Assurer la continuité de vos activités en cas d'imprévus

La continuité des activités est vitale pour garantir que vos opérations quotidiennes ne s'arrêtent pas en cas d'événements inattendus. Vos clients en dépendent. Et la meilleure façon de protéger vos activités; c'est d'avoir un plan.

Facteurs de réussite dans la planification de la continuité des activités

Un plan de continuité des activités décrit comment éviter les menaces potentielles et s'en écarter afin que vous puissiez poursuivre vos activités normalement et continuer à servir vos clients. L'efficacité de ce plan à assurer un fonctionnement normal dépend de quatre facteurs principaux : les équipes, les processus, la technologie et l'infrastructure.

Les équipes doivent être :

• Conscients de votre plan de continuité et de leur rôle dans celui-ci

• Formé à la façon de réagir

• Habilitée à mettre en œuvre des solutions alternatives en cas de perturbation des activités

Processus

Lorsque le statu quo change, les processus habituels sont le plus souvent perturbés, et d'autres approches sont nécessaires pour mener à bien les activités commerciales. Depuis la crise du COVID-19, de nombreux collaborateurs ont adopté le travaillent à distance. Avez-vous mis en place des processus pour faciliter cette situation ? Pourront-il continuer d'accéder à tous les outils dont ils ont besoin ?

Technologie

De même, vos systèmes sont-ils suffisamment souples pour permettre l'accès et l'utilisation à distance ? Avez-vous mis en place les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les informations des clients lorsque les employés y accèdent à distance ? Votre technologie, vos logiciels et votre support IT doivent être flexibles.

Infrastructure

Des événements imprévus peuvent perturber la logistique et les chaînes d'approvisionnement. Il est essentiel que vous connaissiez vos options si cela devait se produire et que vous disposiez d'alternatives pour maintenir le bon déroulement des opérations.

Le rôle de la gestion du cycle de vie des contrats dans la continuité des activités 

Les accords sont l'essence même de toute relation commerciale. Ils définissent la manière dont les entreprises travaillent ensemble. Ils maintiennent la continuité des revenus et des chaînes d'approvisionnement et contribuent également à limiter les risques. En cas de crise, il est essentiel que les entreprises et les autres parties prenantes respectent les engagements qu'elles ont pris envers leurs clients et leurs fournisseurs.

Les logiciels de gestion des contrats font partie du volet technologique de votre plan de continuité, mais ils jouent également un rôle essentiel dans la prévention de l'interruption de la production et de la chaîne d'approvisionnement. En effet, ils permettent à vos équipes d'accéder facilement aux contrats qui garantissent la poursuite des activités.

Pour répondre à ces besoins, un système CLM robuste doit comprendre un accès à distance, une bibliothèque centralisée, des workflows avec suivi, la recherche par texte, le reporting et la capacité d'évaluer les risques et les obligations.

Accès à distance

Une hypothèse majeure de la plupart des plans de continuité des activités est que les employés peuvent avoir besoin de travailler à distance ou à partir de différents endroits. L'accès au système est donc essentiel, à tout moment et en tout lieu, et cet accès doit être hautement sécurisé et disponible. En fait, l'accès à distance est la clé de voûte du succès global de votre plan de continuité des activités, car tout ce qui suit dépend de l'accès de vos employés à tout ce dont ils ont besoin pour fermer de nouvelles entreprises et continuer à servir les clients existants.

Bibliothèque centralisée 

Une base de données centralisée, organisée et recherchable est tout aussi essentielle, afin que vous puissiez trouver facilement le contrat dont vous avez besoin.  Que vous ayez besoin de confirmer les conditions d'un fournisseur, que vous soyez en train de conclure une opportunité ou qu'un client demande à consulter son contrat, un accès facile est fondamental pour aider vos clients à maintenir les chaînes d'approvisionnement et comprendre les risques.

Workflows automatisés

Les workflow permettent de s'assurer que la bonne personne fait le bon travail, au bon moment. C'est d'autant plus important lorsque toutes les personnes concernées travaillent dans des endroits différents ou qu'une personne clé n'est pas disponible à un instant T.

Les workflows manuels sont difficiles à gérer, et il est facile de manquer une étape ou de voir l'avancement d'un contrat stagner parce qu'un acteur est absent. Le fait de disposer d'un système qui suit l'avancement d'un projet et ses étapes facilite la mise en place d'un plan de rechange.

Intégration aux systèmes existants

La signature d'un contrats n'est pas un act isolé. Souvent, les données qui entrent dans les contrats proviennent d'autres systèmes, comme Salesforce ou les systèmes internes de l'entreprise. Sans intégration aux systèmes existants, l'ajout d'informations telles que les données de tarification et les conditions de paiement sont des tâches manuelles qui prennent du temps et augmentent le risque d'erreur.

Recherche et reporting

Une bibliothèque centralisée n'est pas très utile si elle ne permet pas de rechercher et de trouver rapidement le contrat dont vous avez besoin. Et en période de crise, il est essentiel d'avoir un accès rapide aux contrats afin de connaître ses engagements. Un système doté de fonctions de recherche, de tags et d'IA rend cela possible.

Évaluation des risques et des obligations

Comprendre les risques auxquels vous êtes confrontés et vos obligations est vital quand survient un imprévu. Certaines clauses, telles que des cas de force majeure, les SLA et les pénalités, peuvent modifier le niveau de risque de votre entreprise. Votre capacité à faire émerger ces informations et à trouver rapidement les contrats qui pourraient être concerné par un événement imprévu peut vous aider à réduire vos risques.

Après le maintien, l'accélération

Les nouvelles technologies sont un excellent moyen pour vous aider à optimiser votre travail. Mais, dans cette course à l’adoption de ces technologies et à l’obtention de résultats, de trop nombreuses organisations négligent un processus fondamental qui reste péniblement bloqué dans le passé : le processus d’accord.

Les accords sont l’essence de toute entreprise. Toutefois, pour de nombreuses organisations, les accords restent un processus manuel et déconnecté. Cela entraîne des erreurs, des retards et des frustrations inutiles.

Mais qu’en serait-il si les accords pouvaient avoir lieu plus rapidement, plus facilement et à moindre coût ?

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