Automatiser ses processus avec la signature électronique

Les workflows numériques et la technologie de signature électronique permettent d'économiser des centaines d’heures par an pour la gestion des contrats. Si votre entreprise s'appuie encore sur chacun des signataires pour transmettre manuellement le document au signataire suivant, il est peut-être temps de vous moderniser.

Avec un système moderne et efficace, il est facile de mettre en place un workflow automatisé pour la signature de documents. Une fois qu'il est prêt, tout utilisateur approuvé peut créer un nouveau document en saisissant des informations clés dans un formulaire. Le document est alors automatiquement envoyé à la première personne qui doit signer, puis automatiquement transféré aux signataires suivants. Le système permet également d’enregistrer la personne qui a signé, en indiquant la date et l’heure de la signature. Ainsi, vous connaîtrez toujours l’état d’avancement du document.

Automatiser ses workflows pour :

1) Distribuer de manière groupée les documents 

Vous ne pouvez pas élaborer les documents les plus importants de votre entreprise en cherchant chaque touche du clavier et en vous servant de chaque caractère individuellement. Pourquoi, alors, les distribuer aux destinataires l’un après l’autre ? Un bon système de gestion des documents numériques permet de les envoyer à des centaines, voire à des milliers de destinataires en même temps. Il vous permet également d'authentifier chaque utilisateur par SMS, e-mail ou téléphone. Chaque document est enregistré à chaque étape du processus, de l'ouverture à la signature. Une fois le processus de signature terminé, une copie du document final est envoyée aux destinataires et stockée en interne.

La distribution groupée de documents est essentielle pour rationaliser les workflows. Voici quelques exemples de processus qui vont bénéficier de la distribution groupée :

• Les avis des RH nécessitant un accusé de réception

• L’envoi d'offres promotionnelles à plusieurs entreprises

• La distribution de formulaires pour les locataires

2) Créer des documents plus rapidement grâce à des modèles 

Il n’est pas utile que chaque document soit unique, à l’image de ce qu’est une œuvre d'art ! Bien au contraire, il est préférable qu’il ne le soit pas. Pour gagner du temps et de l’argent, allez directement au bout de chaque ligne d’un modèle. Un système de signature électronique adapté devrait vous fournir une vaste bibliothèque de modèles de documents.

Les modèles permettent de faciliter et d’accélérer la rédaction de documents. Il vous suffit de personnaliser quelques champs clés et vous êtes prêt à signer. Voici quelques exemples de cas pour utiliser des modèles :

• Cahier des charges

• Accord de confidentialité

• Demande d'approbation du budget d'un événement à but non lucratif

• Convention d’engagement juridique d’un avocat

• Déclaration de symptômes du COVID-19 émise par le département des ressources humaines

3) Automatiser la collecte des paiements 

Et s’il vous était possible d’encaisser votre paiement pour un deal dès la signature du contrat ? Un système de signature électronique de premier ordre peut intégrer un processeur de paiement en ligne pour pouvoir procéder au paiement directement. Il permet également d'automatiser les e-mails de rappel pour être certain que vos clients payeront bien dans les temps impartis. 

Avec la bonne combinaison de signature électronique et de paiement électronique, les signataires peuvent régler immédiatement par cartes de crédit, cartes de débit, paiements ACH, paiements SEPA, Apple Pay ou Google Pay. Vous pouvez également configurer les types de paiement que vous acceptez en fonction des besoins de votre entreprise.

4) Tirer parti de l'intégration des plateformes 

Un système de gestion de documents numériques de premier ordre ne fonctionne pas en vase clos. Il est conçu pour s'intégrer de manière transparente à des dizaines d'applications et de systèmes utiles afin de vous permettre de consolider les données et de prendre des mesures, quelle que soit l'application ou le système que vous utilisez actuellement. Avec le bon système en place, vous pouvez :

• Utiliser les solutions Microsoft pour vous permettre de mener vos activités à partir de vos applications Microsoft préférées, notamment Outlook, Word et SharePoint 

• Utiliser Salesforce pour distribuer, signer et gérer des accords de vente sans quitter Salesforce

• Utiliser Google pour signer, envoyer et gérer des documents avec les solutions Google que vous utilisez déjà

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