4 herramientas digitales para el departamento de compras

Las herramientas digitales se adaptan perfectamente a los procesos administrativos de todos los sectores empresariales, al punto de que la transformación digital ha influido en el rendimiento y reinventado los roles en todos los departamentos.

Su implementación ha sido tan relevante, que ha modificado funciones esenciales como: la planificación de compras; la gestión de suministros, la relación con proveedores, el control de inventario e incluso la negociación de precios.

Todo esto ha obligado a las empresas a moverse hacia la innovación y tecnificación de sus procesos. Por consiguiente, hoy más que nunca la conversión hacia lo digital es un factor clave para la optimización funcional y operacional de esta área.

En este artículo hablaremos sobre algunas ventajas de la digitalización y describiremos 4 soluciones invaluables para eficientar las operaciones en el departamento de compras. ¡No te lo pierdas!

¿En qué consiste la transformación digital empresarial?

La transformación digital en las empresas es el proceso evolutivo mediante el cual se recurre a la tecnología para interconectar eficientemente todas las operaciones. Es el impacto y el efecto del uso de herramientas digitales en las diferentes áreas, que influye en la captación de nuevos clientes y negocios, asimismo en la creación de nuevos mercados.

¿Cómo digitalizar el departamento de compras?

La transformación digital está provista de diferentes atributos, los cuales representan un cambio en la visión tradicional de las empresas.

Dicha transformación comienza con la asimilación de los requerimientos, necesidades y las virtudes del nuevo modelo operacional del negocio, que va destinado a mejorar y optimizar las estrategias actuales de compra.

Las nuevas tecnologías contribuyen con los procesos de compra al aumentar la colaboración, la participación y el análisis de la cadena de adquisición. Para ello, en el departamento de compras, es vital contemplar la implementación de herramientas de:

• Gestión de proveedores;

• Control de pagos;

• Entrega de pedidos;

• Gestión de contratos;

• Abastecimiento y planificación.

Otro de los aspectos clave para transformar digitalmente el departamento de compras, es cómo la automatización de procesos influye de forma positiva sobre la toma de decisiones. Con las herramientas digitales los departamentos de compras logran:

• Aumentar el ciclo de vida de los contratos con proveedores;

• Centralizar el análisis de los datos;

• Agilizar los procesos de los convenios;

• Ahorrar tiempo;

• Controlar los costos;

• Reducir los riesgos.

¡Ahora sí! Después de descubrir su importancia, veamos algunas de las principales soluciones que atienden estas necesidades. ¡Comencemos!

4 herramientas digitales para el departamento de compras

A continuación, te ofrecemos una lista con cuatro herramientas digitales para el departamento de compras que tu empresa debe considerar.

1. Firma electrónica

Con un software de firma electrónica podrás firmar acuerdos de manera remota como: aperturas de cuentas, cartas de oferta y hasta contratos de ventas. Esta herramienta te da el poder de cerrar acuerdos, aprobar planes y presupuestos en pocos minutos y, además, puede ser utilizada en todas sus etapas: desde la preparación hasta la gestión y ejecución del contrato.

La firma electrónica utiliza aplicaciones móviles compatibles con los principales sistemas operativos como Android, iOS y Windows. Esto te permite trabajar incluso si no tienes Internet desde cualquier dispositivo.

2. Software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)

El software de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM, por sus siglas en inglés) evita que debas reinventar los flujos de gestión de acuerdos cada vez que hay un nuevo trato.

Esta herramienta facilita:

• Automatización de los acuerdos;

• Mejora el ciclo de vida de los contratos;

• Elimina los errores;

• Simplifica los flujos complejos de trabajo;

• Elimina los riesgos por medio de la gestión inteligente de contratos;

• Agiliza los acuerdos;

• Aumenta la eficiencia.

3. Software de pagos electrónicos

Con un software de payments puedes recibir pagos de manera más rápida y sencilla. Su uso simplifica el proceso de pago para el cliente. Al momento de firmar un acuerdo puedes exigir el pago y tu cliente puede hacerlo con Google Pay, Apple Pay o tarjetas de crédito y débito. 

El abono del pago y su aprobación concluye la transacción y queda incluido un registro para el seguimiento y posterior auditoría. Para el cliente es conveniente y rápido; a ti te ahorra costos, riesgos y retrasos en la facturación manual.

4. Sistemas CRM (Gestión de la Relación con el Cliente)

El sistema CRM o Customer Relationship Management, facilita la recolección de toda la información referente a los modos de de contacto entre los proveedores y clientes con el departamento de compras. También, ofrece facilidades para automatizar y personalizar mensajes para respuestas estándar e inmediatas.

Entre los puntos de contacto más comunes a manejar con esta herramienta están:

• Perfiles en redes sociales y sitios de navegación;

• Datos de contacto como números telefónicos y correo electrónico;

• Notas adicionales con requisitos del proveedor.

Ventajas de digitalizar el departamento de compras

Luego de alcanzar la transformación digital de tu departamento de compras las ventajas llegan de inmediato. Veamos algunas de ellas:

• Revalorización del departamento. Gracias a la prestación de funcionalidades, se abre el universo de oportunidades que aporta lo digital en comparación con los modelos manuales o tradicionales. Esto garantiza una mejor propuesta de valor.

• Surgen nuevos roles y funcionalidades. La digitalización conlleva a nuevos requerimientos comerciales. Uno de las más comunes será la recolección, tratamiento y análisis de los datos en tiempo real.

• Cadenas de suministro más efectivas: Al integrar los datos de los proveedores, productores, distribuidores y clientes en tiempo real. Esto permite optimizar el rendimiento de la cadena de suministro, reducir los lapsos de entrega y los costos asociados al transporte e inventario.

Sin dudas adquirir herramientas digitales para el departamento de compras hará que tu empresa despegue y se ponga al nivel de las más grandes corporaciones en materia de servicio y atención al cliente, al mismo tiempo que ahorra dinero y facilita los procesos.

Si después de leer todas sus ventajas, te interesa conocer más sobre cómo una herramienta de firma electrónica puede ayudar a mejorar tus acuerdos con proveedores y clientes, ¡te invitamos a entrar en contacto con nuestro equipo!