¿Cómo lograr la optimización de procesos a través de la tecnología?

En los últimos años, se ha hablado mucho acerca de la tecnología y la optimización de procesos, pero ¿cómo debe ser aprovechada la tecnología para lograrlo?

Te vamos a contar qué implica la optimización de procesos, cómo aprovechar la tecnología, la influencia de las herramientas digitales en los procesos de la empresa y qué recursos pueden ayudarte a mejorar la organización de negocio. ¿Te interesa saberlo? ¡Quédate con nosotros!

¿Qué es la optimización de procesos?

Podemos definir el concepto de una manera simple y fácil. Es el aprovechamiento de recursos, mediante la mejora de las tareas involucradas en cualquier área de la empresa.

En efecto, no hablamos únicamente de la creación del producto o prestación del servicio. Se trata de reducir costos y aumentar la eficiencia y productividad de toda la empresa.

Este es un factor determinante para el crecimiento continuo de cualquier empresa. Entre más optimización se logre, mayor será la posibilidad de enfocar tus esfuerzos y recursos en mejorar la experiencia de clientes o empleados. ¿Sabes por qué esto es importante? ¡Sigue leyendo y te lo diremos!

¿Por qué la tecnología juega un papel importante?

El mundo ha evolucionado y los cambios más acelerados y recurrentes son en temas tecnológicos. Los negocios no se excluyen de estos cambios y las empresas que no se adaptan quedan rezagadas por el mercado.

Saber utilizar y aprovechar las herramientas tecnológicas puede ser la diferencia entre permanecer y desaparecer, entre ser líder o perder visibilidad.

Así como estas herramientas influyen en tus clientes, también pueden influir en cómo se administra la empresa, cómo se realizan procesos y por tanto cómo optimizarlos.

Además de las facilidades que brinda la tecnología, también te puede ayudar en distintos aspectos, que de hecho se han vuelto muy importantes para las empresas. Otros de los beneficios que podemos destacar del uso de la tecnología son:

• seguridad;

• soporte;

• prontitud;

• organización.

Es justo en este punto en el que la tecnología puede colaborar con la optimización de los procesos de la empresa, pues te permite tener claridad, información ordenada y a la mano e incluso establecer métricas para medir resultados.

Experiencia de clientes o empleados

Te mencionamos que si logras optimizar los procesos, puedes enfocarte en la mejora de experiencia de clientes y empleados.

Esto es clave, porque la tecnología te permitirá mejorar la interacción digital que tus clientes tengan con tu empresa y tu marca. Si les facilitas esta interacción, la aceptación de tu negocio será mayor. Finalmente, sin los clientes tu empresa dejaría de existir.

El valor diferenciado que aporta la empresa a los clientes, debe ser medido por los mismos clientes y no por mera creencia de la empresa. Para conocer estos resultados, la tecnología te ayuda a establecer parámetros e índices de valor.

Por otro lado, tienes a los empleados. Muchas veces los procesos más difíciles de optimizar dentro de la empresa, son los que están relacionados directamente con ellos. Lo que se refiere a la contratación, capacitación y comunicación se vuelve complejo, desgastante y demanda mucho tiempo.

La tecnología te puede ayudar a facilitar estos procesos y erradicar algunos errores que suelen cometerse cuando se realiza todo en papel.

¿Qué recursos existen para lograr la optimización?

Sin duda puedes encontrar muchas herramientas que te permitirán optimizar procesos dentro de la empresa y mejorar la interacción con el cliente. Nosotros te compartiremos algunas herramientas novedosas que vale la pena explorar.

Plataformas digitales

Este tipo de sistemas te permiten lograr la optimización de procesos gracias a sus múltiples funciones, como:

• organización de la documentación e información;

• ejecución de tareas vía remota;

• canales de comunicación y distribución de contenido;

• fácil accesibilidad.

Algunos ejemplos de este tipo de programas son:

I. Sistema de planificación de recursos empresariales

Mejor conocido por sus siglas en inglés ERP (Enterprise Resource Planning), es un software para administrar la operación diaria de la empresa.

Contabilidad, abastecimiento, proyectos, gestión de riesgos y cadena de suministros, son algunas de las actividades que pueden administrarse, así como planificación de presupuesto y resultados financieros.

II. Gestión de relaciones con clientes

Comúnmente conocido como CRM (Customer Relationship Management). Este tipo de software empresarial te permite concentrar en un base de datos general, todas las comunicaciones e interacciones que tiene la empresa con los clientes.

Así pueden programarse actividades, asignarse tareas y mejorar la comunicación dentro de la empresa respecto al seguimiento de clientes. Esto te permitirá tener el control de clientes y mantener la información actualizada y accesible para todos los que requieran estar en contacto con dicha información.

Estas herramientas aumentan la colaboración y eficacia de la empresa, mejoran la experiencia de usuarios, disminuyen costos operativos y riesgos en el manejo de la información.

Firma electrónica

Este es un recurso poco aprovechado en muchos mercados del mundo. La firma electrónica es equivalente a la firma autógrafa y de hecho se ha regulado en diversas legislaciones.

Imagina poder firmar contratos, acuerdos u otro tipo de documentos de manera remota, haciéndolos válidos plenamente. Esto sirve para cualquier negociación o contratación, aunque las partes involucradas no se encuentren en el mismo lugar.

Puedes utilizar la firma electrónica para temas internos de la empresa o para contratos con clientes, como la venta de productos y servicios.

Recuerda que una gran ventaja de este tipo de recursos o herramientas es la seguridad y protección de datos. El resguardo de información y protección de identidad es un tema muy delicado que las empresas deben atender para evitar conflictos.

Ahora que ya sabes cómo la tecnología puede colaborar en la optimización de procesos, podrás implementar en tu empresa recursos que te permitan reducir costos y aumentar la productividad.

Recuerda que la tecnología es una herramienta para tu empresa, por lo que tenerla a tu disposición puede incrementar el valor que ofreces a los clientes y lograr un mejor posicionamiento en el mercado.

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