Los 7 mejores software para finanzas empresariales

Cuando se tiene una empresa o un negocio, uno de los aspectos más importantes son las finanzas, pues su mala gestión puede traducirse en importantes problemas operacionales.

Por eso, apoyarse en las herramientas adecuadas ayudará a la empresa a mantenerse a flote y alejada de un mal manejo de los recursos.

Los software para finanzas empresariales son una buena opción para lograr este objetivo, ya que ayudan a mantener una buena salud financiera y a enfocarse en los objetivos del negocio.

Si no los conoces, te enseñamos algunos de los más importantes a continuación.

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

El Enterprise Resource Planning, software de Planificación de Recursos Empresariales_,_ es una excelente herramienta para realizar una buena gestión administrativa dentro de la empresa.

El ERP no solo mejora los procesos contables, sino que también permite llevar un control minucioso de cada una de las cuentas que conforman la empresa, reduciendo así la posibilidad de cometer errores y maximizando el tiempo.

Este software financiero automatiza las operaciones contables diarias para tener la información a mano y así poder tomar la mejor decisión en el momento adecuado.

Facilita el flujo de datos y ayuda a enlazar distintos procesos empresariales. También es útil para gestionar actividades como: el aprovisionamiento, la gestión de riesgos y de proyectos, el cumplimiento y la cadena de suministro.

Además, ofrece una visión global de la situación financiera de la empresa para elegir las mejores estrategias cuando de finanzas corporativas hablamos.

2. Financial Management System (FMS)

Los softwares de gestión financiera (FMS, por sus siglas en inglés) tienen como objetivo principal maximizar las ganancias de una empresa y buscar su sostenibilidad mediante la automatización de operaciones como las siguientes:

• agilizar la facturación y las cuentas por cobrar;

• realizar proyecciones oportunas de las finanzas;

• vigilar y optimizar el flujo de efectivo;

• reducir los errores administrativos y contables;

• ayudar a cumplir con las regulaciones, impuestos y leyes vigentes;

• entre otros.

Los FMS también permiten almacenar la información en la nube, lo que evita pérdidas y permite que cualquier miembro autorizado del equipo pueda acceder a ella, mejorando la comunicación entre los departamentos.

3. Software de facturación

Las compras, las ventas, la facturación y los gastos son elementos fundamentales de las finanzas empresariales, por lo que llevar un control de cada uno de ellos hará una gran diferencia en la situación financiera.

Al tener un software de facturación, se logra:

• Clasificar los documentos correctamente, desde los gastos hasta las ventas, vigilando así el flujo de caja.

• Evitar los datos duplicados y minimizar los errores tanto de facturación como de registro de gastos, lo que ayuda a reconocerlos.

• Mejorar los resultados al analizar las ventas y los gastos.

• Ahorrar tiempo al automatizar operaciones, lo que permite enfocarse en actividades más productivas.

• Mejorar la experiencia del cliente al ofrecerle procesos sencillos y rápidos.

En definitiva, automatizar la facturación puede ayudar a mejorar la rentabilidad del negocio y a lograr un crecimiento sostenible, así como a evitar las actividades repetitivas por parte del equipo.

4. Almacenamiento de datos en la nube

El resguardo de la información financiera es crucial para cualquier empresa o negocio.

Un software de almacenamiento de datos en la nube permite mantener todos los documentos y datos financieros de la empresa seguros, a la vez que evita cualquier retraso en las operaciones o en la toma de decisiones.

Además, permiten acceder a la información desde cualquier dispositivo electrónico y desde cualquier parte del mundo (siempre que se tenga permiso), lo que facilita el análisis de la información y la toma oportuna de decisiones.

5. Software de control de gastos

El control de gastos es una de las operaciones más importantes dentro de la empresa, de allí la importancia de contar con uno de estos softwares para finanzas empresariales.

Con un software de control de gastos, se puede hacer un seguimiento exhaustivo de cada uno de los egresos, conocer en qué se está gastando y qué tan necesarios son esos gastos, reconocer una fuga de dinero que pueda afectar la situación financiera de la empresa, etc.

Esta herramienta también ayuda a organizar los pagos a los proveedores, a conocer la fecha de vencimiento de las facturas y a registrar cada una de estas acciones en la contabilidad de la empresa.

La organización de las finanzas con este software financiero es clave para mantener un flujo de caja saludable que permita el crecimiento del negocio.

6. Sistema de gestión de riesgos

El principal riesgo que corre una empresa es tener pérdidas económicas, ya sea por una mala gestión o por una crisis económica.

Existen muchos factores que inciden en la aparición de situaciones de riesgo para la empresa, por lo que mantenerlas bajo control ayudará a anticiparnos a ellas.

Los sistemas de gestión de riesgo permiten:

• tener un conocimiento actualizado y detallado del sector al que pertenece la empresa y de su entorno;

• evitar fraudes;

• gestionar las facturas impagas;

• analizar los resultados obtenidos por la empresa;

• entre otros.

7. Software de firma electrónica

Hay herramientas que, sin ser específicamente software para finanzas empresariales, pueden revolucionar la forma de hacer negocios y mejorar las condiciones financieras de la empresa. Tal es el caso del software de firma electrónica.

Su incorporación a las operaciones de la empresa permite agilizar trámites, optimizar las operaciones y mejorar la calidad del servicio al cliente.

Con un software de firma electrónica, tanto clientes como proveedores, o incluso integrantes de la organización, pueden firmar documentos desde cualquier parte del mundo solo con tener acceso a internet y un dispositivo electrónico. Además, estos software permiten el acceso inmediato a los documentos firmados y evitan que estos se pierdan.

Pero, ¿cómo impacta el uso de un software de firma electrónica en las finanzas de la empresa? Para explicarlo, tomaremos como ejemplo a la empresa mexicana Bandai, fabricante internacional de juguetes infantiles y entretenimiento interactivo.

La incorporación de eSignature de Docusign a sus procesos no solo le permitió acelerar el cierre de contratos, sino también mejorar el servicio y reducir en un 80 % los costos relacionados con la generación, impresión y el envío de documentos. Esto mejoró la rentabilidad y, por ende, el crecimiento económico de la empresa.

El objetivo de los softwares para finanzas empresariales es reducir la carga de trabajo del personal para enfocar su atención en aquellas áreas que permitan el crecimiento sostenible de la empresa. ¿Cómo lo hacen? Evitando la repetición de actividades, la pérdida de tiempo y recursos, ayudando a minimizar los errores y automatizando muchas operaciones.

Apoyarse en la tecnología siempre será la mejor opción para optimizar cada una de las operaciones de tu empresa.

Si quieres llevar las finanzas de tu empresa a otro nivel, te invitamos a conocer Docusign Payments y cómo te ayuda a recibir pagos de tus clientes desde el momento de la firma del contrato.