5 casos de uso de la firma electrónica en el departamento de TI

Desde la gestión de políticas hasta las autorizaciones de cambios de producción, los acuerdos están en todas las esquinas del departamento de TI; donde la mayoría de los procesos y sistemas para obtenerlos fueron improvisados en lugar de diseñados.

Como consecuencia, tienden a ser innecesariamente lentos, costosos y engorrosos tanto para clientes como para empleados.

Los equipos de Tecnología de la Información requieren flujos de trabajos eficientes y automatizados para llevar a cabo un monitoreo eficaz de los activos, obtener aprobaciones, autorizaciones en entornos productivos, cumplir con solicitudes de cambio, y más.

Con las herramientas incluídas en el Docusign Agreement Cloud — por ejemplo, la solución de firma electrónica—, adquieren una mayor visibilidad del ciclo de vida del acuerdo, todo mientras mejoran el compliance, ahorran tiempo y eliminan el uso del papel.

En este contenido vamos a conversar más sobre este instrumento y cómo sus 5 casos de uso optimizan los procesos manuales, y tediosos, acelerando el tiempo de respuesta y aumentando la satisfacción tanto interna como externa.

¡Así que debes leer hasta el final!

Firma electrónica en la nube: ¡Justo lo que necesita el departamento de TI!

Cada departamento de TI tiene un software de acuerdos para preparar, ejecutar y gestionarlos. En la mayoría de los casos, son procesos tradicionales, y tecnologías de oficina como impresión, escaneo, correo electrónico y fax, aún siguen observándose; lo que a su vez no son informaciones que se alinean con otras áreas de la empresa.

Con vista a modernizar y unificar este tipo de sistemas, las empresas punteras están implementando la firma electrónica.

La mayoría inicia con una plataforma base, luego pasan a conectar y automatizar otros puntos gracias a la firma digital en la nube. En cada paso, el resultado es la capacidad de hacer negocios más rápidos, simples, ecológicos y rentables, al instante que brindamos un mejor servicio.

El Docusign Agreement Cloud, por ejemplo, es una plataforma moderna y segura donde podremos integrar todos los procesos que involucran acuerdos, firmando y resguardando nuestros datos en la cloud de la empresa y, además, tiene más de 350 integraciones con otras aplicaciones para poder firmar.

Esto tan solo consta de 4 pasos:

1. Preparar el documento

Se elaboran acuerdos con un alto grado de automatización. 

Por ejemplo, podemos importar los formularios que ya posea el departamento de TI o rellenar previamente con datos que ya han recopilado.

También es posible habilitar los comentarios en tiempo real y capturarlos en el registro de finalización

2. Firmar

Firmarán documentos en cualquier momento, lugar, y dispositivo con enrutamiento automatizado, identificación del firmante y capturar las rúbricas digitales exigidas legalmente.

3. Ejecutar

En esta oportunidad, el departamento de TI debe actuar según los términos del acuerdo luego de que se haya concretado el acto de firma. 

Podremos evitar volver a introducir datos actualizando automáticamente otros sistemas y desencadenando los siguientes procesos como la activación de facturación y los pagos.

4. Gestionar

Ahora tan solo deben gestionar acuerdos completados digitalmente, en un entorno centralizado y blindado, con opciones flexibles de recuperación, contenido y métodos especializados de retención de documentos.

5 casos de uso de la firma electrónica en el departamento de TI

Existen 5 tipos de flujos de trabajo del departamento de TI donde se utilizan de manera independiente o en combinación, un claro ejemplo es la recopilación de datos y firma.

En este sentido, todo lo que verás a continuación, tendrá una gran utilidad tanto particular como en conjunto:

1. Respaldar firma

Buscan reforzar documentos legales que requieren una firma legalmente defendible. 

Después de todo, este tipo de instrumentos está incluido en la normativa mexicana vigente como una herramienta aceptada como medio probatorio en juicio.

Es por esta razón que esta categoría es empleada más que nada para los acuerdos con terceros con acceso directo a la información y contratos internos en la empresa.

2. Notificaciones en tiempo real

Una de las utilidades es aquella que requiera que se generen informes o notificaciones a empleados, vendedores o proveedores.

3. Reconocimiento de usuarios

En los casos de uso que requieren la confirmación de que el empleado, vendedor o proveedor haya leído, acordado y cumplido, la firma electrónica es justamente lo que requieren.

Esto se debe a que el sistema tiene una opción de notificación de quién ha firmado y quién falta en el sistema.

4. Aprobación de documentación

Puede ser utilizado en aquellas ocasiones que se solicite una aprobación en lugar de una firma manuscrita “más formal”.

5. Recolección de datos

Como todo sistema avanzado, también es empleado para recopilar información de los destinatarios, agregarla a nuestra base de datos e integrar con los demás softwares de la organización. 

De este modo, manejaremos una base centralizada de información valiosa para todos los departamentos.

Entonces, ¿qué oportunidades derivan del uso de una firma electrónica?

El departamento de TI puede categorizar sus implementaciones de casos de uso para obtener un ROI más alto o más bajo en combinación con una velocidad de implementación más rápida —más corta— o lenta —más larga—.

Esta área está compuesta naturalmente por unidades comerciales esenciales para la empresa como lo son los empleados y los clientes. Adicionalmente, la metodología del sistema de acuerdos también puede aplicarse a las unidades de negocio de TI, incluyendo:

• Acceso y gestión de identidad;

• Seguridad de información;

• Gestión de activos;

• Servicios web.

Caso de éxito: ¿Cómo mejora la notificación de incidentes?

En el esquema del departamento de TI en una empresa SaaS, por ejemplo, deben elaborar informes de incidentes de softwares. El método tradicional es ineficiente y depende de que los trabajadores enviaran solicitudes por correo electrónico a una bandeja de entrada compartida en la misma área; luego el equipo de TI es intimado a que agregue manualmente el ticket en su sistema de gestión.

Por consiguiente, en esta ocasión es necesario optimizar el flujo de trabajo, y qué mejor que con la firma electrónica.

Al aprovechar sus capacidades como, por ejemplo, Docusign PowerForms y Docusign API, el equipo pudo elaborar un formato de envío de incidentes personalizado. 

Ahora, una vez que los colaboradores completan la planilla ubicada en el sitio de la intranet de la compañía, la API enruta el formulario completado directamente al sistema de gestión para crear, asignar y priorizar tickets.

Los resultados fueron impresionantes:

• La creación de informes pasó de 1 hora a menos de 1 minuto desde el momento en que el trabajador envía el informe.

• Se reduce el margen de error en los reportes de 30% a 0%.

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