Tecnologías de la información: Descubre su importancia en todos los sectores de tu negocio

_{Publicado el 14 de enero de 2021. Actualizado el 30 de enero de 2023.}

La transformación digital se ha implementado en la mayoría de las industrias y negocios. Sin embargo, aunque las herramientas tecnológicas han generado una mayor productividad, esto no implica que las compañías trabajen de la forma más eficiente posible.

Dicho de otra forma, hace falta explorar todo el potencial que las Tecnologías de la Información (TIC) tienen para ofrecerles.

Sin duda, todas las compañías deben comprender el impacto y las ventajas que conlleva una comunicación efectiva mediante el uso de tecnologías innovadoras, pues solo de esta forma podrán manejar y gestionar la información eficientemente en esta era digital.

Debido a la importancia de este tema, a continuación te explicaremos los puntos clave de la tecnología de la información en todos los sectores de tu negocio, incluyendo:

• ¿Qué son las tecnologías de la información?

• Estas son las 7 características de las TIC

• Tendencias de las tecnologías de la información

• TIC en cada área de las empresas

¡Buena lectura!

¿Qué son las tecnologías de la información?

Puedes encontrarlas como TIC, que son las siglas para Tecnologías de la Información y de la Comunicación. Su definición básica las describe como el conjunto de herramientas asociadas al manejo digitalizado de la información.

En otras palabras, las TIC tienen que ver con el procesamiento, transmisión y almacenamiento de la información de manera digital. Para ello, se unen la informática y las telecomunicaciones, con el objetivo de mejorar las formas de comunicación. 

Ahora bien, las Tecnologías de la Información (TI) y las TIC, tienen un parecido a destacar: su uso se basa en optimizar la realización de tareas del día a día dentro de los flujos de trabajo de una empresa.

Enviar correos electrónicos, realizar teleconferencias o investigaciones en motores de búsqueda y hacer uso de aplicaciones en dispositivos móviles, por ejemplo, son algunas de las tareas que realizan los departamentos con la tecnología.

Por otro lado, las aptitudes de las TIC también podrían incluir la capacidad de utilizar tecnologías de comunicación más antiguas, como teléfonos, radios y televisores, o la actualización de estas dentro del esquema laboral de cada empresa.

Casi todos los trabajos requieren algunas habilidades de TIC y muchos exigen habilidades híbridas, que son una combinación de habilidades técnicas y no técnicas.

¿Y cómo se logra mejorar?

A grandes rasgos, podemos decir que al hacer uso de las capacidades de la informática y las telecomunicaciones, se adquieren formas más eficientes para manejar la información, optimizando tiempo y costos, así como mejorando la calidad de vida de las personas.  

Para más claridad sobre lo que se ha dicho, repasemos brevemente los elementos que componen las tecnologías de la información para el mundo empresarial.

Estas son las 7 características de las TIC

A continuación, vamos a explicar con detalle cuáles son las 7 principales características de las Tecnologías de la Información y Comunicación.

1. Inmaterialidad: la generación de datos y creación de información es, fundamentalmente, un aspecto inmaterial, que tiene la posibilidad de ser enviada y recopilada mundialmente.

2. Interactividad: es posible el intercambio de información entre un usuario y un ordenador.

3. Interconexión: los datos enviados entre empleados de distintos departamentos se hace de manera simple y rápida.

4. Instantaneidad: todo es en tiempo real e inmediato.

5. Digitalización: los datos tienen un único formato, pudiendo adjuntar texto, sonido, videos, imágenes, etcétera.

6. Mayor influencia en los procesos que en los productos: permite que todos los encargados del proceso de producción puedan tener conocimiento 24/7 y actualizado. Esto optimiza el proceso y mejora la toma de decisiones sobre la marcha.

7. Tecnología puntera: estos nuevos medios son el resultado de una necesidad social y empresarial para potenciar el intercambio de información. Todo se logra gracias a softwares especializados para la transmisión y recepción de datos en tiempo real. 

5 tendencias de las TIC

Ahora, quizás te preguntes, ¿cuáles son las tendencias en tecnologías de la información para los próximos años? A continuación, abordamos cada una y su importancia en el panorama empresarial.

1- Internet de las Cosas y 5G

El IoT es una tendencia que cobra cada vez más fuerza desde hace varios años. De hecho, se estima que para 2023 el número de dispositivos conectados alcance los 3.2 miles de millones.

Esta tecnología consiste en sistemas de dispositivos físicos que son capaces de transferir datos a través de redes inalámbricas, sin necesidad de la intervención humana.

Con ayuda del 5G, la siguiente generación de celulares, en el futuro serán posibles:

• mayores velocidades de transmisión;

• y un mayor número de dispositivos conectados, los cuales serán capaces de comunicarse e intercambiar información.

2- Mayores inversiones en ciberseguridad

También, se espera que las empresas inviertan cada vez más en ciberseguridad para garantizar la integridad de la información que gestionan sus tecnologías.

De acuerdo con información de Fluid Attacks, se estima que el mercado global de ciberseguridad cierre el 2022 con un crecimiento de casi 156 mil millones de dólares, mientras que el 2023 será de 177 mil millones.

3- Big Data

La Big Data hace referencia a la combinación de datos estructurados, semiestructurados y no estructurados que pueden extraerse para obtener información que se utilice en proyectos de aprendizaje automático y aplicaciones de análisis avanzado.

La Big Data, por consiguiente, es ampliamente útil para las TICs, y algunas de las tendencias para los próximos años son:

• Analítica aumentada: esta utiliza la IA y el aprendizaje automático para mejorar el análisis de datos con una menor cantidad de errores y mayor objetividad.

• Democratización de datos: utilizada para el acceso y manejo eficiente de datos por parte de todos los colaboradores de la empresa.

• Data Strategy: es un enfoque que incluye los planes de negocio para usar los datos como ventaja competitiva y apoyar a los objetivos empresariales. 

4- Computación en la nube

Consiste en un modelo de entrega en el que el almacenamiento, aplicaciones, servicios y otros elementos, se lleva a cabo mediante Internet.Existen 3 tipos de cloud computing: la pública, la privada y la híbrida. Sin embargo, en los próximos años veremos un aumento de las nubes industriales.

Esta última se refiere a los sistemas de computación en la nube creados exclusivamente para trabajar el contenido relacionado con el sector de la industria, cubriendo necesidades específicas que regularmente son diferentes a los otros tipos de empresas.

5 - Inteligencia artificial

Se refiere a las máquinas y sistemas que tienen la capacidad de imitar la inteligencia humana para realizar diversas tareas, además de que pueden ir mejorando iterativamente a partir de la información que recopilan.

Sin embargo, la IA está cambiando y avanzando en el entorno de las TIC, abriendo paso a dos claves:

• Inteligencia artificial adaptativa: esta emplea un enfoque flexible y continuamente enriquecido. Permite a los sistemas monitorear y aprender de los cambios que son producidos y mantiene los procesos actualizados en tiempo real.

• AI TRiSM: es la abreviatura en inglés de ArtificiaI Intelligent Trust, Risk, Security y Management. Esta garantiza el gobierno, la confiabilidad, la equidad, la fiabilidad, la eficacia, la seguridad y la protección de datos del modelo de IA.

Todos estos recursos de la inteligencia artificial aplicados a las TICs representan una ventaja competitiva muy importante para las empresas que los implementan.

TIC en cada área de las empresas

Como hemos visto hasta ahora, estas innovaciones abarcan todo lo virtual, que contribuye a que las empresas hagan un mejor uso y aprovechamiento de la información. Abarca todos los productos electrónicos que tratan con datos en formato digital.

Tomando esto en cuenta, podemos destacar que las TIC se encargan del resguardo, la recuperación y la transmisión de datos en el espacio cibernético.

Pero, ¿cómo es que mejoran la gestión empresarial?

Esto se debe a que las tecnologías de la información hacen que un negocio sea más eficiente, eficaz y responda con prontitud a las necesidades de los clientes.

Así, ayudan a las actividades empresariales, incluyendo el diseño, la fabricación, la I+D, la distribución, las ventas y la retroalimentación.

Contrariamente a la predicción predominante de que las TIC disminuirán la demanda de comunicación cara a cara y darán como resultado una mayor dispersión de la actividad económica, la realidad es que promueven la aglomeración industrial.

La búsqueda de trabajo y la contratación a través de Internet, ofrece ganancias potenciales de eficiencia para el mercado laboral y la economía. Todo esto porque reduce los costos de transacción y proporciona una mejor coincidencia entre los colaboradores y las vacantes al difundir ampliamente la información sobre el trabajo.

Además, las TIC impactan diferentes aspectos del desarrollo y el crecimiento de las empresas, como los financieros, económicos y tecnológicos.

Las TIC facilitan el suministro y el acceso a una amplia gama de servicios financieros, aumentan la eficiencia de las instituciones y corporaciones, reducen costos y promueven, así como mejoran, la comunicación. Por esta razón, se consideran un canal esencial para el desarrollo de cualquier compañía.

Ahora bien, en el ámbito corporativo, las tecnologías de la información no se reducen al área de sistemas o telecomunicaciones, como podría pensarse a simple vista.

Las TIC también facilitan:

• el suministro y el acceso a una amplia gama de servicios financieros;

• aumentan la eficiencia de las instituciones y corporaciones;

• reducen costos

• promueven y mejoran la comunicación;

• son un canal importante para el desarrollo.

Las TIC son transversales a toda la organización, en la actualidad hacen parte de su «columna vertebral», y están allí para apoyar a su manera en cada área, añadiendo beneficios como algunos que se presentan a continuación. 

Dirección estratégica

Las tecnologías de la información y comunicación representan un papel decisivo al permitir el uso de herramientas de seguimiento y gestión de información. Esto arroja resultados basados en datos que son críticos para mejorar la toma de decisiones estratégicas.

Finanzas

Gracias a la aplicación de las TIC, existen herramientas que ayudan al monitoreo, administración y predicción en el área financiera de la economía de las organizaciones.

Se pueden encontrar desde sofisticados sistemas para grandes compañías multinacionales, hasta pequeños softwares que facilitan la gestión de recursos en las pymes. 

Es importante aclarar que, si bien las TIC no pretenden reemplazar el trabajo de los profesionales en esta y en cualquier área, sí representan un aporte para hacer los procesos aún más precisos y eficientes. 

Producción

Cuando se habla de sistemas de producción, uno de los términos que inmediatamente saltan a la vista es la eficiencia. Las tecnologías de la información han ayudado desde hace ya varias décadas a la reducción de tiempos y costos, así como al seguimiento y mejora de la calidad en los procesos. 

Cadena de suministro

La gestión en todas las etapas de la S_upply Chain Management (_SCM), por su nombre en inglés, ha mejorado considerablemente debido al uso de sistemas que permiten planificar y controlar aspectos como inventarios, órdenes de compra y logística con proveedores.

Servicio al cliente

Actualmente, presenciamos un cambio en la manera de servir al cliente, pues cada vez se desarrollan y perfeccionan más aplicaciones que no solo facilitan las tareas tradicionales de facturación, pagos y posventa, sino que también buscan aprender constantemente sobre las preferencias y hábitos de los consumidores para brindar una mejor experiencia. 

Mercadotecnia 

La imagen de marca, así como las campañas de promoción y fidelización de clientes, han sido adoptadas por las tecnologías de la información y comunicación para facilitar la exposición de sus productos y valores.

Con las TIC se logra llegar a públicos que antes hubiera sido difícil, o tal vez imposible, sin la ayuda de las redes sociales como herramienta. 

Por otro lado, ayudan a las empresas a identificar las oportunidades e implementar comunicaciones de marketing a través de múltiples medios.

Además, es un fuerte aliado para:

• la expansión del mercado;

• la diversidad de los flujos de ingresos;

• el valor añadido en los productos o servicios;

• la satisfacción del cliente;

• la mejora del rendimiento;

• la credibilidad de las ventas;

• la oportunidad de crecimiento.

Las TIC en marketing brindan a las empresas un fácil acceso a vastos recursos de información global y facilitan valiosos conocimientos competitivos y datos sobre del consumidor que simplifica el proceso de decisión.

Algunos de los canales de mercadotecnia impulsados ​​por las TIC son el marketing de redes sociales, el marketing de motores de búsqueda, el marketing de contenidos, marketing digital y el email marketing, entre otros.

De esta forma, brindan apoyo a los clientes potenciales mediante la creación de una red de agentes que pueden cubrir el territorio de destino y desarrollar las ventas.

Claro, se requiere invertir en todas las actividades de marketing necesarias para crear el reconocimiento de marca del cliente y gestionar la representación exclusiva de los productos directamente en el territorio, promoviendo las ventas a través de la red de TIC.

Ventas

La aplicación de las TIC en el departamento de ventas se basa en brindar servicios de inteligencia de mercados, mejorar la gestión entre la empresa y sus clientes, datos clave sobre el posicionamiento de los usuarios y mejorar los sistemas de control, entre muchos otros.

En concreto, los representantes de ventas tendrán un gran flujo de información que décadas atrás era imposible saber y aprovechar. Gracias a las TIC, pueden adaptar sus canales de venta teniendo como base todos estos datos.

Vender por Internet es la base de las empresas actuales, debido a que ofrece una alternativa importante, ya sea para comercio minorista (B2C), o para aquellos que son desempeñados empresa-empresa (B2B).

En resumen, las TIC mejoran los canales de ventas por Internet a través de modelos de plataformas e-commerce.

Y, en lo que respecta a la gestión interna del departamento de ventas, optimizan la información recabada sobre los clientes potenciales que provienen del marketing, lo que agilizan el viaje del cliente potencial a través del embudo de ventas y facilita que lleguen hasta el final sin fricciones.

Recursos Humanos

Las tecnologías de la información han generado un impacto positivo en las formas de reclutamiento y retención de personal.

También se han generado soluciones basadas en TIC para la gestión del conocimiento, entornos colaborativos y alianzas estratégicas en beneficio de los profesionales y las organizaciones. 

Compras

Las tecnologías de la información tienen un gran valor dentro del proceso de compra, entre los principales beneficios, encontramos:

Recopilación de datos

El departamento de compras enfrenta muchos desafíos en el proceso de adquisiciones, y la recopilación de datos es uno de ellos.

Usualmente, luego de generar la demanda y aprobación de las solicitudes de compra, el personal de compras tiene que contactar a varios proveedores. Si deben encontrarlos desde cero, es un proceso tedioso y lento.

Las tecnologías de la información ayudan a recopilar los datos en una plataforma centralizada, es decir, una base de datos, que ayuda a analizar el comportamiento del proveedor.

También permiten a los oficiales de adquisiciones comparar precios, calidad, condiciones de pago y muchos otros criterios para seleccionar un proveedor eficiente.

Compras globales

La contratación global es una de las características más atractivas de las aplicaciones de contratación electrónica.

Permite comparar el costo de los bienes comprados entre proveedores locales y proveedores internacionales. Así, el departamento de ventas puede obtener el valor bruto de los proveedores globales, incluidos los cargos de flete, los cargos de aduana, el seguro y cualquier costo relacionado.

Es conveniente para la gerencia cotejar el precio y la calidad de los bienes suministrados por proveedores locales e internacionales, pues con ello pueden seleccionar al proveedor más rentable y a favor de la organización.

Rendimiento operativo mejorado

La automatización en el proceso de compras brinda varias ventajas para que las organizaciones reduzcan los costos operativos. Permite a la gerencia evaluar el tiempo de entrega, rastrear eventos y monitorear órdenes de compra.

Sin embargo, la administración puede realizar manualmente todas estas actividades, pero requiere mucho tiempo y recursos, de ahí la necesidad de asistencia tecnológica.

Reducir errores

La integración de las tecnologías de la información en las organizaciones reduce la necesidad de papeleo en todos los departamentos.

Es fácil para las organizaciones guardar la información electrónicamente. Además, ayuda a reducir el papel, la burocracia y facilita a los empleados encontrar el registro anterior y los datos de los proveedores de manera más rápida y sencilla.

También es beneficioso al reducir el riesgo de errores humanos cuando se comparan pedidos anteriores.

Legal

Aunque décadas atrás, LegalTech (tecnología legal) se ocupaba esencialmente de la información sobre derecho corporativo y estaba dirigida principalmente a empresas más grandes, sus misiones y su público objetivo ahora se adaptan a una audiencia mucho más amplia.

Las soluciones ya no se limitan al software: se trata de plataformas colaborativas full SaaS y con tecnologías de la información adaptables a todo tipo de empresas nacionales o internacionales, incluyendo a las PyMEs.

La tecnología legal está diseñada principalmente para ayudar a departamentos legales a automatizar la producción de sus documentos jurídicos y conectar sus diferentes áreas.

También han integrado una función de consulta legal, donde los empleados de un grupo pueden hacer directamente una pregunta legal en un portal privado dedicado, lo que mejora la comunicación y el flujo de información interdepartamental.

Por otro lado, utilizando algoritmos inteligentes, los abogados internos pueden anticipar mejor los riesgos de litigio.

Como ves, este tipo de LegalTech ha aumentado los beneficios prácticos para los departamentos legales.

Los trámites son automatizados y, por lo tanto, mucho más sencillos, lo que reduce los costos significativamente. Además, al liberar a los departamentos legales de ciertas tareas, los abogados internos pueden dedicar más tiempo a los casos importantes.

El uso del aprendizaje automático, las TIC y los pronósticos rastreados por los algoritmos, también ayudan con la planificación previa a los litigios que tengan las compañías.

Es así como el fenómeno LegalTech ha supuesto un cambio inevitable en el papel del abogado de empresa.

Las aptitudes están siendo desarrolladas en nuevas áreas de especialización, donde las herramientas digitales brindan soluciones con beneficios de compliance, gestión legal y automatización judicial, entre otras.

El rol del departamento legal siempre ha sido el de apoyar los grandes cambios que experimentan las empresas y el uso de tecnologías de la información y comunicación en el sector les ayudará a hacerlo en mayor medida, con herramientas cada vez más eficaces.

Conclusión

No queda duda de que las TIC significan una oportunidad para las empresas existentes y también para los emprendedores, desde posicionar un negocio hasta incrementar su rentabilidad.

Piensa en todas las iniciativas de negocio, grandes y pequeñas, que han surgido últimamente y las cuales ni siquiera se nos pasaban por la mente hasta hace algunos años.

Así, tanto las iniciativas emprendedoras se benefician de las tecnologías de la información para darse a conocer, como también las empresas tradicionales encuentran sus herramientas para expandirse y mantenerse en el mercado.  

Si quieres saber cómo poner en marcha las tecnologías de la información en tu empresa y adaptarlas con las tendencias, te invitamos a leer el informe de IDC: Tendencias y adopción de la firma electrónica en México.