Digital workplace: ¿qué es y para qué sirve?

Publicado el 26 de Noviembre de 2020, actualizado el 13 de Diciembre de 2022

El método de trabajo digital inteligente fomenta un flujo de comunicación unificado intra e interempresarial indispensable, el cual promueve mayores índices de productividad y hace más rentable el trabajo en la oficina o el home office. De hecho, los workplaces digitales significan una revolución dentro de la estructura empresarial.

Estos espacios buscan convertir todos los procedimientos manuales en tecnológicos, fomentando la implementación de software de automatización e inteligencia artificial (IA), entre otras herramientas. De esta forma, el personal puede desempeñar sus labores en cualquier lugar.

¿Quieres saber qué es un digital workplace, cuál es su importancia y cómo crear uno propio?

¡Sigue leyendo y toma nota!

¿Qué es un digital workplace?

Un digital workplace es un espacio físico de trabajo que ha evolucionado gracias a la transformación digital. Las empresas disponen de oficinas cada vez más modernas, con espacios abiertos para mejorar el ambiente laboral e integrarse a nuevos procesos tecnológicos.

Gracias al Big Data, todos los datos de la empresa son almacenados y analizados por el personal autorizado con la finalidad de identificar nuevas oportunidades de negocio o buscar errores que puedan ser subsanados.

En otras palabras, un digital workplace busca identificar más y mejores negocios de forma inteligente, aumentar la eficiencia de las operaciones, generar un mayor margen de ganancias y mantener contentos tanto al trabajador como al cliente.

Beneficios de un digital workplace para las empresas

Como lo anticipamos, los digital workplaces mejoran la comunicación, el acceso al conocimiento y la colaboración, a la vez que impulsan el rendimiento en los procesos productivos. Esto implica una gran ventaja para el home office, ya que incrementa la eficiencia aun en tiempos de pandemia.

En efecto, grandes empresas como Amazon o Mercado Libre aumentaron sus márgenes de ganancia debido a una exitosa disposición tecnológica.

A continuación, te explicaremos 3 beneficios de contar con un digital workplace.

Mejora la comunicación

Gracias a la incorporación de procesos tecnológicos, estos espacios habilitan el acceso a toda la información de la empresa de forma unificada mediante diversos formatos, utilizando para ello recursos visuales e interactivos.

Como consecuencia de ello, la comunicación pasa a ser bidireccional, permitiéndoles a los intervinientes comentar contenidos, expresar sus opiniones o compartir el contenido.

Asimismo, es posible crear y editar contenidos con softwares sencillos e intuitivos, categorizar y segmentar los datos por público objetivo y reducir los tiempos de respuesta.

Aumenta la colaboración

Existen plataformas, como Google Meet o Zoom, que crean espacios digitales de trabajo a los que pueden conectarse todos los empleados. Esto significa estar frente a una red social corporativa que potencia la colaboración, la comunicación y el trabajo transversal para compartir puntos de vista, resultados, evaluaciones e iniciativas de proyectos, entre muchísimas otras actividades.

Además, hay plataformas digitales que incluyen funcionalidades cocreativas para invertir en proyectos de innovación, como, por ejemplo, el crowdfunding.

Conocimiento compartido

Una de las características principales de los digital workplaces es la facilidad de acceso a los contenidos corporativos: las plataformas son centros de conocimiento político, legal, documentación departamental, plantillas y otros archivos.

Por supuesto, esta facilidad de acceso representa un conocimiento que puede ser distribuido de manera eficiente, pudiendo no solo ver datos relevantes de manera rápida, sino también conectar con expertos internos, ya sea por departamentos o ubicados en otras dependencias para resolver conflictos operativos.

De igual manera, la inteligencia artificial ayuda en el aprendizaje continuo y automatizado de las empresas y sus colaboradores.

Dentro de la IA se encuentra el machine learning, el cual consiste en el aprendizaje automático de las máquinas sin ser expresamente programadas para ello. Aprovechar esta utilidad hará que la búsqueda interna de información sea más avanzada y certera debido al reconocimiento exitoso de los patrones.

¿Cómo poner en marcha tu propio digital workplace?

Si quieres organizar tus procesos para que tu organización entre en la era 4.0, entonces tienes que:

1. Plantear objetivos

Primero que todo, define qué quieres lograr con la implementación.

Para ello, debes comprender que esta tendencia es útil para todos los empleados, pues permite que se adapten con rapidez y evita los obstáculos de acceso a las nuevas tecnologías.

2. Determinar una estructura flexible y escalable

Este tipo de workplace debe ser de fácil aplicación y escalable. Es decir, cuando sea necesario ampliar capacidades o añadir nuevas herramientas digitales, lo primordial es que pueda hacerse rápidamente.

3. Cuidar de tus colaboradores

Integra a los trabajadores en este proceso, ya sea de cara a su puesto de trabajo o en el funcionamiento de toda la organización.

Así, todos los departamentos colaborarán con la implementación del digital workplace y cada persona estará capacitada para manejar los sistemas y protocolos en favor de una comunicación efectiva.

No olvides escuchar sus opiniones e ideas —y tenerlas en cuenta— para la planificación estratégica, pues seguramente te serán de gran ayuda.

4. Establecer la seguridad del proceso

El cambio puede generar incertidumbre en el ambiente laboral, por eso, asegúrate de respetar la privacidad de datos tanto personales como laborales.

Para ello, implementa un protocolo de confidencialidad bilateral, es decir, no solo para que los datos no caigan en manos de quien no esté autorizado, sino también para que la compañía no sea multada por omitir normativas de seguridad de datos.

Además, deberías blindar tus sistemas para prevenir accesos no deseados a la información.

5. Elegir bien las tecnologías aplicables

Completados los 4 pasos anteriores, llega el momento de decidir cuáles serán las tecnologías a implementar y cómo hacerlo. Pero ¿cómo iniciar y con cuál?

La respuesta dependerá de las falencias procedimentales encontradas en el proceso:

• ¿Quieres agilizar procesos y hacerlos más económicos? Contrata, por ejemplo, un servicio de firma electrónica.

• ¿Quieres mejorar la experiencia del cliente? Invierte en un software denominado Customer Relationship Management (CRM).

• ¿Quieres mejorar los procesos internos? Contrata diversos programas para mejorar la productividad, como Skype, Trello, Google Analytics y EffiWork, entre otros, y comienza a capacitar a tus colaboradores.

Como ves, un digital workplace es fundamental para mejorar los procesos de producción, reducir los tiempos de respuesta de cara al cliente y entre departamentos, mejorar el flujo de información y fomentar la evolución de la organización al hacer frente al proceso de globalización optimizando su competitividad en el mercado.

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