Numérisez et organisez vos accords dans un référentiel central
Avec Docusign IAM, tous vos accords eSignature existants sont automatiquement stockés dans Navigator.

Lorsque vous avez besoin de trouver un accord, à combien d’endroits regardez-vous ? Les accords de votre organisation sont-ils dispersés dans plusieurs emplacements cloud, boîtes de réception d’e-mails, ordinateurs locaux ou armoires de classement ? Même si vous trouvez l’accord dont vous avez besoin, avez-vous la certitude qu’il s’agit de l’accord le plus récent conclu entre les parties ?
Aucune organisation ne conçoit délibérément un processus de stockage aussi compliqué. Mais avec de nombreuses équipes qui créent, signent et gèrent les accords, les employés privilégient inévitablement la commodité à la visibilité. Sachez qu’il peut en être autrement.
Éliminez une fois pour toutes la prolifération des accords
La solution à cette prolifération chaotique consiste en un référentiel numérique unique que chaque employé utilise pour gérer tout ce qui a trait aux accords. Si aucun ne quitte ce référentiel désigné, aucun ne disparaîtra. Docusign Navigator est notre solution au problème des accords manquants et difficiles à trouver. Il fait partie intégrante de la plateforme Docusign Intelligent Agreement Management (IAM).
Avec Docusign IAM, tous vos accords eSignature existants sont automatiquement stockés dans Navigator. Tous les nouveaux accords signés sont également stockés automatiquement dans cet outil. Mais qu’en est-il de ceux qui ont été conclus avant que vous n’utilisiez eSignature ? Qu’en est-il des copies papier stockées dans des tiroirs ou des fichiers Word conservés sur votre ordinateur ?
Nous savons que la collecte des accords et leur conversion en fichiers numériques suscitent une certaine appréhension. De nombreuses équipes rêvent de mettre fin à ces recherches fastidieuses en mettant en place un référentiel numérique central, mais le travail nécessaire s’avère rédhibitoire.
La bonne nouvelle, c’est que Navigator intègre un outil permettant d’importer pratiquement tous les types de fichiers de vos accords existants. C’est le moyen le plus simple de ne plus vous demander constamment où se trouvent vos accords et de savoir rapidement ce qu’ils contiennent.
L’IA de Docusign au sein de Navigator numérise et organise les accords existants
Nous savons combien il peut être décourageant d’entreprendre la numérisation d’un portefeuille d’accords. C’est pourquoi Navigator inclut l’accès à notre centre de chargement, qui vous permet d’effectuer cette transition en quelques clics seulement. Il suffit à votre équipe de charger les accords existants, et Navigator les transformera en points de données numériques pouvant être recherchés, analysés et mis en œuvre. Les accords peuvent se présenter dans des types de fichiers compatibles avec vos outils courants (DOC, DOCX, PPS, PPSX, PPT, PPTX, RTF, WPD, XLS, XLSX). Il peut également s’agir de fichiers images obtenus par numérisation de documents physiques ou par chargement de fichiers numériques (PDF, JPEG, PNG, TIFF).
Il suffit de cliquer sur « Charger des documents » dans le menu de Navigator et de sélectionner les anciens accords enregistrés localement. Ces chargements peuvent être effectués par lots (si un administrateur a donné son autorisation) ou un accord à la fois. Une fois chargés, les accords sont traités par l’IA, qui en extrait des points de données précieux pouvant être utilisés pour la recherche, le filtrage et l’analyse.
Vos accords peuvent alors être consultés dans leur intégralité. Les attributs essentiels (noms des parties, type d’accord, valeurs monétaires, dates, etc.) apparaissent clairement, ce qui vous permet de trier les informations ou de répondre immédiatement aux questions importantes.
Exploitez le plein potentiel de votre référentiel d’accords numériques
Une fois que les accords que vous avez conclus en dehors de Docusign ont été ajoutés à Navigator, voici quelques conseils pour en tirer le meilleur parti le plus rapidement possible :
Veillez au nettoyage des données : comme toute base de données, votre référentiel fonctionne mieux si les données saisies sont propres. Par exemple, un bon point de départ consiste à identifier et à supprimer les variantes superflues du nom d’une même partie (par exemple, Tally, Tally Inc., Tally Corp.). Navigator facilite cette tâche grâce à des fonctionnalités de gestion des parties qui vous permettent de fusionner les doublons et de simplifier l’organisation des informations. Au fur et à mesure que votre équipe ajoute de nouveaux accords, il est important d’examiner régulièrement l’hygiène de vos données et de mettre en place un processus continu pour en améliorer la qualité.
Analysez les données contractuelles : Docusign figure parmi les leaders dans le domaine des accords depuis plus de 20 ans. Cette expérience nous a beaucoup appris sur les informations relatives aux accords dont les équipes ont besoin pour prendre des décisions. Navigator inclut des rapports prêts à l’emploi pour vous permettre d’analyser rapidement et efficacement vos données contractuelles et d’agir en conséquence. Par exemple, vous pouvez obtenir des insights sur l’expiration et le renouvellement des accords, les clients les plus rentables, la proportion d’accords par type et plus encore.
Autorisez l’accès selon les besoins : une fois que le référentiel numérique de Navigator est prêt à être utilisé, les administrateurs de Docusign peuvent contrôler qui a accès à quels accords (cela inclut les individus et les groupes). Ces personnes peuvent utiliser Navigator pour trouver des accords précis, examiner le processus contractuel dans son ensemble et analyser les données pertinentes. Cette source unique et fiable d’informations représente un moyen efficace d’aider chaque collaborateur à travailler plus rapidement et plus facilement.
Itérez au fur et à mesure de l’évolution de votre équipe : à mesure que votre organisation évolue, les accords que vous concluez changeront également. Vous devrez poser de nouvelles questions et rechercher d’autres informations. Demandez à votre équipe comment elle utilise Navigator, quelle valeur elle en retire et quels sont les besoins qui ne sont pas satisfaits. Adaptez Navigator pour que le référentiel réponde à vos nouveaux besoins et reflète cette évolution de manière plus globale.
Navigator est l’un des services de la plateforme Docusign IAM.
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