Be Grand reduce el cierre de ventas inmobiliarias de 3 semanas a 20 minutos con Docusign

Un proceso de venta de proyectos inmobiliarios que podía llevar hasta tres semanas ahora se puede hacer en tan solo 20 minutos — una reducción del 99% en el tiempo de cierre comercial — y con garantía de seguridad y legalidad. Esta increíble ganancia de agilidad fue alcanzada por Be Grand después de la implementación de la plataforma Docusign. 

Be Grand es una empresa mexicana con 20 años de experiencia en desarrollos residenciales, comerciales y oficinas de lujo en las ubicaciones más deseadas, combinando diseño, confort y plusvalía. Líderes en el segmento residencial plus, tienen presencia en Ciudad de México, Monterrey, Guadalajara, Nayarit y también a nivel internacional en España, en las ciudades de Madrid y Málaga.

El desafío: cuando los procesos manuales frenan las ventas

Antes de Docusign, los procesos contractuales eran manuales y lentos, cuenta Gabriela Miranda Marín, gerente de CRM y aplicaciones móviles en Be Grand. La logística de las firmas de los contratos de venta, cartas oferta y contratos de arrendamiento implicaba múltiples correos, impresiones y firmas presenciales, lo que generaba retrasos y ponía en riesgo el cierre de operaciones. 

El tiempo de espera para regresar un contrato firmado por todos los representantes podía llevar entre 15 días y tres semanas y, con alta carga de trabajo en el corporativo, podía extenderse hasta un mes. Para cambiar eso, la empresa implementó inicialmente otra plataforma de firma electrónica, pero la experiencia no fue exitosa. 

Integración con Salesforce: el corazón de la transformación

En 2022, Be Grand eligió Docusign, y el factor decisivo fue la integración nativa con su plataforma de CRM Salesforce, que permitiría automatizar flujos y tener toda la trazabilidad de la firma en un solo repositorio. Además del prestigio y solidez de Docusign, la seguridad fue determinante. "Docusign es una de las plataformas que a nivel mundial es reconocida por toda la parte de la seguridad", señala Gabriela Miranda Marín, gerente de CRM y aplicaciones móviles en Be Grand.

La implementación comenzó por el área de ventas, para el cierre de contratos y cartas oferta, y posteriormente se escaló a Recursos Humanos, Proyectos, Legal y Transformación Digital, demostrando la versatilidad y adopción de la plataforma en toda la organización.

Para Be Grand, la integración nativa de Docusign con Salesforce es la pieza clave de su automatización comercial. La integración permite la generación del contrato y el mantenimiento de toda la información dentro del CRM.

"Podemos hacer la trazabilidad desde que se envía el primer correo al cliente solicitando su firma electrónica hasta el momento en que firma nuestro segundo representante legal. Esa visibilidad completa del proceso es invaluable", explica Gabriela.

Además de la trazabilidad, la integración permitió una reducción drástica de los tiempos de cierre. "El mayor impacto que vimos con la implementación de Docusign y la integración con Salesforce fue la parte de los contratos de ventas. Un proceso que llevaba 3 semanas, ahora lo podemos hacer en 20 minutos", revela Gabriela.

WhatsApp Delivery: firmando donde está el cliente

Be Grand mejoró la experiencia del comprador final al utilizar la función WhatsApp Delivery presente en Docusign. En México y América Latina, donde WhatsApp es el canal de comunicación preferido, esta funcionalidad fue clave. Los números lo confirman: el 70% de los clientes de Be Grand eligen recibir sus contratos vía WhatsApp.

El envío por WhatsApp permite al cliente tener el documento listo para su revisión y firma en su teléfono móvil, eliminando barreras de acceso y familiarizándose con la aplicación que ya utiliza para otras comunicaciones.

Además, Docusign también cuenta con el recurso de visualización adaptable, lo que facilita la lectura del documento para el firmante, evitando la necesidad de hacer zoom in y zoom out con movimientos de pinza y de tener que deslizar la pantalla a todos lados para encontrar cada parte del texto.

Magnolia Espinosa, gerente comercial de Be Grand, cuenta que, para el equipo de ventas, esto se tradujo en una mayor facilidad para cerrar la venta, permitiendo que un contrato urgente se firme en tan solo 15 o 30 minutos.

“Lo que más nos ha gustado de Docusign en el equipo de ventas es la facilidad con la que el cliente ya tiene el contrato listo para firmar y que podamos cerrar la venta. Ahora nos toma muchísimo menos tiempo”, señala.

Seguridad y legalidad: disipando dudas en el mercado mexicano

Durante la implementación de la plataforma en Be Grand, el tema de la legalidad de Docusign en México fue un punto de preocupación para la dirección general de la empresa. 

“Docusign ID Verification, que hace la doble autenticación por parte del cliente, nos permitió verificar que la persona estaba firmando en el tiempo y el lugar correctos, asegurando la legalidad y la validez”, recuerda Misael Vázquez, subdirector de Transformación Digital de Be Grand.

La funcionalidad ID Verification con detección de vivacidad utiliza tecnologías avanzadas para verificar digitalmente la identidad de los firmantes. La solución solicita el envío de un documento de identificación oficial y la grabación de un video selfie para realizar una prueba de vida del cliente, lo que genera seguridad tanto para el comprador como para Be Grand. Todo esto se puede hacer desde el mismo teléfono móvil, sin necesidad de cambiar de aplicación. 

“A las empresas mexicanas que aún dudan de la firma electrónica, les diría: revisen con su equipo legal la confiabilidad de Docusign. Las firmas electrónicas ya son válidas y la experiencia de uso es totalmente positiva. Me ha sorprendido ver cómo cada vez más sectores, incluso médicos usándola para expedientes, se están sumando a esta transformación. La firma electrónica es, sin duda, un pilar principal para comenzar este proceso”, señala Gabriela.

El futuro: expandiendo las posibilidades

Para Be Grand, Docusign es un aliado en su estrategia de transformación digital y una pieza clave para la digitalización de la empresa y la potenciación de sus procesos a largo plazo.

La empresa tiene planes de integrar la plataforma Docusign en más áreas y procesos, como en la escrituración, además de aprovechar la tecnología de IA de Docusign IAM, que permite conectar y optimizar cada paso de los procesos empresariales.