8 herramientas de gestión empresarial eficaces

La implementación de herramientas de gestión empresarial eficaces es uno de los aspectos fundamentales de la transformación digital en las organizaciones, ya que facilitan la optimización de procesos y la reducción de costos.

De la misma forma, contar con herramientas de gestión empresarial favorece la toma de decisiones, el análisis de datos en tiempo real, la integración entre los departamentos de la compañía y la respuesta oportuna a los cambios del mercado.

Gracias al uso de este tipo de recursos, las organizaciones pueden consolidar su posición frente a la competencia, impulsar la consecución de objetivos estratégicos y aumentar la productividad.

Sigue leyendo y conocer 8 ejemplos de este tipo de herramientas que puedes implementar.

8 herramientas de gestión digital eficaces

Existe una gran variedad de herramientas de gestión empresarial que es posible utilizar tanto para agilizar procesos internos como para mejorar la experiencia del cliente, entre ellas destacan:

1. Software de gestión de proyectos

Se trata de una herramienta informática que permite a los equipos de trabajo planificar, administrar y asignar tareas, monitorizar el flujo de actividades y hacer un seguimiento eficiente de todas las partes de un proyecto, así como su nivel de avance. 

Con el software de gestión de proyectos, los usuarios tienen la oportunidad de colaborar en el ambiente digital, compartir información, cumplir plazos establecidos o solicitar extensiones, crear listas de verificación y ajustarse al presupuesto.

Esta herramienta se integra con facilidad a otros sistemas, facilita la automatización de tareas y genera plantillas de proyectos e informes periódicos, además de ofrecer opciones de seguridad y privacidad.

Asana, Jira, Trello y Notion son algunos de los softwares de gestión de proyectos más utilizados en la actualidad, con opciones gratis, de pago y bussiness, adaptados a las necesidades de los diferentes tipos de usuarios.

2. Software de gestión de Recursos Humanos

Como un excelente aliado para la gestión de personal, este software está preparado para ejecutar tareas simples, como el control de horario (remoto y presencial), pero también realiza actividades de mayor complejidad, por ejemplo:

• contratación;

• administración de nómina;

• generación de informes de desempeño; 

• registro del estado de los empleados (activo, de vacaciones, reposo médico, en formación, teletrabajo, viaje corporativo).

3. CRM

El CRM o Customer Relationship Management es un programa usado para gestionar las relaciones con clientes, e incluso proveedores, a partir de la creación de una base de datos con referencias de interés sobre ambos grupos.

En esta herramienta, los usuarios autorizados encontrarán información de contacto de proveedores y clientes (habituales y potenciales), preferencias, historial de compras y registro de interacciones positivas y negativas.

Los datos recopilados por el CRM resultan esenciales para desarrollar estrategias de marketing digital para PYMES, pues permiten definir con precisión el perfil del cliente ideal, mejorar la segmentación, monitorizar el proceso de compra y ofrecer una experiencia personalizada. 

4. CLM

Conocido como Contract Lifecycle Management, el CLM es un software diseñado para optimizar los procesos relacionados con el manejo de los contratos de una empresa: solicitud, creación, aprobación, ejecución, renovación y seguimiento.

Un ejemplo de esta tecnología es el programa para la gestión del ciclo de vida de los contratos: Docusign CLM. Este tiene capacidad de automatizar la elaboración de contratos, personalizar acuerdos y facilitar la colaboración del equipo responsable.

Docusign CLM captura datos de sistemas CRM, como Salesforce, para completar campos de información automáticamente. Asimismo, establece reglas condicionales para contratos y genera una biblioteca de cláusulas preaprobadas.  

Al simplificar el proceso de revisión interna, Docusign CLM promueve el ahorro del tiempo para tu equipo legal, a la vez que elimina obstáculos en el flujo de trabajo integrándose con otras herramientas digitales.

5. Firmas electrónicas

Sin duda, una de las herramientas de gestión empresarial que acelera el flujo de trabajo es la firma electrónica: un sistema de autenticación digital que sustituye la tradicional firma manuscrita y posee la misma validez legal.

Acuerdos de confidencialidad, órdenes de compra y contratos de proveedores, entre otros documentos de uso frecuente, pueden ser suscritos con firmas electrónicas, ahorrando tiempo y recursos a las empresas y sus colaboradores.

La solución digital Docusign eSignature es una muestra de cómo las firmas electrónicas están ganando cada vez mayor aceptación en el ambiente corporativo como medio para aumentar la eficiencia y reducir costos. 

Docusign eSignature permite configurar flujos de trabajo, compartir plantillas y comentarios entre colaboradores e integrarse con aplicaciones como Salesforce, Microsoft, Zoom y Google, sin poner en riesgo la confidencialidad de los datos.

De hecho, Docusign eSignature ofrece controles de seguridad, detección de amenazas, identificación mejorada del firmante, rastreo de actividad y notificaciones por mensajes de texto (SMS) para mayor tranquilidad de los usuarios. 

6. ERP

EL ERP o Enterprise Resource Planning es el sistema de gestión empresarial por excelencia, dado que unifica los diferentes softwares utilizados para automatizar procesos en todas las áreas de la compañía. 

Como solución digital, los ERP simplifican los procesos al agrupar información de distintas fuentes en una única área de trabajo, otorgando mayor control al usuario y facilitando actividades de seguimiento y auditoría.

Igualmente, estos sistemas impulsan la automatización de tareas repetitivas y la toma de decisiones basadas en informaciones obtenidas en tiempo real a través de la generación inmediata de reportes y analíticas.

7. Software de facturación y administración

La facturación y administración de recursos son factores claves para el crecimiento del negocio, de allí la importancia de integrar programas diseñados para tratar estas áreas con eficiencia, reduciendo la posibilidad de errores.

Los modernos softwares de facturación y administración cuentan con diferentes funcionalidades, como la generación de facturas ajustadas a la norma tributaria, la emisión de presupuestos personalizados y el registro de costos, además:

• Automatizan tareas administrativas.

• Realizan balances del estado de cuenta de las organizaciones, detallando ingresos y gastos.

• Alertan sobre situaciones contables pendientes.

• Proporcionan acceso remoto a usuarios autorizados.  

   

8. SCM

De seguro habrás notado que las herramientas de gestión empresarial están presentes en todas las áreas de la organización y, por supuesto, no puede faltar la gestión de la cadena de suministro.

Los sistemas informáticos SCM (Supply Chain Management) automatizan los pedidos de materiales que requiere la empresa, considerando la información relacionada con producción, ventas y manejos de existencias (inventario).

Ahora que conoces las 8 herramientas de gestión empresarial para impulsar procesos más eficientes en tu organización, ¡descubre si una solución de gestión de contratos empresariales es lo que necesita tu negocio!