre 70 % sur le traitement manuel des documents.

Cette transformation financière s'explique par plusieurs facteurs concrets. Vos équipes traitent désormais 5 à 10 fois plus de documents dans le même laps de temps. Par ailleurs, les erreurs coûteuses disparaissent, évitant les reprises et les litiges qui grèvent votre budget. Rentabilité garantie !

Quels types de documents et processus automatiser ?

Automatisation de documents juridiques et contractuels

Les cabinets d'avocats et directions juridiques transforment leurs modèles de contrats existants en templates dynamiques intégrant des clauses automatisées selon le contexte client. Les actes notariés, contrats de travail ou accords de confidentialité sont ainsi générés en quelques minutes. Enfin les champs variables s'adaptent automatiquement aux données saisies, ainsi qu'à la juridiction ou au type de transaction. Cette approche sécurise la conformité tout en accélérant la préparation, la validation et la signature des documents.

Automatisation dans les services financiers et l'assurance

Les institutions financières profitent, quant à elle, du traitement intelligent des documents (IDP). Cette technologie extrait automatiquement les données des demandes de prêt, des relevés bancaires et des dossiers clients complexes. Les algorithmes d'IA analysent alors les risques de crédit en croisant plusieurs sources d'information.

Les dossiers sensibles (KYC, prêts, justificatifs, contrats d'assurance...) sont, quant à eux, analysés et vérifiés automatiquement grâce à la technologie OCR, l'IA et les workflows. Les opérations deviennent plus rapides, plus fiables et mieux alignées avec les exigences réglementaires.

Enfin, la souscription bénéficie également de ces avancées technologiques. Les robots logiciels collectent automatiquement les informations client, réduisant les délais d'approbation de plusieurs semaines à quelques heures seulement.

Automatisation de documents commerciaux

Les équipes commerciales transforment leurs processus de vente grâce à la génération automatique de devis personnalisés et de propositions commerciales. Prenons l'exemple d'un commercial qui reçoit une demande client : le système extrait automatiquement les données du CRM, calcule les prix selon les grilles tarifaires et produit un devis branded en quelques secondes.

On pourrait aussi parler de la génération de contrats de vente aux clauses commerciales vérifiées, ainsi que de la signature électronique accélérant la finalisation des ventes de plusieurs semaines à quelques jours seulement.

Automatisation de processus RH

Les départements RH bénéficient particulièrement de la dématérialisation des documents administratifs chronophages. L'onboarding des nouveaux collaborateurs devient fluide grâce aux contrats de travail préremplis, aux attestations générées automatiquement et aux formulaires d'intégration personnalisés.

Les demandes de congés et absences transitent, quant à elles, via des workflows automatisés incluant validation hiérarchique et mise à jour des plannings.

Enfin, l'automatisation révolutionne le suivi des talents avec des évaluations standardisées et des rapports de performance générés dynamiquement. Les équipes RH gagnent du temps et offrent une expérience collaborateur plus fluide dès le recrutement.

Automatisation de documents administratifs

Les services administratifs simplifient massivement leurs opérations quotidiennes avec l'automatisation intelligente des flux documentaires. Prenons l'exemple d'une facture fournisseur : le système extrait automatiquement les données, vérifie la conformité des montants et déclenche le processus de validation selon les règles établies.

Même la gestion des accès devient fluide. Les mots de passe et permissions sont attribués automatiquement selon les profils utilisateurs. Cette approche libère les équipes administratives des tâches répétitives pour qu'elles se concentrent sur l'analyse et la prise de décision stratégique.

Quels sont les différents outils d'automatisation documentaire ?

Ces dernières années, le marché de l'automatisation des documents s'est considérablement enrichi, notamment avec les progrès de l'IA générative, du no-code ou encore des API. Les entreprises disposent à présent d'un large choix d'outils leur permettant de gérer tous les aspects de la vie d'un document : génération, extraction des données, validation, signature et archivage.

IA et Machine Learning

Les algorithmes d'apprentissage automatique transforment la compréhension documentaire en analysant les patterns et structures des contenus. Autrement dit, ces technologies dépassent la simple reconnaissance textuelle pour interpréter le sens des documents, classifier automatiquement les types de fichiers et extraire les données pertinentes selon votre contexte métier.

L'avantage majeur ? Leur capacité d'amélioration continue. Plus vous alimentez ces systèmes avec vos documents métier, plus ils deviennent précis dans l'extraction et la validation des informations critiques pour vos workflows automatisés.

OCR et IDP

L'OCR (reconnaissance optique de caractères) permet de reconnaître et extraire les mots d'un texte imprimé. Cette solution permet de convertir des volumes de documents imprimés en textes structurés.

L'IDP (Intelligent Document Processing) va plus loin. En combinant OCR, IA, classification automatique et extraction intelligente des informations, cette solution comprend le contenu d'un document, l'analyse, analyse la cohérence des données et alimente les systèmes métiers. Ce système s'avère idéal si vous avez une variété de types de documents à traiter (factures, formulaires, contrats) et envie d'automatiser la collecte et le traitement des données.

Workflows documentaires no-code

Les plateformes no-code permettent de créer des circuits automatisés d'approbation, de validation et de signature, sans écrire une seule ligne de code. Elles sont particulièrement adaptées aux organisations cherchant une mise en place rapide, une adoption facile et une autonomie totale pour les équipes métier. Leur atout principal ? Leur interface visuelle claire. Avec cette dernière, pas besoin de comprendre ce qui se passe techniquement, juste de comprendre les flux et d'être au clair sur le processus afin de pouvoir modifier un détail en cas de besoin.

Solutions complètes

Certaines plateformes proposent un écosystème unifié rassemblant tous les éléments au même endroit : génération de documents, extraction de données, workflows, signature électronique, gestion des accès, archivage sécurisé... Elles sont alors souvent considérées comme faisant partie des meilleurs logiciels d’automatisation documentaire. Plus besoin de s'éparpiller !

Docusign propose justement une solution complète : Docusign IAM Core. Cette dernière offre aux entreprises une plateforme robuste pour automatiser la génération, la validation et la signature des documents, tout en renforçant la sécurité, la conformité et la gestion des identités. Si vous cherchez une solution tout-en-un pour gérer vos processus documentaires avec une forte cohésion entre création, traitement et stockage, c'est l'option idéale !

Comment choisir le bon logiciel d'automatisation documentaire ?

Critères de base

Pour commencer, concentrez-vous sur les critères essentiels :

• Volume de documents à traiter : évaluez la quantité de documents reçus ou traités chaque jour. Cela vous aidera à choisir entre une solution qui se concentre sur de petits volumes ou une autre qui permet le traitement d'un flux massif de données.

• Sécurité et conformité : les documents contiennent souvent des données sensibles, comme des données personnelles ou financières. L'outil à choisir doit absolument respecter les normes reconnues (RGPD, eIDAS ,etc.), ainsi qu'assurer une traçabilité complète de chaque action.

• Intégration aux outils internes : le logiciel choisi doit s'adapter facilement à votre environnement de travail (CRM, ERP…). À l'aide de connecteurs natifs, le déploiement sera facilité.

• Expérience utilisateur : plus l'outil est intuitif, plus l'adoption interne est efficace. L'ergonomie et la clarté (UX design) sont donc importantes pour une prise en main rapide. Les plateformes proposant du no-code sont particulièrement efficaces pour cela.

• Scalabilité : vérifiez si le logiciel peut absorber l'augmentation des flux documentaires. En analysant les garanties de disponibilité, les performances et le temps moyen de traitement, vous pourrez déterminer si c'est un choix pertinent pour votre entreprise.

• Budget : attention, le prix du logiciel ne représente pas le coût réel ! Pensez aussi à prendre en compte l'intégration, la formation et le support. L'objectif ? Trouver le juste équilibre entre budget et bénéfices concrets.

Critères métiers

Une fois les critères de base passés en revue, focalisez-vous sur les critères métiers :

• Services RH : les directeurs RH ont besoin de modèles fiables pour gérer les contrats ou les documents d'onboarding. La présence de workflows multi signataires ainsi que d'une forte confidentialité des données est donc primordiale pour assurer une réduction du temps passé sur des tâches répétitives.

• Équipes commerciales : ces équipes ont besoin de générer des devis, contrats et propositions commerciales à partir des données CRM. L'outil doit donc assurer cohérence et absence d'erreurs, au risque d'impacter la conversion et la fluidité du cycle de vente.

• Direction juridique : les juristes ont besoin d'une gestion rigoureuse et conforme des modèles contractuels. Le logiciel choisi se doit donc de respecter la conformité réglementaire ainsi que la traçabilité des documents.

• Direction financière : les services financiers manipulent des documents sensibles (factures, pièces justificatives, contrats d'assurance…). L'outil doit proposer une extraction fiable des données avec une excellente précision.

• Qualité : ces équipes ont besoin de standardiser formulaires, demandes internes, rapports et circuits de validation. Les workflows doivent refléter précisément les règles métiers, au risque de favoriser les erreurs.

Tableau récapitulatif

Voici un tableau comparatif pour vous aider à choisir le logiciel le plus adapté !

Comment mettre en place une stratégie de gestion automatisée des documents ?

Étape 1 : Cartographier les processus existants

Cartographier les processus existants permet d'identifier quels documents sont utilisés, quels sont les intervenants impliqués et quelles sont les étapes clés de chaque processus. Vous pouvez décider de le faire graphiquement ou non, dans tous les cas le but de cette analyse est de déterminer les redondances, les lenteurs et les points de frictions, dans l'objectif de savoir où l'automatisation aura le plus d'impact.

Étape 2 : Définir les objectifs et les indicateurs de succès

Définir les objectifs va permettre de savoir où vous allez précisément. Il faut qu'ils soient mesurables. Choisissez ensuite des indicateurs de performance (KPI) précis afin de justement mesurer l'évolution du résultat. Cette étape est plus qu'importante, car ces données vont vous permettre de piloter la globalité du projet et de calculer votre ROI.

Étape 3 : Choisir la solution technologique adaptée

On en revient au choix de la solution la plus adaptée selon vos besoins. Analysez les besoins en IA, en intégration, en gestion des modèles et en workflows. En outre, vérifiez les critères essentiels et les critères métiers, afin que l'outil choisi soit fiable, scalable et adaptable à l'évolution de vos processus.

Étape 4 : Concevoir et personnaliser les modèles de documents

Créez des modèles standardisés pour vos contrats, factures, formulaires ou dossiers clients. Intégrez ensuite des champs dynamiques, des règles métiers et des variables afin d'automatiser la génération des contenus. Ces modèles garantissent cohérence, gain de temps et réduction considérable du risque d'erreurs.

Étape 5 : Déployer et intégrer les outils choisis

Il est maintenant temps de passer à l'action, en connectant le logiciel choisi aux outils internes (CRM, ERP, GED, etc.). Un déploiement progressif est conseillé afin d'optimiser l'adaptation de votre entreprise au nouveau système automatisé et d'ainsi diminuer les risques. Pensez aussi à configurer les workflows de validation et de signature avec les règles métiers correspondantes.

Étape 6 : Former les équipes

Maintenant que l'installation est faite, place à la formation des équipes. Avec des formations orientées pratique, l'adoption pourra se faire rapidement. L'objectif ? Que chaque équipe devienne autonome avec ses workflows.

Étape 7 : Mesurer, optimiser et faire évoluer l'automatisation

Maintenant que le processus d'automatisation des documents est mis en place, il ne reste plus qu'à observer les résultats, et faire évoluer l'automatisation en ajustant les workflows ou en enrichissant les modèles standardisés. Des mesures régulières et une intégration des retours terrains aux processus permettent de maintenir l'efficacité sur la durée, avec des résultats concrets (ROI).

Automatisation de documents, conclusion

Pour résumer, l'automatisation des documents est un levier stratégique qui sert à accélérer, sécuriser et fiabiliser vos processus. À l'aide des modèles standardisés et des workflows, vos documents peuvent être générés, traités, signés et stockés, le tout sans ou avec très peu d'intervention humaine. Vous ne savez pas quelle solution choisir ? Docusign propose son propre outil d'automatisation de documents tout-en-un : Docusign IAM Core. Avec ce dernier, accédez à la génération, la validation et la signature des documents tout en renforçant la sécurité, la conformité et la gestion des identités.

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FAQ "Automatisation de documents"

Qu'est-ce que l'automatisation de documents ?

Cette technologie permet aux entreprises de transformer leurs processus documentaires grâce à des logiciels intelligents qui créent, analysent et gèrent automatiquement les documents.

Quels sont les types d'automatisation ?

On distingue trois approches d'automatisation documentaire selon vos besoins métier. L'automatisation basée sur des règles fonctionne avec des modèles prédéfinis et des conditions logiques pour traiter vos documents Word et fichiers PDF de manière standardisée.

L'automatisation pilotée par l'intelligence artificielle va plus loin en analysant le contenu des documents pour extraire les informations clés automatiquement. Cette approche s'adapte bien aux factures, contrats ou formulaires complexes dont la mise en page varie.

L'automatisation hybride combine ces deux méthodes pour maximiser précision et flexibilité. Les entreprises utilisent cette automatisation pour créer des workflows personnalisés qui s'intègrent parfaitement à leurs outils existants tout en préservant le contrôle sur les processus critiques.

Quelles sont les 5 étapes de l'automatisation des processus ?

Le processus d'automatisation suit une séquence logique en cinq phases distinctes :

1. La collecte des données

2. Le préremplissage des documents

3. La validation

4. La signature

5. L'archivage