7 formas en que las tecnologías de nueva generación transforman tu proceso de contratos

Las formas tradicionales en que los equipos crean, formalizan y gestionan acuerdos están llenas de lagunas. Involucran demasiados sistemas tecnológicos, muchos pasos y transferencias manuales torpes a medida que los empleados pasan documentos y datos de una herramienta a otra. Hemos hablado con organizaciones sobre sus procesos de acuerdos y aprendimos que, por lo general, son difíciles, costosos e ineficaces. A este conjunto de problemas lo llamamos “la trampa de los acuerdos”. Incluyendo la pérdida de ingresos y la destrucción de valor, cuesta a las organizaciones casi $2 billones USD al año en todo el mundo.

Intelligent Agreement Management con Docusign IAM es la próxima generación de tecnología de acuerdos, diseñada específicamente para ayudar a los equipos a escapar de la trampa de los acuerdos. Elimina los pasos manuales y los sistemas desconectados del flujo de trabajo tradicional de los acuerdos y los reemplaza con una plataforma fluida que ayuda a aumentar la eficiencia. 

Estas son varias maneras en que Docusign IAM puede ayudar a tus equipos a personalizar los flujos de trabajo de los acuerdos y mejorar el proceso de acuerdos de principio a fin.

Empieza tus acuerdos con los datos correctos

Crear acuerdos puede ser laborioso, en gran parte porque el ingreso manual de datos puede generar errores y riesgos de cumplimiento. Las investigaciones muestran que los mayores obstáculos a los que se enfrentan los equipos de RR. HH. en el proceso de acuerdos son la estandarización, el cumplimiento y las tareas repetitivas. Pero la Preparación de acuerdos de Docusign ayuda a garantizar que los datos de tus acuerdos sean precisos desde el principio con la creación simplificada de plantillas sin código que extrae datos de flujos de trabajo conectados. Funciona con tus sistemas actuales, como HubSpot y Salesforce, para extraer automáticamente datos en tiempo real, de modo que tus acuerdos siempre cuenten con la información más reciente, sin necesidad de actualizaciones manuales constantes.

La Preparación de acuerdos está diseñada específicamente para los acuerdos, por lo que no solo comprende los metadatos, la lógica del flujo de trabajo y las necesidades de cumplimiento únicas de los contratos, sino que también emplea IA para automatizar tareas monótonas y repetitivas. Esto hace que el ciclo de vida del acuerdo sea más fluido, desde la creación hasta la firma.

Además, la Revisión asistida por IA de Docusign ayuda a las organizaciones a firmar más rápido, utilizando IA para automatizar la revisión y marcar las modificaciones en los acuerdos para alinearse con los requerimientos de tu empresa.

Colabora en un solo lugar

Rastrear los cambios y actualizaciones constantes de versiones puede ser abrumador, especialmente cuando están dispersos en correos electrónicos y hojas de cálculo. Docusign Agreement Desk ayuda a que la colaboración sea lo más ágil y sencilla posible, proporcionándote a ti y a todas las personas involucradas en la tramitación de un acuerdo un punto de acceso fácil de usar para ver cómo avanza el contrato. 

Este centro unificado ofrece visibilidad instantánea y rastrea las actualizaciones, incluso si se hacen por correo electrónico. Las actividades se registran en una fuente que incluye detalles clave para que los acuerdos en curso sigan avanzando. Y a medida que los acuerdos cruzan la línea de meta, un panel de informes y rendimiento muestra métricas clave para que puedas optimizar futuros acuerdos. 

Encuentra contratos y lenguaje con IA

Uno de los problemas más comunes derivados de flujos de trabajo de acuerdos desactualizados es la incapacidad de encontrar un contrato o de identificar un lenguaje específico. El año pasado, una investigación de Docusign y Deloitte sobre el proceso de acuerdos de principio a fin descubrió que casi la mitad de las empresas encuestadas creen que dedican demasiado tiempo a buscar acuerdos completados. Más del 54% carece de las herramientas para automatizar el seguimiento y el análisis. Todo ese tiempo dedicado a buscar es frustrante y costoso.

Para quienes tienen sistemas avanzados de gestión de acuerdos, estos problemas se reducen mucho. El informe de este año muestra que el 85% de los profesionales pudieron alcanzar sus metas estratégicas gracias a la gestión avanzada de acuerdos, con sistemas impulsados por IA que entregaron los resultados más sólidos. 

Docusign Navigator es una de las formas en que estas compañías pueden emplear la IA para obtener beneficios instantáneos. Navigator es un potente repositorio que utiliza IA para ayudarte a responder rápidamente preguntas sobre acuerdos. Ofrece filtros simples que pueden ordenar instantáneamente tu catálogo por parte, fecha de apreciación, valor en dólares y más. Navigator también incluye una barra de búsqueda que utiliza herramientas de procesamiento del lenguaje natural para realizar búsquedas a nivel conceptual, en lugar de solo a nivel de palabras clave. Esto puede ser especialmente útil al buscar lenguaje sobre ideas complejas, como la privacidad o la fuerza mayor. La funcionalidad de IA generativa puede incluso crear resúmenes de partes largas o complejas del lenguaje de un acuerdo.

Toma mejores decisiones con informes

Tus acuerdos pueden parecer páginas de texto plano, pero Docusign IAM los convierte en colecciones estructuradas de datos. Al extraer los datos clave, tu equipo puede obtener una instantánea rápida de cualquier documento individual o de la biblioteca de acuerdos en su conjunto. Esos puntos de datos se pueden utilizar para responder preguntas críticas del negocio de manera rápida y precisa.

Por ejemplo, si buscas identificar a los clientes que gastan más en tu organización, los informes de Docusign IAM pueden responder a eso. También puede indicarte cuáles acuerdos que están por vencer se renovarán automáticamente. Tu equipo puede utilizar la funcionalidad de informes para rastrear estadísticas regulares sobre sus acuerdos y luego usar esos datos para tomar decisiones más informadas sobre la dirección de la empresa.

Conecta herramientas mediante integraciones

Otro hallazgo contundente de la investigación de Deloitte y Docusign es que los equipos con una integración empresarial más avanzada para la gestión de acuerdos superaron sus objetivos financieros un 36% más a menudo que las organizaciones de baja madurez. 

En lugar de una serie de acciones como adjuntar, cargar, cambiar el formato y volver a cargar, que pueden causar problemas de control de versiones y para compartir datos, los acuerdos de Docusign se gestionan en la misma plataforma, desde la creación hasta la negociación, la firma, la ejecución y la renovación. Los clientes de Docusign IAM pueden acceder al App Center de Docusign para conectar todas las herramientas que emplean actualmente para crear, formalizar y gestionar acuerdos.

Elimina los pasos manuales con la automatización del flujo de trabajo

Las integraciones minimizan el trabajo que implica pasar la información del acuerdo de una herramienta a otra. La automatización lleva esa mejora al siguiente nivel al eliminar el esfuerzo manual que permite que los acuerdos avancen de un paso a otro en el flujo de trabajo. Eliminar todas esas transferencias manuales ahorra tiempo, reduce errores y proporciona a todos una mejor visibilidad del proceso de acuerdo.

Docusign Maestro es una solución sin código para esos pasos costosos y difíciles. Los clientes de Docusign IAM pueden usar Maestro para diseñar un flujo de trabajo de acuerdos estándar, incluyendo pasos como verificación de identidad y firma electrónica, y establecer condiciones para su finalización en cada paso. En cuanto se completa un paso, Maestro inicia el siguiente y envía una alerta a los interesados. Si un paso requiere el uso de eSignature, ID Verification o Notary, Maestro lo conectará automáticamente. Una vez que hayas trazado tu proceso, los acuerdos avanzarán sin problemas de principio a fin.

Simplifica la colaboración en los contratos

Cuando los acuerdos incluyen a otras partes y organizaciones, el flujo de trabajo puede atascarse fácilmente debido a problemas de poca visibilidad y control de versiones. Es fácil perder de vista cuál versión de un acuerdo es la actual, cuál parte está revisando esa versión, cuáles revisiones sugeridas se han tenido en cuenta y quién es responsable de tomar medidas a continuación.

Docusign IAM resuelve ese problema con una única versión en la nube de un documento que siempre está vigente. El acuerdo se crea en la nube y permanece en un centro centralizado y seguro llamado Workspaces. Workspaces reúne a las personas, los acuerdos y la información para simplificar el seguimiento de documentos y actividades, y la colaboración en tiempo real. Todos los documentos, participantes y acciones se mantienen juntos en un solo lugar para que los equipos puedan realizar un seguimiento del progreso, colaborar en tiempo real e impulsar los procesos. No más archivos adjuntos perdidos, notificaciones fuera de orden ni esfuerzos duplicados: solo transacciones más fluidas y clientes más satisfechos.

Comienza con Docusign IAM

Docusign ha sido durante mucho tiempo un líder en acuerdos y en la resolución de problemas de los clientes relacionados con los flujos de trabajo de acuerdos. Los servicios y características de la plataforma descritos en esta lista están diseñados para satisfacer las necesidades de acuerdos de las organizaciones de hoy y del futuro.

Obtén más información sobre cómo Docusign IAM puede beneficiar a tu equipo al conectar el proceso de acuerdos de principio a fin.

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