Revisión de contratos: comparte sobres con tu equipo y acelera procesos

Muchas empresas se enfrentan al reto de gestionar cargas de trabajo y procesos cada vez con menos recursos. Impulsar la eficiencia es de especial importancia cuando se trata de acuerdos y contratos. Acelerar el proceso contractual tiene un impacto directo en los procesos empresariales críticos, incluyendo cierre de ventas, incorporación y soporte de clientes, y procesamiento de gastos.

Docusign eSignature cuenta con diversas funciones que permiten optimizar el proceso de envío para ayudar al personal con el avance del proceso contractual incluso cuando las partes interesadas no estén disponibles o se encuentren fuera de la oficina. Una de dichas funciones es la transferencia de sobres, la cual está incluida desde nuestros planes eSignature estándar.

La transferencia de sobres permite a los usuarios ver, corregir, reenviar, anular, enviar o copiar sobres a nombre de alguien más. Los administradores pueden habilitar esta función temporalmente cuando están fuera de la oficina o de forma regular para los equipos que necesitan este tipo de apoyo, como asistentes administrativos a cargo de revisar contratos a nombre de algún ejecutivo. 

¿Cuándo debería usar la función de transferencia de sobres?

• Soporte administrativo. Los ejecutivos están ocupados y posiblemente no tengan tiempo de hacer cambios a un documento o contrato existente una vez creado en eSignature. La transferencia de sobres permite a los asistentes hacer correcciones en cualquier campo, en información de destinatarios o en orden de envío, y después enviar o reenviar los documentos para que el proceso contractual siga avanzando.

• Soporte jurídico. El equipo jurídico debe enfocar su tiempo en revisar acuerdos y negociar términos contractuales estratégicos. La transferencia de sobres permite al equipo jurídico hacer correcciones y reenviar documentos según sea necesario.

• Cobertura en periodo vacacional. Cuando las partes interesadas están fuera de la oficina, el proceso contractual puede detenerse. Al habilitar la función de transferencia de sobres para cobertura en periodo vacacional, un delegado puede corregir, reenviar, anular o enviar un documento sin tener que esperar a que regrese el empleado en cuestión.

• Contratación en RH. En situaciones donde múltiples partes gestionan un proceso contractual, como cartas oferta de RH, la transferencia de sobres permite asegurar que toda la información sea precisa o hacer correcciones para evitar el cuello de botella por parte de un solo revisor para un alto volumen de documentos. 

¿Por qué debería usar la función de transferencia de sobres?

• Para mejorar la productividad y colaboración. Enviar documentos a firma es con frecuencia parte de un proceso más extenso que involucra a múltiples departamentos y sistemas. La transferencia de sobres ayuda a mejorar la productividad y el avance del proceso incluso cuando las partes no están disponibles. 

• Para aumentar la visibilidad. Agrega revisores adicionales en los documentos en eSignature para aumentar la visibilidad para revisar que no haya errores, hacer correcciones y reenviar o anular el documento. 

• Para mitigar riesgos. Agregar revisores adicionales al proceso permite evitar errores que pueden generar riesgos.

• Para reducir cuellos de botella. Evita los posibles retrasos que puede generar una de las partes al estar fuera de la oficina. Promueve el avance del proceso contractual al agregar más personal que pueda monitorear los contratos en caso de que un gerente esté ausente.

Puedes sentirte seguro cuando usas esta función, ya que cada sobre eSignature incluye un completo registro de auditoría con actividad de visualización, impresión, envío, firma o rechazo, incluyendo registro de hora de eventos clave.

Cómo usar la transferencia de sobres

Sigue los siguientes pasos para habilitar la función de transferencia en tu cuenta:

1. Inicia sesión en tu cuenta Docusign y de clic en “Configuración”

2. En el menú de “Usuarios y grupos” selecciona “Usuarios”

3. Ubica el usuario que quieras configurar y da clic en el botón "Acciones"

4. Elige una de las siguientes opciones del menú de Acciones:

5. Compartir sobres con usuario - otorga al usuario seleccionado acceso a los sobres de alguien más.

• Compartir sobres del usuario - otorga a alguien más acceso a los sobres de este usuario

• CONSEJO: Si te es de utilidad, remplaza mentalmente la palabra "usuario" por el nombre de la persona: "Compartir sobres con Raquel"

6. Selecciona a uno o más usuarios y da clic en “Asignar”

Para obtener más información sobre cómo funciona la transferencia de sobres, consulta los siguientes artículos:

• View envelopes shared with you

• Take action on a shared envelope

Aprovecha la experiencia de envío superior que te ofrece Docusign eSignature. ¿Qué esperas para acelerar tu proceso contractual y mejorar la productividad del personal con transferencia de sobres? Regístrate para comenzar ahora mismo.