5 errores que no puedes cometer al adquirir un software empresarial

La administración interna de una compañía necesita de control y optimización, motivo por el cual un software empresarial es la herramienta ideal para automatizar e integrar los procesos del negocio.

¿Qué es un software empresarial? Es un programa para llevar a cabo todos los procesos en una empresa, desde aquellos que son parte de la administración hasta los que están comprendidos dentro de la atención al cliente.

Esta solución tecnológica está diseñada para ajustarse a los objetivos y necesidades de cada negocio: a raíz de esto, lo primero es identificar el principal problema a solucionar o los resultados que buscamos obtener mediante la misma.

A continuación, te contaremos los errores que debes evitar al escoger un software empresarial, pues solo así podrás alcanzar los beneficios que esperas.

Tipos de software empresariales

La transformación digital de los negocios es una de las razones principales por las cuales hoy en día las organizaciones optan por implementar estas herramientas.

Dentro de las más usadas podemos encontrar:

• Programas de gestión de oficinas: Gestionan, fundamentalmente, actividades diarias de una compañía.

• Facturación y contabilidad: Llevan a cabo la gestión financiera y fiscal. Normalmente, controlan los cobros y envían facturas electrónicas a los usuarios.

• Gestión de recursos humanos: Control de información de empleados, nóminas y contratos.

• Enterprise Resource Planning: En español, planificación de recursos empresariales; atiende desde la gestión de empleados y clientes hasta la producción y los aspectos operativos. Uno de sus objetivos principales es integrar departamentos como compras, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, proyectos, producción y servicio al cliente.

• Customer Relationship Management: Es un software de gestión y fidelización de clientes que genera bases de datos de prospectos y clientes cautivos para lanzar acciones promocionales y comerciales con el fin de posicionar un producto o servicio, estimular las ventas y ofrecer atención personalizada al cliente.

• Gestión de almacén: Controla todas las entradas y salidas de productos y optimiza los suministros necesarios para todos los procesos del negocio.

• Ofimática: Funciona para crear cualquier tipo de presentaciones, hojas de cálculo y documentos.

Gracias al uso de estos programas obtendrás flexibilidad, escalabilidad, agilidad, accesibilidad, sencillez y optimización de procesos por medio de la tecnología.

Dentro de las ventajas principales de los software empresariales tenemos beneficios como reducción de costos, mejor conocimiento de nicho de mercado, disminución de errores —debido a la automatización de procesos— y toma de decisiones meramente estratégica y cuantitativa.

Errores que debes evitar al escoger un software empresarial

Para realizar una elección más acertada en cuanto a qué software empresarial elegir para tu negocio, a continuación enlistamos los cinco errores que no debes cometer al momento de tu decisión final:

1. No conocer las necesidades del negocio

Es imposible saber cuál es el software que se adapta a tus objetivos sin antes hacer un análisis profundo de la situación actual, incluyendo fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

De esa manera, podrás saber cuál es el panorama actual y qué debe mejorar para posicionar a tu empresa estratégicamente ante los competidores y, por consiguiente, tener diferenciadores que generen ventaja competitiva y alta participación en el mercado.

Un software empresarial es el acompañante que durante muchos años ayuda a lograr todos los objetivos relacionados con hacer crecer el negocio y a tener un historial de las mejoras que deben ser implementadas.

Por ello, no tener conocimiento de qué es lo que la empresa necesita dará resultados inciertos de cuál es el proyecto, solución o estrategia que debes aplicar.

2. Elegir un software demasiado complejo

Implementar un software intuitivo que reúna los requerimientos específicos de tu negocio es clave. De lo contrario, una elección equivocada dificultará la curva de aprendizaje y las funciones que necesiten aplicarse día a día si la plataforma es demasiado complicada para el uso de los empleados.

El equilibrio es un software con interfaz accesible, pero sobre todo que cuente con las funciones necesarias para cumplir tus objetivos.

3. Buscar el software más económico

Lógicamente, el presupuesto es un factor muy importante dentro de la selección de esta herramienta: el monto disponible define las opciones a las que podrás acceder.

En primera instancia, resulta importante no escoger una solución solo tomando en cuenta el factor económico, pues no serviría de nada ahorrar en la suscripción si la herramienta no tiene las funciones que necesita el negocio.

Algunos aspectos fundamentales que debe tener un software empresarial son protección y confidencialidad de la información, gestión de portafolio de objetivos, interacción con recursos humanos, optimización de reuniones, adherencia a diferentes metodologías y accesibilidad.

4. No pedir referencias y demostraciones

Conocer la experiencia de las empresas que ya están funcionando con el software que estás a punto de implementar es esencial: es clave conocer las referencias de otras organizaciones que igualmente se dedican a la misma industria en la que operas.

Asimismo, saber sobre la experiencia de los clientes actuales es un factor importante, siempre y cuando sean fuentes confiables; no solo te darán la opinión de lo que realmente ofrece la herramienta, sino que también pruebas de cómo este programa ayudará a tu empresa y cómo se vería la plataforma instalada en tus dispositivos empresariales.

Por supuesto, la demostración no puede faltar para tener mayor credibilidad y seguridad sobre lo que incluye el precio de la herramienta.

5. No dar el entrenamiento adecuado

Una vez obtenido el programa, muchas organizaciones cometen el error de no ofrecer entrenamientos completos a los empleados.

El proceso de aprendizaje y adaptación por parte de los colaboradores es la parte más costosa, ya que involucra tiempo y pausas en los objetivos o ventas con los clientes. No obstante, definitivamente es una práctica que dará frutos.

En este sentido, conviene recordar que el entrenamiento debe ser continuo y a la par con las actualizaciones de la herramienta, pues solo así podrás formar empleados especializados en el software y, en consecuencia, generar altos niveles de eficiencia, lo cual se traducirá en el crecimiento de la empresa.

¡Ya estás listo para tomar la mejor decisión a la hora de escoger un software empresarial! Toma en cuenta estos errores que no debes cometer y apégate al presupuesto, objetivos y funcionalidades necesarias para sobrepasar las expectativas del cliente y tus objetivos organizacionales.

Por último, te invitamos a descargar esta infografía para que conozcas sobre el proceso de automatización de contratos. ¡No te la pierdas!