Home Office: ¡todo lo que necesitas saber!

Publicado el 6 de abril de 2020. Actualizado el 11 de julio de 2022.

El home office es más relevante que nunca. Sin embargo, no es algo nuevo. De hecho, muchas empresas líderes de diversos giros la aplican desde hace algunos años.

Las organizaciones han notado que brindar flexibilidad en horarios y espacios de trabajo a sus colaboradores provee resultados positivos para sus intereses, además, gracias a las herramientas de movilidad, como las firmas electrónicas, las empresas pueden mantener su productividad desde cualquier lugar.

A continuación, te invitamos a descubrir a qué se refiere este modelo de trabajo.

¡Buena lectura!

¿Qué es home office?

El home office, u “oficina en casa”, es un movimiento que pretende moldear algunas reglas tradicionales del trabajo para darle a la fuerza laboral ciertas comodidades a cambio de una mayor productividad.

En síntesis, es un ganar-ganar. Gana el colaborador, que trabaja desde un lugar que será conveniente —siguiendo ciertos parámetros y condiciones; y gana la empresa porque al proveer de mejores condiciones laborales, obtienen mayor lealtad y compromiso de su equipo.

Esta es una modalidad de trabajo que puede impactar a muchas profesiones, entre ellas:

• equipos de marketing;

• diseñadores gráficos;

• contadores;

• personal de soporte técnico;

• docentes;

• directivos de empresas;

• responsables de TI.

Y ¿esto quiere decir que dejarán de ir a las oficinas o la base central de la empresa? No, de hecho, muchas organizaciones que aplican el home office lo hacen solo a tiempo parcial; pero con el gran apoyo y resultados positivos que se han obtenido, se hará mucho más común.

Algunos datos del home office

Owl Labs, una empresa que se dedica a crear y comercializar productos y servicios para videoconferencias, realizó una encuesta en 2019 a más de 1,200 trabajadores estadounidenses y obtuvieron datos muy valiosos. Te los presentamos a continuación:

• 62% de los encuestados señalaron que hacen home office a tiempo parcial;

• 25% de las personas en cargos de responsabilidad, como directores, fundadores o CEOs, trabajan remotamente;

• 79% se sienten más productivos y enfocados en su trabajo;

• 83% de los encuestados dicen que son más felices por trabajar desde otro lugar fuera de la oficina.

El trabajo remoto, ya sea en casa, un café, un espacio de coworking, un aeropuerto o cualquier lugar, es un movimiento que, no solo beneficia la productividad del colaborador, también produce una sensación de bienestar en él.

Pero, y en Latinoamérica, ¿cuál es el contexto del home office?

Según Citrix, que ha recabado información sobre el tema a través de entrevistas con trabajadores, nos muestra que durante jornadas de home office el 71% dice que renunciarían a su trabajo si surge la oportunidad de trabajar remotamente, esto debido a que 65% quieren dejar de tener un horario fijo día a día y 56% porque les gustaría equilibrar mejor su vida laboral y personal.

Otros datos de este estudio demuestran que lo que más valora el equipo de trabajo no es su ingreso, por ejemplo:

• el 14% valora más tener un horario flexible;

• el 14% quiere tener oportunidades de crecimiento.

En este contexto, puedes ver que, probablemente, sus colaboradores, empleados y hasta superiores quisieran trabajar desde otro lugar, aunque sea de forma parcial. Pero ¿cuáles son las ventajas para la organización con este movimiento?

¿Qué beneficios trae consigo el home office?

Ya conoces los datos positivos que ha generado el trabajo remoto. Es momento de evidenciar cuáles son aquellas ventajas que podrías alcanzar mediante este esquema de trabajo:

1. Ahorrar tiempo y recursos

La ventaja principal de tener menos empleados —o ninguno— dentro de instalaciones como oficinas, es que los costos asociados a electricidad, agua, gas, internet, renta, entre otros, podrían ser disminuidos o eliminados de tus gastos fijos.

Otro aspecto es la inversión en mobiliario de oficina, dispositivos electrónicos como computadoras, impresoras, teléfonos, entre otros.

Todo esto permite abaratar tus costos generales y, por si fuera poco, tu equipo aprovechará horas que pasaba en el tráfico, para hacer tareas productivas.

2. Poder contratar talento sin importar la ubicación

A muchos les ha pasado que conocen a un profesional perfecto para un puesto, pero vive lejos. Con el home office, esto ya no será un problema.

Es preciso mencionar que para mantener la productividad en el trabajo remoto hay que poner ciertas condiciones y reglas, pero esto permitirá que puedas contratar a profesionales aptos para tus aspiraciones y que trabajen para ti desde cualquier lugar.

3. Aprovechar la tecnología para aumentar la eficiencia

Si tu empresa no está a la par con la transformación digital, con el home office acelerarás ese salto. Trabajar desde distintos puntos implica contar con herramientas y dispositivos tecnológicos de última generación para conseguir mayor productividad.

Herramientas como la firma electrónica para aprobar documentos y acuerdos desde cualquier lugar, aplicaciones de mensajería instantánea como Slack, servicios de almacenamiento en la nube y aplicaciones para videoconferencias son ejemplos que ayudarán a mantenerte cerca a pesar de la distancia.

4. Ganarse la lealtad de los empleados

No hay nada mejor que un equipo comprometido y enfocado con su organización. El hecho de tener el home office como una posibilidad o un incentivo, propiciará una mejor cultura corporativa, más compromiso y lealtad.

Empleados que dejan todo por la empresa, embajadores de tu marca y un público que reconoce tus iniciativas para brindar más estabilidad y bienestar a tu equipo de trabajo, son parte de las ventajas de sumarse al movimiento.

Panorama del home office en México

Ahora bien, es cierto que no en todos los países se vive esta modalidad de trabajo de la misma manera ya sea por las características de su economía o de su gobierno.

Sin embargo, México ha avanzado en los últimos meses para la regulación del home office con el fin de adaptar la economía a las tendencias mundiales. 

De acuerdo con la empresa consultora OCC, se encontraron algunos datos a partir de una encuesta aplicada a lo largo del país, los cuales vale la pena resaltar para comprender el panorama del home office en México para los próximos años: 

1. Datos generacionales

A raíz del incremento de la modalidad de trabajo desde casa, surgen cada vez más análisis sociales y económicos que buscan establecer cuáles son las generaciones más dispuestas a acoger el home office.

Así, se encontró que la Generación X, conformada por las personas nacidas entre 1965 y 1980, son quienes mejor se han adaptado al home office, le siguen los Millennials y en último lugar se encuentran los Centennials, nacidos a partir de 1995 y hasta el 2010.

Es decir, los jóvenes que recién se están incorporando al mercado laboral y a quienes, según el estudio mencionado anteriormente, les ha costado un poco más adaptarse al trabajo desde sus hogares. 

2. Búsqueda de vacantes

Actualmente las personas que se encuentran buscando empleo o que están interesadas en cambiar su actual trabajo, procuran que en la descripción de la oferta se mencione o bien, se les garantice que la labor se puede desarrollar a distancia.

Esto debido a los resultados positivos que tiene este esquema de trabajo en la vida de las personas, posicionando así los términos home office y trabajo desde casa, como dos de las palabras de búsqueda más populares en internet en nuestro país. 

3. Esquema de trabajo preferido en México

Aunque los tiempos que vivimos actualmente cambian con mucha rapidez, los expertos afirman que el esquema de trabajo que prefieren los mexicanos es el mixto.

Con lo anterior, podemos decir que las personas están cómodas asistiendo a las instalaciones de las empresas, sin embargo, también quieren desarrollar sus labores desde casa, algunos días de la semana. Lo cual tiene sentido si pensamos en las ventajas que tiene el home office tanto a nivel personal como para la productividad empresarial. 

Legislación del home office en México

Debido al sustancial incremento de la implementación del home office derivado de la pandemia de COVID-19, los gobiernos del mundo han establecido reglamentos y legislaciones para regular esta modalidad de trabajo.

En México, el 12 de enero de 2020 entró en vigencia la reforma del Artículo 311 de la Ley Federal del Trabajo (boletín 002/2021), la cual regula específicamente el teletrabajo y dispone diversas obligaciones tanto para empleadores como trabajadores.

Primeras consideraciones de la reforma

Las disposiciones establecidas en la modificación del Artículo 311, incluyen a aquellas personas que ejecutan labores profesionales en casa durante al menos el 40% de su tiempo.

La Ley Federal del Trabajo contempla que esta metodología es parte del contrato colectivo. Asimismo manifiesta que la perspectiva de género debe contemplarse para favorecer el equilibrio entre la vida personal y la disponibilidad de las personas en su puesto de trabajo.

Las condiciones de esta relación laboral deben ser establecidas en un convenio, pactado por los interesados y debe contar con un principio de reversibilidad. Lo que significa que, tanto el trabajador como el empleador, pueden determinar su inconveniencia para volver a la dinámica presencial.

Obligaciones de las empresas

Entre las responsabilidades inherentes a las empresas durante el home office están:

• Proporcionar, instalar y responsabilizarse por el mantenimiento de los equipos y dispositivos necesarios para las funciones profesionales, tales como computadoras, sillas, impresoras, entre otros.

• Pagar el salario en la fecha y forma estipulada.

• Asumir los costos inherentes al home office, como servicios de telecomunicación y proporcionar energía eléctrica.

• Generar mecanismos de seguridad de la información y los datos de los trabajadores.

• Respetar el derecho a la desconexión de los trabajadores una vez culminada la jornada laboral.

• Inscribir a los teletrabajadores en el seguro social.

• Promover el equilibrio personal y laboral durante el home office

• Observar la perspectiva de género para conciliar la vida personal y la disponibilidad laboral.

Responsabilidades de los teletrabajadores

Por otra parte, las obligaciones de los empleados durante jornadas de home office son

• Comprometerse con el cuidado y la guarda de los equipos proporcionados por el empleador, materiales y otros útiles.

• Generar comunicaciones oportunas sobre los costos asociados y pactados para el uso de los servicios de telecomunicaciones y el proporcionar de la energía eléctrica durante el home office.

• Seguir las políticas y mecanismos dispuestos de protección de datos y seguridad de la información durante el desempeño de sus funciones profesionales, así como atender a los reglamentos de restricciones de uso y almacenamiento de datos.

Norma Oficial Mexicana 037 del Teletrabajo

Desde el primer trimestre del 2022, en México se está revisando la NOM 037 que tiene que ver con el teletrabajo o trabajo remoto y cuya finalidad es regular las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores durante el home office.

A través de ella se plantea establecer todas las condiciones preventivas y de ciberseguridad, así como filosofías y procesos de trabajo que no solo evitan los riesgos físicos, ergonómicos y psicológicos de los trabajadores, sino que también resguarden los intereses de las empresas.

Esta normativa es una respuesta al vencimiento establecido por la ley de home office en cuanto a la emisión de una legislación que controle y regule esta actividad.

¿Qué establece esta norma?

En síntesis, lo que busca la norma es garantizar el respeto de los derechos de los trabajadores remotos a través de los siguientes puntos:

• Establecimiento de inicio y fin de la jornada laboral.

• Establecimiento de canales de comunicación entre empleador y empleado.

• Implementación de perspectiva de género que facilite la conciliación entre la vida profesional/laboral y la personal.

• Obligatoriedad de las empresas de equipar a los trabajadores de equipos ergonómicos.

• Obligatoriedad de las empresas de mantener y suministrar insumos para las labores del home office.

• Reversibilidad, dándole a las empresas y organizaciones la posibilidad de regresar al trabajo presencial.

¿Cómo hacer que el home office funcione?

Para mantenerse competitivas y estables en el mercado nacional e internacional, en México se han sumado esfuerzos para que la economía del país no se desplome.

Según Forbes, el home office en 2020 el home office creció hasta alcanzar aproximadamente un 68% de trabajadores en esta modalidad.

De esta manera, México es líder en la adopción del home office en América Latina. Sin embargo, con este cambio llegan también grandes desafíos en cuanto a la transformación digital, tema indispensable en las agendas de las empresas para los próximos años, con el fin de seguir siendo rentables y competir en el mercado. 

En ese sentido, te brindaremos algunos consejos de valor para que tu empresa no solo pueda adaptarse rápida y fácilmente al teletrabajo, sino que logre ejecutar sus procesos con total normalidad desde esta metodología.

Gestión y organización

Dentro de una metodología de trabajo donde los integrantes de un equipo no comparten la misma ubicación física, la gestión de los empleados tiende a demostrar sus carencias.

Es muy habitual ver que durante el home office las empresas demuestran su falta de definición de labores y responsabilidades de los empleados, carencia de liderazgo y errores en la coordinación de esfuerzos.

En ese sentido, para evitar este estado y llevarlo al lado opuesto es necesario que cada uno de los talentos conozca a la perfección su rol dentro de la organización y los objetivos específicos y generales de la misma.

Equipamiento de tecnología

La tecnología juega un papel fundamental durante el teletrabajo especialmente en la disponibilización de equipos, recursos y soluciones digitales que permitan el acceso de todos los integrantes, como herramientas en la nube por ejemplo.

Por ello, diseñar un modelo de trabajo basado en herramientas digitales que, funcionan integradamente y no como soluciones independientes, surge como una necesidad esencial para lograr buenos resultados.

Al mismo tiempo, asegurarse de que los empleados cuenten con los dispositivos, softwares y equipos de mobiliario necesario es vital para garantizar su satisfacción, motivación y la generación constante de valor.

Rutinas y responsabilidades

En el trabajo presencial es muy regular ver rutinas diarias establecidas en empresas pequeñas, medianas y grandes. Por lo que resulta fundamental migrar esta cultura al home office.

Por ejemplo, cumplir horarios, organizar las tareas diarias y comunicarse constantemente —sin interferir en el trabajo— es vital para elevar la productividad y evitar la extensión de las jornadas de trabajo.

Del mismo modo, fomentar la autodisciplina y la responsabilidad con los deberes son tareas cruciales para el éxito del home office. Sobre todo teniendo en cuenta la independencia que poseen los empleados y lo sencillo que es distraerse desde casa.

Herramientas para el home office

Aunado a los consejos que brindamos anteriormente, es importante resaltar que el home office al tener una connotación remota requiere de elementos de transformación digital que permitan trabajar desde casa.

Algunas de las más importantes y que deben estar presentes son:

Herramientas de comunicación corporativa

Para empresas pequeñas, medianas y grandes soluciones como WhatsApp o Telegram no son suficientes —ni recomendables— para comunicarse con los empleados.

En ese sentido, incorporar soluciones de comunicación corporativa que permitan realizar videollamadas, chats, videoconferencias y otras funcionalidades se torna indispensable para favorecer la productividad y la coordinación.

Algunos ejemplos son: Slack, Skype, Zoom, Meet, entre otros.

Herramientas de gestión de proyectos

Si se desea un establecimiento claro y transparente de las responsabilidades, avances y resultados de los proyectos durante el home office es necesario contar con una herramienta que visualice y coordine estas iniciativas.

Las soluciones de gestión de proyectos hacen esto, facilitar la organización y designación de tareas, monitorización del progreso y creación de flujos de trabajo que se actualicen en tiempo real y que esté disponible en cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Las principales soluciones en este segmento son: Trello, Asana, Airtable, Basecamp, entre otras.

Herramientas de firmas electrónicas

La creación, revisión y posterior firma de documentos, transacciones y acuerdos de forma remota es una herramienta crucial para llevar a cabo el home office.

Las firmas electrónicas sustituyen por completo las firmas autógrafas o aquellas hechas presencialmente y cuentan con total validez y seguridad para garantizar el flujo de las operaciones y la continuidad de la cadena de valor.

A través de ella múltiples integrantes pueden estar al tanto del estado de los documentos, transacciones y acuerdos, se pueden ejecutar modificaciones en los contratos y, firmarlos electrónicamente para ser procesados.

Herramientas de ofimática

Un recurso indispensable en cualquier proceso corporativo son las soluciones para crear, modificar y diseñar documentos, contratos, hojas de cálculo, presentaciones y otras tareas habituales en la rutina empresarial.

Contar con este tipo de elementos en cada uno de los equipos de los colaboradores garantiza el cumplimiento de las responsabilidades y la correcta utilización de los diseños y modelos preestablecidos de documentos dentro del flujo de trabajo.

Algunas de las principales soluciones son: Microsoft Office, Google Docs, Libreoffice, entre otras.

5 retos del home office a corto plazo

Las empresas han estado poniendo en práctica algunas soluciones que les permitan hacer frente a la evolución acelerada que está viviendo la economía mundial, desde tratar de cumplir al máximo posible las medidas de distanciamiento social, hasta proporcionar horarios flexibles y trabajo remoto.

Ciertamente existen retos estructurales con respecto a la información que deben estar presentes en la planeación estratégica de las compañías: 

1. Facilitar el acceso a la información

Uno de los mayores activos de una compañía es su información, por lo tanto, es indispensable organizarla, procesarla y gestionarla de manera adecuada; y más importante aún en esta época: garantizar el acceso oportuno a la información, por parte de los miembros de la compañía. 

¿Por qué razón? Porque cuando se reducen las interacciones en persona a raíz del home office, se pueden generar demoras que provocan retrocesos en los flujos de trabajo. 

De esta manera uno de los mayores retos para las organizaciones es implementar herramientas que les permitan cumplir de manera eficiente los procesos en cada área. 

2. Garantizar la seguridad de la información

En la prensa, en conferencias e incluso en redes sociales se ha hablado mucho del término seguridad de la información, pues se ha convertido en una prioridad para las empresas y con mayor razón, en tiempos donde reina el trabajo remoto. 

Es entendible que las redes de conexión domésticas no tengan las mismas condiciones de seguridad que las de una oficina, así como los equipos de cómputo y celulares personales. Además, los empleados a menudo utilizan aplicaciones no autorizadas para facilitar su intercambio de archivos. 

Es por estos motivos que las organizaciones tienen el reto de resolver con prontitud la adquisición de herramientas para gestionar la seguridad de la información, que les permitan tener pleno conocimiento del ciclo de vida de los documentos y garantizar la protección de sus operaciones. 

3. Modificación de los contratos

Evidentemente, el cambio de ambiente de trabajo y metodología de empleo tiene repercusiones directas en la forma en que las organizaciones justifican legalmente esos puestos de trabajo. Por ejemplo, reestructurar los procesos de gestión de Recursos Humanos en cuanto a la contratación y modificación de contratos.

Debes considerar que la dinámica laboral durante el home office cambia drásticamente. Por tanto, es crucial dejar por escrito las nuevas condiciones, asentadas en documentos legales que definen el puesto, dentro de las cuales están:

• Equipos y herramientas para ejecutar sus labores proporcionados al colaborador.

• Insumos necesarios para desempeñar funciones.

• Mecanismos de contacto.

• Dinámicas y lineamientos de supervisión.

• Duración de la jornada laboral.

• Distribución de horarios.

• Cantidad de proyectos a ejecutar.

• Características de cada proyecto.

• Condiciones de pagos.

• Medios de pago, entre otros.

A esto se le suma la modificación de los contratos colectivos y los reglamentos laborales. Lo que involucra renegociar con los sindicatos para determinar las nuevas condiciones y establecer las particularidades del nuevo contrato.

4. Pago de servicios

Otro de los desafíos importantes generado por la migración a medios remotos, fue la obligación de cumplir con los pagos de los proporcionales de los servicios eléctricos y de telecomunicaciones.

Esto, evidentemente, genera diversas preguntas dentro de las cuales se destacan:

• ¿Cómo se realiza este pago?

• ¿Cómo se justifica ante las instituciones fiscales estos nuevos costes?

• ¿Cuál es la política de seguridad social en home office?

• ¿Qué tipos de registros son deducibles?

• ¿Cómo se determina la proporcionalidad de la energía eléctrica?

Todo esto conlleva a una responsabilidad y obligación por parte de las organizaciones para proceder con reglamentos y políticas transparentes. Tan específicas que puedan evitar malentendidos, abusos, incumplimientos, disconformidad o que puedan generar disputas legales.

5 . Equilibrar las relaciones laborales

Un elemento fundamental que determinará los resultados en los niveles de productividad y cumplimiento de los plazos de trabajo, será el promover el equilibrio de las relaciones laborales durante el home office.

Todo empleador deberá enfrentarse al reto de proporcionar condiciones de trabajo dignas e igualitarias en cuanto a:

• Remuneración equilibrada.

• Capacitación justa e igualitaria de acuerdo al cargo y a las responsabilidades.

• Formación profesional para aquellos colaboradores que lo ameriten.

• Seguridad social.

• Ascensos igualitarios.

• Perspectiva de género para favorecer la calidad de vida.

De ahora en adelante, la propuesta de valor en el corto plazo, debe estar basada en un análisis integral, la cual considere las necesidades particulares de esta modalidad de trabajo. Con el fin de estimular los valores organizacionales, la retención de talento, el incremento del engagement, así como también brindar condiciones que los mantengan motivados y productivos.

Desventajas del home office y cómo evitarlas

Aunque el home office ha representado una forma de mantener las operaciones en las empresas alrededor del mundo, esta modalidad podría no funcionar ocasionando problemas como:

• Deficiencias en la comunicación y el trabajo en equipo.

• Reducción de la eficiencia por falta de organización.

• Abuso en las jornadas con exceso de trabajo por fuera del horario laboral.

• Altos niveles de estrés, debido a que algunos jefes esperan que los colaboradores estén siempre disponibles. 

• Desventajas en cuanto a oportunidades, en comparación con los empleados presenciales. 

¿Cómo darles solución a estos inconvenientes?

Finalmente, para que el home office no se convierta en un dolor de cabeza que lleve a pérdidas a las empresas, sigue estas recomendaciones para sacarle el mejor provecho al trabajo remoto.

• Hacer uso de aplicaciones de videoconferencia que sean estables. 

• Realizar pruebas antes de cada reunión para evitar pérdidas de tiempo y atención de las personas. 

• Implementar software de ventas que permitan completar transacciones desde cualquier lugar. 

• Mantener una comunicación constante con cada miembro del equipo para mapear posibles soluciones a los inconvenientes que pudieran tener para llevar a cabo su trabajo. 

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