¿Qué es la transformación digital y en qué te puede ayudar?

 Publicado el 13 de febrero de 2020. Actualizado el 20 de agosto de 2020.

La transformación digital ya es un hecho, lo aceptemos o no. La mayoría de procesos, trámites, transacciones, actividades y comportamientos que tenemos en nuestra vida personal, laboral, de negocios, diplomáticas, entre otros, están digitalizados. Y los que aún no están... ¡están en camino!

Por eso, en este contenido te vamos a contar todo lo que debes saber para que no entres tarde en ella.

La digitalización ha traído múltiples beneficios hacia nuestra evolución a nivel comercial, humano, educativo, social, profesional y mucho más. Por eso es una necesidad para la mayoría de giros. Sin embargo, no debe confundirse con ser un proceso sencillo o fácil de hacer.

Existe actualmente un desconocimiento generalizado de lo que es y lo que gira entorno a este concepto. Para que puedas tener información de primera a la mano, creamos este material, donde te presentaremos los temas principales para que estés al tanto de todo lo que tiene que ver con esta metodología.

El contenido abordará:

• ¿Qué es la transformación digital?

• La importancia de la transformación digital

• Las ventajas inherentes a la transformación digital

• Las principales fases para implementarla en las empresas

• ¿Qué debes tomar en cuenta para adoptar la transformación digital?

• ¿Cómo se aplica la transformación digital en las empresas?

• Conclusión

Ahora bien, sin más preámbulo, ¡comencemos!

¿Qué es la transformación digital?

En primer lugar, es importante señalar que muchos expertos difieren en la definición exacta de este concepto. Sin embargo, aquí te diremos de manera resumida y homogénea uno que es más aceptado por la mayoría.

La transformación digital es el compendio e la integración de tecnologías nuevas e innovadoras, en múltiples áreas de una organización, para cambiar y mejorar la manera en que funciona.

Su objetivo principal es optimizar los procesos, los recursos, acelerar los resultados y ofrecer un valor añadido que le permita ser más competitiva en su mercado.

No debe confundirse la transformación digital con la digitalización de las herramientas de trabajo, por ejemplo, como comprar nuevas computadoras o un router más veloz.

Esta metodología implica crear e implementar un cambio en la mentalidad y la cultura organizacional y empresarial dentro de un negocio. Es, precisamente, una apuesta hacia nuevos métodos futuristas, que mejoren las condiciones dentro de la empresa y potencien los resultados.

Como lo dijimos, esto puede ser aplicado en cualquier área o etapa en una organización. Sin embargo, requiere de un arduo examen y análisis, en cada sector. Así como también sobre las habilidades de los colaboradores, discusiones de la junta directiva, relación con los clientes y proveedores, y más.

La transformación digital ayuda a las empresas a mantenerse competitivas y a seguir el ritmo de las demandas de sus clientes. Además, en el mediano y largo plazo, esta metodología produce suficientes dividendos como para que sea más que lógico incorporarla a la empresa.

Importancia de la transformación digital

Conservar la competitividad en mercados tan globalizados y en constante cambio, ya habla de la capacidad de la organización para adaptarse velozmente a las necesidades del sector.

Las empresas que adoptan rápidamente esta metodología y se enfocan en darle a sus clientes mejores experiencias a través de múltiples canales, tendrán una ventaja sobre las demás.

Asimismo, la transformación digital produce un impacto positivo en cada área de una organización, por ejemplo:

I. Relación con los clientes

Hoy, los clientes tienen más poder que nunca. Lo que significa que tener productos y servicios de alta calidad y mejor precio ya no es suficiente. Ellos necesitan interacciones y experiencias satisfactorias para formar un vínculo con una marca.

A través de procesos, herramientas e interfaces digitales, que sean intuitivos, rápidos y fáciles de usar, los usuarios pueden ejecutar transacciones de manera sencilla y con la sensación de que están siendo tomados en cuenta.

II. Optimización de los procesos

Sin capacidades operacionales de alto nivel es casi imposible entregar una experiencia al usuario que sea satisfactoria. La transformación digital ha permitido que las empresas puedan ejecutar sus procesos, tanto de producción, administración, gestión, marketing y ventas, de manera simplificada y automatizada.

De esta manera una organización es capaz de brindarle a sus clientes, empleados, miembros y proveedores, procesos digitalizados para generar eficiencia en cada departamento.

III. Relación y procesos con los colaboradores

No se trata únicamente de darle a tu fuerza laboral una amplia gama de herramientas y tecnologías para acelerar sus tareas. También tiene que ver con crearle una experiencia sencilla de trabajo, que les dé una sensación más satisfactoria y puedan agregar más valor a lo que hacen.

La transformación digital no sólo tiene que ver con contar con tecnologías en cada departamento. Trata sobre ayudar a cada etapa de la organización con herramientas que faciliten su diseño, creación implementación y, por supuesto, sus resultados.

Ventajas inherentes a la transformación digital

La velocidad es la nueva moneda de los negocios. Las organizaciones de hoy en día tienen que ser rápidas a la hora de atender las necesidades y cumplir las expectativas del cliente. Una empresa digitalmente transformada tiene algunas capacidades y ventajas sobre sus competidores que no lo han hecho.

Pero, ¿sabes cuáles son? A continuación, te enseñamos.

I. Nuevas oportunidades de negocio

La digitalización acerca a las compañías a sectores y mercados a los cuales no se puede tener acceso de manera tradicional. El surgimiento y la aceptación de los e-commerce ha transformado la manera en cómo se comercian los productos y servicios.

Ya no es necesario tener presencia física para entrar dentro del mercado de otro país o región. Lo cual ha democratizado las oportunidades de negocio para pequeños y medianos empresarios.

II. Empresas más saludables

La adaptabilidad es parte de la vida misma. Los seres vivos tienen que acondicionarse a las nuevas reglas de la naturaleza para sobrevivir. Pasa lo mismo con las empresas y el entorno digital.

Las nuevas tecnologías han venido para quedarse y la actualización de los procesos y operaciones tiene que darse o te puedes arriesgar a la extinción.

La transformación digital les permite a las empresas estar al día con el entorno cultural, social y empresarial, para seguir su ritmo y favorecer la continuidad del negocio.

III. Abarata los costes

La optimización de los procesos y procedimientos internos en cada área de la empresa, genera un ahorro de tiempo considerable.

Además, poder prescindir de algunas tareas da como resultado la menor utilización de recursos, transporte y otras variables.

IV. Atrae personal capacitado

Los profesionales de hoy en día entienden el espectro digital a la perfección. Si tu empresa es capaz de ofrecerles un ambiente transformado digitalmente, seguro estarán tentados a formar parte para explotar sus capacidades y aplicar lo que saben.

Las empresas que deciden no actualizarse corren el riesgo de ser menospreciadas por el grueso de la fuerza laboral que busca condiciones de trabajo que se adapten a las necesidades y retos del mercado.

V. Mejora la comunicación con los clientes

Tener presencia de entornos y procesos digitales te acerca mucho más al cliente y a lo que estos están pensando de tu empresa.

Las organizaciones que usan estas herramientas para crear y ampliar canales de comunicación, facilitan el entendimiento con su audiencia y base de clientes. Lo que provoca que sea más fácil entender sus necesidades y opiniones.

Como ves, la transformación digital produce cambios de paradigmas que resultan significativos para cualquier empresa, sin importar el giro donde se encuentre. A partir de las diferencias entre las industrias, se pueden encontrar aún más ventajas de adoptar procesos y procedimientos digitales.

Principales fases para implementarla en las empresas

Es importante señalar que la transformación digital no tiene que darse, necesariamente, en un mismo proceso en todas las áreas de una empresa. Puede concebirse poco a poco, acorde a las necesidades y capacidades de la organización.

Ahora bien, esta metodología está apoyada en cuatro pilares: experiencia del cliente, cultura organizacional, cultural empresarial y todo impulsado por la tecnología. Esto, implementado a su vez, a través de 3 procesos:

I. Salir de la zona de confort

Esto quizá sea el primer obstáculo que enfrentes a la hora de implementar la transformación digital en una organización, ya que es posible que sus miembros estén acostumbrados a una rutina de procesos y tareas.

El miedo al cambio puede producir que empresas pierdan terreno frente a pequeños emprendimientos y negocios que sí apuesten por la digitalización. Y eso es evidente cuando una marca empieza a generar clientes y conversaciones.

Los usuarios resuelven sus problemas en línea, satisfacen dudas y buscan los productos y servicios que necesitan en Internet.

¡Es momento de abandonar la zona cómoda e ir tras la actualización!

II. Capacitar en competencias digitales al equipo

El nuevo paradigma requiere de personal y miembros capaces de generar ideas, procesos, propuestas y soluciones de manera creativa e innovadora, y esto solo es posible al formarse en habilidades digitales.

Debes tener en cuenta las siguientes:

• Autoaprendizaje;

• Orientación al cliente;

• Comunicación efectiva, es decir, eficaz, clara y precisa, con clientes, proveedores y compañeros;

• Destrezas para trabajar en equipos multidisciplinarios en la consecución de objetivos específicos.

Entonces, es necesario educar y formar aquellos miembros que puedan agregar valor a tu cadena de producción. Esto también hará que tengas recursos humanos con ambición y ganas de superarse a sí mismos.

III. Crear estrategias y procesos digitales

Tu modelo de negocio debe girar entorno a la experiencia del cliente, utilizando herramientas y procedimientos digitales. Adoptar nuevas tecnologías es el primer paso para la transformación digital, por ejemplo, softwares que diseñen, tracen y ejecuten la estrategia digital y que aprovechen cada departamento para acelerar los resultados.

Además, el diseño de un mapa del ciclo de vida del cliente, medición de resultados, identificación y corrección de errores y, la planificación mirando al futuro de la compañía, son algunos de los procesos que puedes empezar a generar gracias a datos obtenidos por herramientas de análisis.

La transformación digital no es un objetivo, es un proceso que toma tiempo, dedicación, actitud abierta a los cambios, colaboración y mucha planificación. Las nuevas oportunidades que brinda la digitalización están ahí, pero hay que saber aprovecharlas.

¿Qué tecnologías debes tomar en cuenta para adoptar la transformación digital?

Para empezar a implementarla, más allá de la planificación y la capacitación de los colaboradores, existen una serie de elementos que son necesarios explorar. ¡Aquí te los mostramos!

I. Servicios en la nube

La ciberseguridad y la pérdida de datos son algunos de los principales retos a los cuales se enfrenta una empresa cuando empieza su transformación digital.

Los servicios en la nube son todas aquellas aplicaciones, herramientas y disponibilidades informáticas que se ofrecen sin tener que ser instaladas, física o virtualmente, dentro de la empresa. Es decir, una compañía es proveedora de tal servicio y todo es alojado dentro de su infraestructura.

Antes de empezar a utilizar servicios de cloud computing es fundamental seguir estos consejos:

1. Hacer un análisis interno de necesidades de tu organización.

2. Identificar el o los objetivos que se desean conseguir.

3. Analizar el costo y hacer comparaciones con otras empresas que brindan el servicio.

4. Implementarla y realizar un seguimiento del proceso y sus resultados.

Existen cientos de herramientas y funcionalidades que pueden ser obtenidas a través de la nube. Es importante que realices un estudio para determinar cuál es el servicio más adecuado para tu negocio.

II. Big Data

Este proceso permite recopilar de manera acelerada y masiva, datos que sirven para conocer determinados puntos de tu empresa o de tu mercado. Por ejemplo, tendencias, reputación, necesidades del público, conversaciones en redes sociales y mucho más.

La información que se obtiene a través del Big Data puede darte una ventaja competitiva sobre aquellas empresas que ofrezcan servicios similares a ti. Lo cual, con planificación y estrategias, puede resultar en rentabilidad para tu organización.

III. Firmas electrónicas

Cuando hablamos de ciberseguridad y aceleración de los procesos, la firma electrónica surge como una herramienta que le brinda a las empresas un sistema cifrado de información para aprobar documentos, firmar acuerdos, aceptar transacciones, entre otros.

Este sistema presente dentro de la transformación digital, se adapta a las necesidades de cada usuario y que permite tener control de cada decisión dentro de su empresa sin importar el lugar donde se encuentre.

La firma electrónica es un término que representa el tipo de autenticación que sustituye, precisamente, a la firma autógrafa, es decir, la que es escrita con puño y letra. Es una manera más simple de autenticar un documento, sin tener que estar presente en el sitio. Lo que acelera los procesos y, aún así, protege cada activo y procedimiento de tu compañía.

Estos son solo algunos de los servicios y términos que debes tener en cuenta a la hora de implementar la transformación digital en tu organización. De acuerdo a las necesidades que tengas y, por supuesto, la capacidad con la que cuentes, puedes ir adoptando la que más productividad pueda darte.

¿Cómo se aplica la transformación digital en las empresas?

Como ya lo hemos dicho, la transformación digital no es una receta, sino un proceso que se va ejecutando paulatinamente hacia cada departamento. Por esta razón, para aplicarla, te daremos algunos consejos de acuerdo al sector donde vaya a ser implementada.

I. Recursos Humanos

El departamento de recursos humanos es uno de los que más trámites y tareas realiza en una organización. Por eso, sumar herramientas que digitalicen y automaticen los procesos son de gran ayuda para aligerar la carga de trabajo.

Se puede aplicar, por ejemplo:

• Asistentes virtuales: herramientas de automatización para el servicio al empleado. Estos chatbots han surgido como una respuesta para ahorrar dinero en personal humano, y permitiendo así responder de manera rápida y personalizada a las necesidades de tus colaboradores.

• Machine Learning: inteligencia de datos que permite analizar información para la toma de decisiones. Procura incorporarlos en los procesos de selección para definir los mejores perfiles de contratación según las necesidades de la empresa.

• Employee Centricity: un contexto donde las organizaciones toman en cuenta a sus empleados como piezas claves para adaptarse a los requerimientos de los clientes. La experiencia del empleado se puede utilizar en los recursos humanos con el fin de brindar respuestas a las necesidades de los colaboradores de hoy en día.

La digitalización es buena manera de alinear los procesos de selección, servicio y experiencia del empleado en aras de adoptar la transformación digital.

Ventas

Los consumidores demandan etapas de ventas que sean fáciles, ágiles y que los permita fidelizarse. Usando estos métodos podrías lograrlo:

• Redes sociales: tener presencia y actividad dentro de las plataformas sociales, de forma sistematizada, pero a la vez, personal y humanizada, puede ayudarte a crear vínculos de valor con tu audiencia y/o clientes.

• Relaciones duraderas y de valor: establecer una conexión real con tus clientes es la mejor manera de retenerlos y hacerlos volver. Un departamento de ventas que estudie los datos específicos de sus clientes y tenga un proceso de análisis que les brinden mediciones sobre sus necesidades, comportamientos e intereses, es una manera efectiva de ofrecerles más valor por su dinero y atención.

• Compartir información en línea: mucho de lo que compran los clientes en físico, ya ha sido estudiado por ellos en lo digital. Este nuevo comportamiento indica que las empresas deben plantearse nuevos métodos de informar al cliente a través de Internet y ayudarlo en su toma de decisión para atraerlo hacia sus productos y servicios.

¡Potencia tus ventas con las nuevas tecnologías!

Contabilidad

Como último ejemplo, usaremos uno de los más complejos e importantes dentro de las empresas: el departamento de contabilidad.

La transformación digital en esta área no solo se trata del manejo digital de los datos, sino de usarlos para generar valor e información relevante para tomar decisiones eficientes.

• Automatización en procesos de gastos: utilizar herramientas de análisis para encontrar proveedores con reputación en una zona determinada, comparar precios y hacer estudios de propuestas, utilizando inteligencia artificial y Machine Learning.

• Auditoría móvil: llevar control y manejo del inventario desde cualquier parte, ya es posible gracias a la transformación digital. Que un dueño, encargado o gerente pueda acceder y revisar en tiempo real el movimiento y disponibilidad de mercancía es un proceso que puede acelerar la toma de decisiones y generar mayor rentabilidad.

• Big Data para las finanzas: capturar e integrar todos los datos contables actuales e históricos de la organización para identificar patrones, medir resultados, prever obstáculos y solucionar problemas ya es posible gracias a la digitalización. Solo es cuestión de buscar las mejores herramientas de análisis, y a aquellos profesionales capaces de interpretar dichos datos.

¡No más errores de dedo!

¡No te quedes atrás!

La transformación digital es más que una novedad en este momento. Ya se ha convertido en una normalidad dentro de los procesos de producción, gestión, administración, marketing, relaciones públicas y mucho más allá.

Cuando una empresa tiene tiempo en el mercado y aún no se ha adaptado a los nuevos paradigmas, le puede tomar un tiempo estabilizar sus procesos de manera que empiece a generar resultados palpables y visibles, pero eso es natural en cada proceso de cambio.

Lo más importante dentro de la transformación digital es que se vea como un proceso constante, de múltiples aristas y con muchas opciones que pueden funcionar si se toma el tiempo de estudiarse e implementarse dentro de la organización.

Es clave tener en cuenta que no hay atajos cuando se habla de digitalización. No puedes pasar de tener procesos llevados por humanos, a colapsarlos en un conjunto de procedimientos digitales de la noche a la mañana.

A medida que una organización avanza en este camino, mucho sobre el modelo de negocio deberá cambiar para que toda la adaptación pueda darse de manera exitosa. Es importante que recuerdes que aceptar el cambio es precisamente lo indicado para este momento. Evolucionar es lo que necesitan todos.

En este mundo lleno de datos, cualquier empresa u organización tiene al alcance suficiente información para alcanzar las expectativas de sus clientes, colaboradores y proveedores. Por lo tanto, no evocarse hacia la transformación digital puede parecer suicidio empresarial, entregando su destino al fracaso.

Ahora que ya sabes de qué se trata la transformación digital en una organización, veamos qué relación e importancia tiene con respecto al panorama latinoamericano. 

Los desafíos que enfrenta la transformación digital 

Recordemos que no se trata de aplicar un montón de tecnologías por el simple hecho de que la tendencia así lo dicta.

Es más complejo que eso y requiere un compromiso hacia el cambio y el entendimiento del porqué la empresa lo necesita para continuar vigente en su mercado, cualquiera que este sea. 

Por su parte, es entendible que a las empresas tradicionales les cueste un poco adaptarse y cambiar rápidamente el modelo de operaciones al cual vienen acostumbrados desde hace décadas.

Sin embargo, el riesgo que corren las empresas que están atrapadas en el miedo al cambio es ser “absorbidas” o ser reemplazadas por los nuevos negocios nativos digitales. 

El mayor reto

Con este escenario, vale la pena volver sobre el concepto de cambio de mentalidad y cultura organizacional que se mencionó al inicio de este texto. ¿Por qué? Más allá de implementar nuevas tecnologías para los procesos, el reto mayor está en transformar uno de los más grandes activos de una organización. 

Sí, tal y como lo pensaste, las personas que conforman una organización, sin importar el tamaño de esta o su valor comercial, son el motor de la misma. Porque, ¿de qué servirían un montón de ideas si no hay quien las ejecute, les dé vida y las transforme?

Así mismo, como las personas plasman sus creencias, ideas, metas, anhelos y miedos en el ADN de la empresa, se convierte en un reto que va más allá de la inversión en infraestructura tecnológica para entrar en los terrenos de lo personal. 

Los miembros de una organización a cualquier nivel, ponen gran parte de su tiempo y su vida para el funcionamiento de los proyectos, por tal razón, cualquier idea que pudiera amenazar esa estabilidad que han ganado con esfuerzo, podría ser rechazada si no se comunica de la manera adecuada. 

Consejos para seguir el proceso con tu equipo

Si eres quien tiene la tarea de promover la transformación digital en tu organización, aquí hay algunos consejos que resultan útiles al momento de abordar el cambio en una empresa acostumbrada a un paradigma tradicional:

1. Diseña un paso a paso.

2. Asesórate con expertos durante todas las etapas del proceso de cambio.

3. Involucra a todas las áreas y niveles, sin excepción.

4. Comparte los retos y oportunidades que tiene cada área, hazles saber que su aporte es importante para lograrlo. 

5. De igual manera, utiliza un lenguaje y recursos que cada área pueda entender.

Este cambio es de naturaleza estructural, por lo tanto, no es conveniente que sea abrupto, sin embargo, necesita ser continuo y, sobre todo, se necesita el compromiso de cada individuo involucrado en la organización. 

Ahora bien, existen otros aspectos igualmente importantes que permiten que el proceso de transformación digital se sostenga en el tiempo: 

1. Talento digital: Dentro de la organización se debe encontrar personal con un alto perfil digital y también permitir el ingreso de nuevos miembros que aporten en las áreas de mayor responsabilidad. 

2. Potenciar la labor de transformación digital: Al ser un proceso en constante movimiento, debe estar alimentado con capacitación y actualización constante, para promover la retención del personal que lidera este cambio. 

3. Inversión continua: para afrontar los retos cambiantes del mercado, es necesario que las empresas visualicen las oportunidades a las que pueden acceder en el futuro e inviertan en ellas. 

Pilares en tecnología en Latinoamérica

Seguramente has escuchado en repetidas ocasiones, que Chile y México son los países que llevan la delantera en desarrollo tecnológico en nuestra región. A estos le siguen Colombia, Brasil y Argentina. Pero, ¿te has preguntado qué impacto tiene esto en la transformación digital latinoamericana? 

Muchas empresas eligen estos países para consolidarse y crecer, lo cual, aunado al surgimiento de miles de startups y la inversión extranjera, hace aún más fuerte el panorama de la Business Digital Transformation o como la conocemos en español, la transformación digital. 

Aunque diversas compañías latinoamericanas han incorporado prácticas de innovación y agilidad, dirección estratégica, mejoramiento continuo de la productividad y la adaptabilidad y el enfoque en las demandas del cliente, todavía falta mucho camino por recorrer. 

Esta transformación está sucediendo solo en un porcentaje menor al 30% de los grandes corporativos en México y a su vez, los otros países aún están lejos de sumarse al cambio tecnológico y sobre todo al cambio de mentalidad, el cual es el motor para que una transformación digital sea exitosa en una empresa y pueda representar un impacto en el país. 

Entonces, ¿cuál es el panorama latinoamericano para la transformación digital?

Que el desarrollo tecnológico se concentre en México y Chile por ahora, no quiere decir que la región esté rezagada. Por el contrario, existe un gran reto para digitalizar tanto a las compañías que han estado en el mercado por años, como a las que apenas están surgiendo. 

Parafraseando un poco el dicho popular que reza: donde aún está todo por hacer, es donde más oportunidades podemos encontrar. 

Ahora, podemos decir que el reto latinoamericano es fomentar, a través de unión de la educación con el sector empresarial, la mentalidad de transformación digital.

De esta forma los nuevos profesionales y empresarios podrán hacer que sus proyectos se basen en un paradigma digital sostenible para la economía del país. 

La base es la tercera plataforma

Con este cambio al paradigma digital, las plataformas de servicios como Airbnb nos han marcado la pauta para replicar este modelo en otros nichos como los restaurantes, servicios de paquetería o la economía del conocimiento. 

De este modo, podemos esperar que en los próximos años la región latinoamericana invierta en TI para sustentar estos servicios basados en la llamada “tercera plataforma” la cual incluye movilidad, almacenamiento y servicios en la nube, y Big Data_._ 

Finalmente, ahora que ya conoces cuál es el propósito real de la transformación digital y los retos que tenemos en Latinoamérica, estamos seguros de que no volverás a ver con los mismos ojos a las organizaciones que aún piensan que es un tema opcional del cual pueden pasar de largo y continuar con su operación como de costumbre. 

¿Crees que ya estás listo para dar el paso definitivo hacia la tecnología y los nuevos paradigmas digitales? Si es así, queremos brindarte la oportunidad de hacer contacto directo con nuestro departamento de ventas, para que ellos te respondan todas las dudas que tengas y te guíen hacia la dirección que estás buscando en tu empresa.