Plazos de conservación de archivos: cuánto guardarlos

Los plazos de conservación de archivos en México varían según el documento. Como referencia, la contabilidad y los comprobantes fiscales se guardan cinco años (Código Fiscal de la Federación, artículo 30), los libros, registros y contratos mercantiles diez años (Código de Comercio) y los documentos laborales durante la relación de trabajo y un año más, según su tipo (Ley Federal del Trabajo, artículo 804). El archivo muerto se mantiene mientras cualquiera de esos plazos siga corriendo.

En este artículo encontrarás una tabla con los plazos más consultados, la explicación de qué es el archivo muerto y qué papel juega el CADIDO, un método para armar la tabla de retención de tu empresa y los riesgos de destruir antes o guardar de más. 

¿Cuánto tiempo se deben guardar los documentos oficiales en México?

Estos son los plazos mínimos que más se consultan. No sustituyen la revisión con tu contador o tu área jurídica, porque cada empresa tiene excepciones:

Dos matices importan. El primero: los plazos son mínimos, y si hay una auditoría, un litigio o un requerimiento en curso, los documentos relacionados se conservan hasta que el asunto termine. El segundo: un mismo documento puede estar sujeto a varias reglas. Un recibo de nómina cumple el plazo laboral, pero también es un comprobante fiscal, así que en la práctica se guarda cinco años.

¿Qué es el archivo muerto y cuánto tiempo se guarda?

Archivo muerto es el nombre que se usa en el lenguaje cotidiano para los documentos que ya no se consultan en el día a día, pero que todavía deben conservarse. La Ley General de Archivos lo llama archivo de concentración, y lo ubica en medio de un recorrido de tres etapas: el archivo de trámite (documentos en uso), el de concentración (consulta ocasional mientras corren los plazos) y el histórico (documentos con valor permanente).

No existe un plazo universal para el archivo muerto: cada serie documental se guarda hasta que vence el plazo más largo que le aplique. Cumplido ese plazo, y si el documento no tiene valor histórico, procede la baja documental, que es la eliminación formal de los documentos cuya vigencia ya prescribió. Si quieres ver cómo se ordena un archivo electrónico, el artículo sobre el archivo digital lo explica.

¿Qué es el CADIDO y cómo ayuda a definir los plazos?

El Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) es el registro general y sistemático que establece, para cada serie de documentos, sus valores, su vigencia, sus plazos de conservación y su destino final. Es una herramienta que la Ley General de Archivos exige a los entes públicos, pero su lógica es una buena base para cualquier empresa.

Parte de dos tipos de valor. Los valores primarios son el administrativo, el legal y el fiscal o contable, que determinan cuánto sigue siendo útil el documento para la organización y ante la ley. Los valores secundarios (evidencial, testimonial e informativo) deciden si merece conservarse de forma permanente. Y el plazo de conservación es la suma del tiempo que el documento permanece en el archivo de trámite y en el de concentración.

Cómo armar la tabla de retención de tu empresa

Una empresa privada no está obligada a presentar un CADIDO, pero una tabla de retención propia resuelve el mismo problema. Los pasos son estos:

• Agrupa los documentos por serie: contratos, nóminas, facturas, actas, expedientes de clientes.

• Identifica las normas aplicables a cada serie y adopta el plazo más largo.

• Asigna un responsable por serie, para que alguien responda cuando llega una auditoría.

• Fija cuánto tiempo permanece activa y cuánto en concentración, y registra la ubicación.

• Define el destino final: destrucción segura, devolución o conservación permanente, con acta de baja.

La tabla se revisa cuando cambia una ley o se abre una nueva línea de negocio, y debe vivir donde todos los involucrados puedan consultarla.

¿Qué riesgos hay al destruir antes o conservar de más?

Destruir antes de tiempo deja a la empresa sin pruebas en una revisión fiscal, un juicio laboral o una disputa contractual. Conservar de más también cuesta: bodegas, digitalización y, sobre todo, exposición de datos personales que ya no hay razón para tener. La protección de datos personales obliga a no mantener información más tiempo del necesario.

Con documentos electrónicos hay otro aspecto: no basta con guardar el archivo, hay que poder demostrar que no se alteró. La NOM-151 establece los requisitos de conservación de mensajes de datos con garantía de integridad, y el artículo sobre almacenamiento de documentos ayuda a elegir dónde y cómo resguardarlos.

Cómo Docusign te ayuda a controlar los plazos de conservación

Saber que un contrato debe guardarse durante diez años no sirve de mucho si nadie sabe dónde está o cuándo expira su plazo. Con Docusign, los acuerdos se guardan en un repositorio centralizado, con metadatos y fechas extraídos por IA.

Es posible generar informes para ver qué documentos se acercan al final de su plazo y acceder a un registro de auditoría completo. Los acuerdos antiguos ya digitalizados se pueden cargar de forma masiva, permitiendo que su archivo histórico sea incorporado a la plataforma. Así, cuando una fiscalización o una auditoría solicita un documento, se encuentra en minutos, no en días.

Miles de empresas en más de 180 países ya firman, envían y gestionan sus documentos con Docusign. Descubre cómo se vería en tu área con una prueba gratuita de 30 días.

Preguntas frecuentes sobre los plazos de conservación

¿Puedo destruir los originales en papel si ya los digitalicé?

Depende del documento y de cómo se digitalizó. Para que la copia electrónica sirva como respaldo debe garantizarse su integridad, por ejemplo con una constancia de conservación conforme a la NOM-151. Consulta a tu área jurídica antes de destruir cualquier original.

¿Cuánto tiempo guardo el expediente de un empleado que renunció?

El contrato debe conservarse mientras dure la relación y un año después, y los recibos y controles, por el último año y uno más. Como la nómina también es un comprobante fiscal, muchas empresas la guardan cinco años.

¿Hasta cuándo conservo un contrato ya terminado?

Como mínimo diez años, que es el plazo mercantil. Si hubo garantías, adeudos o reclamaciones pendientes, conviene guardarlo hasta que esas obligaciones se extingan.

¿Qué hago con los documentos que ya cumplieron su plazo?

Se da de baja de forma documentada: se identifica la serie, se verifica que no haya litigios ni requerimientos pendientes ni valor histórico, y se destruye de forma segura con un acta que deje constancia de qué se eliminó y cuándo.