Automatisez le processus de gestion des contrats avec Docusign CLM Essentials

À mesure que les organisations se développent, les équipes chargées de la gestion des contrats traitent de plus en plus d'accords complexes, mais ne reçoivent généralement pas de nouvelles ressources pour faire face à ce surcroît de travail. L'entreprise se développe pour offrir plus de produits, embaucher de nouveaux employés, trouver de nouveaux clients et augmenter ses revenus, mais les responsables de l'approbation des contrats sont mis à rude épreuve pour documenter ces activités sans disposer des bons outils. Dans les premiers temps de la croissance, les messageries électroniques, les feuilles de calcul et le stockage local font l'affaire, mais ces outils ne fonctionnent plus à grande échelle. 

À un certain stade, les équipes sont suffisamment matures pour exiger une technologie spécifique pour la gestion du cycle de vie des contrats (CLM). Cependant, trop souvent, ces solutions CLM incluent un ensemble de fonctionnalités plus complexes que ce dont une entreprise en croissance a besoin pour démarrer, ce qui nécessite plus d'argent et de temps de mise en œuvre qu'elle ne peut en investir. Les entreprises se retrouvent alors face à un problème de type "Boucle d'or" : elles doivent choisir entre l'absence totale de technologie CLM et une plate-forme aux fonctionnalités beaucoup trop nombreuses. Il doit y avoir un juste milieu.

Aujourd'hui, nous annonçons la disponibilité de Docusign CLM Essentials, un outil de gestion des contrats spécialement conçu pour les entreprises en pleine croissance. Il dispose de tous les outils dont votre équipe a besoin pour centraliser vos contrats, normaliser les processus d'accord et éliminer les tâches fastidieuses grâce à l'automatisation. CLM Essentials est conçu pour vous permettre de démarrer avec une solution CLM en quelques semaines et non en quelques mois, en vous offrant des résultats rapides et la possibilité de l'étendre davantage si nécessaire.

Dans cet article, nous aborderons les bases de l'adoption d'une solution CLM, notamment un aperçu de l'outil et certains signes indiquant qu'il est temps pour votre équipe de l'adopter. Au fil de votre lecture, réfléchissez à la manière dont votre équipe crée, négocie, signe et stocke les contrats aujourd'hui. Posez-vous quelques questions de base : Quelles technologies sont utilisées ? Qui a accès à ces outils ? Quels problèmes rencontrez-vous ? Comment vos besoins vont-ils évoluer au fur et à mesure de votre croissance ?

Que fait un outil CLM ?

Avant de décider si votre équipe peut bénéficier de la technologie CLM, vous devez savoir ce qu'elle fait. Pour être bref, CLM simplifie le processus d'accord en :

1. Standardisant le travail contractuel en processus cohérents et reproductibles

2. Automatisant les processus contractuels manuels

3. Centralisant l'activité contractuelle de toutes les parties sur une plate-forme unique.

Un outil CLM est une plateforme qui peut remplacer le flux de travail improvisé de documents Word, de boîtes de réception, de feuilles de calcul, de disques durs locaux et d'autres outils que les équipes ont bricolés pour gérer les contrats. Ces technologies ne sont pas conçues pour gérer des contrats et ne s'adapteront pas à l'augmentation du volume et de la complexité des contrats.

Avec un outil CLM, toute équipe peut rapidement organiser sa bibliothèque de contrats existants et créer un processus plus précis pour gérer tous les contrats futurs. Il s'agit d'un moyen facile pour les équipes commerciales et juridiques de collaborer avec des étapes contractuelles clairement définies, des transferts automatisés et moins de travail. Il en résulte des transactions commerciales plus rapides et plus sûres.

Un outil CLM de base peut être utilisé comme une solution autonome pour aider les équipes juridiques très occupées. Il fonctionne comme une plate-forme centrale pour toutes les activités liées aux contrats : création de nouveaux documents, négociation des conditions, automatisation des flux de travail, recherche dans les contrats terminés, etc. 

Mais un CLM n'est pas seulement destiné aux équipes juridiques. La technologie devient encore plus efficace lorsqu'elle est intégrée à d'autres systèmes commerciaux courants. Par exemple, la connexion d'une solution CLM à une technologie de signature électronique peut rendre la conclusion d'un contrat beaucoup plus rapide et moins risquée en reliant l'ensemble du processus contractuel sur une plateforme unique. La connexion d'une solution CLM à un outil de CRM (comme Salesforce) offre des avantages à l'équipe de vente en lui permettant d'effectuer toutes ses tâches contractuelles sans jamais quitter ses outils quotidiens favoris.

5 signes que vous devez adopter une solution CLM

Avant de décider si votre équipe a besoin ou non d'une solution CLM, vous devez examiner votre processus actuel de gestion des contrats. Considérez les types de contrats que votre organisation traite ainsi que les étapes tactiques impliquées dans les activités tout au long de leur cycle de vie. En lisant les exemples suivants d'un processus contractuel inefficace, réfléchissez aux opportunités qui résulteraient d'une plateforme contractuelle plus efficace.

1. Vos contrats et processus sont complexes. Aux premiers stades de la croissance d'une entreprise, le volume des contrats est faible et les documents peuvent être gérés de manière ad hoc. À mesure que l'entreprise se développe, de nombreuses personnes et de nombreux systèmes sont impliqués dans le processus contractuel. Les contrats eux-mêmes deviennent également plus complexes, avec différentes clauses en fonction des offres groupées, des remises, des réglementations, des SKU et autres. Si votre équipe utilise trop d'outils (trois ou plus), vous risquez de faire perdre du temps à vos employés et de prendre des risques inutiles. 

2. Vos contrats ne sont pas standardisés. Lorsque les contrats ne sont pas standardisés, l'équipe passe beaucoup trop de temps à modifier manuellement les termes et conditions lors des négociations. Il est également fastidieux de rechercher des contrats complets pour identifier les risques et les opportunités, car les termes sont différents pour chaque accord. Les formulaires standard permettent d'obtenir des documents beaucoup plus cohérents. Ils sont également beaucoup plus faciles à créer, à négocier, à finaliser et à comprendre.

3. Vos accords impliquent plusieurs parties prenantes. Selon une étude récente de Docusign, le contrat moyen d'une entreprise en croissance (moins de 500 employés) passe par 2,9 versions et 4,4 approbations avant d'être finalisé. Sans une plateforme spécifiquement conçue pour gérer les contrats, il peut être difficile, voire impossible, de gérer toutes les négociations, les transferts et les signatures impliqués dans ce processus.

4. Vos contrats doivent être analysés et gérés après leur achèvement. La plupart des contrats commerciaux nécessitent une analyse et une gestion permanentes, qu'il s'agisse du suivi des obligations et des étapes, de l'analyse des risques ou du contrôle des dépenses des fournisseurs. Sans une solution CLM, il faut plus de deux heures pour trouver un contrat et localiser une section pertinente des termes de référence. Grâce au stockage central et aux capacités de recherche d'une solution CLM, votre équipe gagnera beaucoup de temps dans la gestion de votre bibliothèque toujours plus riche en contrats.

5. Vous utilisez encore l'encre et le papier pour signer les contrats. Si votre équipe envoie encore des contrats par courrier électronique afin de les imprimer, de les signer avec un stylo, puis de les renvoyer par scan ou par fax, il est temps de mettre à jour votre processus. L'ensemble du processus de conclusion d'un contrat se déroule souvent à la vitesse de l'étape la plus lente, donc si vous utilisez encore le papier et le stylo pour ne serait-ce qu'un petit pourcentage de vos contrats, vous allez rencontrer des problèmes. En général, la meilleure façon d'inclure la signature électronique dans votre pile de contrats est de commencer par un CLM qui intègre la signature électronique.

Qu'est-ce qui fait de Docusign CLM Essentials la solution CLM idéale pour mon équipe ?

CLM Essentials est spécialement conçu pour les entreprises en pleine croissance qui recherchent leur première solution de gestion du cycle de vie des contrats. Cette solution est conçue pour fonctionner comme un hub central permettant de normaliser les flux de travail des contrats, d'automatiser les étapes courantes de ce processus et d'organiser l'archivage des contrats terminés. Grâce à une intégration native à la célèbre signature électronique Docusign, CLM Essentials peut facilement acheminer tout contrat pour approbation en quelques clics.

Parce qu'il peut être mis en place en quelques semaines seulement et à faible coût, CLM Essentials accélère les affaires et réduit les risques dès le départ. Il est facile à utiliser seul ou à intégrer à Salesforce pour que les équipes puissent commencer à collaborer entre les différents secteurs d'activité en un rien de temps. Les experts de Docusign vous assisteront à tout moment du processus d'implémentation, notamment par le biais d'une formation en ligne gratuite que tout utilisateur peut suivre à son rythme.

CLM Essentials est conçu pour aider les équipes de vente à conclure des affaires plus rapidement et pour donner aux équipes juridiques le niveau de surveillance adéquat pour augmenter la conformité et réduire les risques. Grâce à un back-end administratif intuitif, il est facile de mettre en place un flux de travail par glisser-déposer et de donner à chaque utilisateur le niveau d'accès approprié. Les modèles prêts à l'emploi inclus dans Essentials sont créés grâce à des décennies d'expertise et de recherche des meilleures pratiques, ce qui en fait un outil parfait pour toute équipe faisant ses premiers pas dans CLM.

Pour une entreprise en pleine croissance qui cherche à automatiser efficacement un processus contractuel complexe, CLM Essentials offre tous les outils de base du cycle de vie des contrats, sans aucune fonctionnalité dont les nouveaux venus dans CLM n'ont pas encore besoin. Lorsque votre entreprise se développera et prendra en charge des contrats plus complexes, Docusign évoluera avec vous, en proposant des mises à niveau vers une technologie CLM plus robuste en quelques clics seulement.

Regardez cette vidéo pour voir CLM Essentials en action :

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