Descubre cómo agilizar los procesos del departamento de compras

¿Sabes de quién depende el correcto aprovisionamiento del inventario para que toda la operación de un negocio funcione de forma fluida, ordenada y sin dilaciones? Si estás pensando en el departamento de compras, entonces estás en lo correcto: el éxito de las actividades de compra garantiza la constante eficiencia de una empresa, evitando pérdidas económicas y mejorando su productividad.

En efecto, este sector es el responsable de que una compañía mantenga la cantidad de bienes mínimos para operar satisfactoriamente, además de controlar los costos, niveles de inventario y las negociaciones con los proveedores.

Debido a su importancia es fundamental conocer qué es, cómo funciona y cómo utilizar la tecnología para agilizar sus respectivos procesos. ¿Quieres descubrir más acerca del departamento de compras? ¡Sigue leyendo!

Departamento de compras: ¿qué es?

El departamento de compras —sector que podemos encontrar tanto en el ámbito público como privado— es un conjunto de profesionales encargados de la adquisición de materias primas, productos semielaborados y servicios que son requeridos para el correcto funcionamiento de una compañía, el cual garantiza el éxito de la misma y optimiza todas las fases siguientes de la cadena de suministro.

Si bien es cierto que este departamento se asocia únicamente con la compra de materiales, sus funciones son mucho más amplias e incluyen:

• realizar trabajos administrativos y de verificación exhaustivos para velar por el mejor uso de los recursos económicos de la empresa;

• cuidar la buena relación con los proveedores;

• mantener un listado de precios actualizado;

• gestionar todo el procedimiento hasta llegar a la etapa de producción.

Funciones del departamento de compras

El departamento de compras es un área independiente del resto y tiene funciones y responsabilidades delimitadas por los estatutos de la empresa o del organismo público en el cual existe. Además, es un área indispensable en el momento que una marca comienza las negociaciones con sus clientes.

Entre sus funciones más relevantes están:

1. Evaluación de precios y costos

Como ya señalamos, sus funciones van más allá de solo adquirir materias primas.

También, este departamento es el encargado de establecer contacto directo con los proveedores, evaluar si los precios de los insumos fabricados son los correctos y cotejar su calidad con otras marcas, condiciones y posibles efectos adversos.

2. Aprovisionamiento de insumos y materiales

En este aspecto tiene dos funciones específicas:

1. Por un lado, debe asegurarse que los materiales adquiridos cumplan las características fundamentales para la elaboración de artículos o productos y las cantidades exactas para que no falten en un futuro.

2. Tiene que manejar un control en tiempo real de las existencias.

3. Contabilidad y administración

El departamento de compras debe trabajar de la mano del departamento contable para controlar efectivamente la entrada y salida de los productos y de los beneficios económicos que estos representen.

Aunado a ello, tiene que mantener una supervisión constante de cualquier pedido para que llegue a manos del cliente en los plazos estipulados.

4. Control de protocolos

Esta área debe estar comprometida con los lineamientos y protocolos establecidos en el marco corporativo de cada organización, ya que así sus acciones estarán en sintonía con la gestión empresarial para evitar el compromiso de la productividad de la compañía.

Resulta importante señalar que existen medidas que deben ser cumplidas tanto en la adquisición de materiales como en la distribución de los artículos en los puntos de venta, donde los responsables de este departamento deben velar por el cumplimiento y garantizar la calidad de los procesos.

Transformación digital: el mejor aliado de la productividad

Hasta aquí hemos observado que el departamento de compras debe ser efectivo y mantener una comunicación constante y rápida con los demás departamentos para optimizar el proceso productivo: es acá donde entra la tecnología.

Mediante la incorporación del Internet de las Cosas o Internet of Things (IoT), las industrias tuvieron que modernizar su estructura enfocándose en lo digital, algo que les permitió mejorar su competitividad.

Industria 4.0 / Logística 4.0

La cuarta revolución industrial o industria 4.0 es una realidad: de hecho, también existe la logística 4.0.

La transformación digital ha impulsado la implementación de tecnologías de punta en múltiples campos. Por supuesto, las industrias, la adquisición y la distribución de productos no son la excepción.

Los sistemas están cada vez más automatizados e interconectados, facilitando la comunicación interdepartamental y haciendo viajar la información inmediatamente.

Softwares especializados

Actualmente existen softwares que velan por mejorar la satisfacción del cliente como el Customer Relationship Management o, incluso, el Enterprise Resource Planning que integra varios módulos para interconectar diferentes ámbitos de la organización y compartir toda la información en una misma base de datos.

Por otra parte, gracias al Big Data toda la estructura organizacional puede manejar un mismo flujo de información y clasificar aquellos datos a los que solo puede acceder personal autorizado.

Asimismo, existen tecnologías novedosas que mejoran la productividad del departamento de compras, como las firmas electrónicas: esta tecnología agiliza exponencialmente el proceso de firma al reemplazar la firma autógrafa por una digital, la cual es 100% legal y aceptada por el ordenamiento jurídico mexicano, siendo una herramienta digital, segura, confiable y efectiva que nos permite firmar electrónicamente desde cualquier dispositivo y lugar donde nos encontremos.

Las oficinas paperless cada vez son más tendencia debido al ahorro de costos por la reducción o eliminación de documentos en formato físico en sus gestiones, disminuyendo los costos de inversión en papel, impresoras, bolígrafos y tintas, entre otros insumos.

Como el proceso de firma es realizado vía online, ya no es imprescindible que el responsable de firmar acuda al sitio y gaste en viáticos innecesarios, pues podrá revisar y suscribir los documentos o contratos incluso dentro de su oficina.

Evidentemente, las nuevas tendencias tecnológicas vienen a facilitar los procedimientos y a mejorar el funcionamiento de todos los departamentos en una organización. Por lo mismo, si invertimos en lo digital, tendremos garantizada una mayor cuota de mercado.

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