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¿Cómo optimizar el control administrativo de un restaurante?

Author Liana Pessoa
Liana PessoaGerente de Contenido
Resumen9 minutos de lectura

La importancia del control administrativo en la gastronomía y cuáles son las mejores herramientas para optimizarlo. ¡Apalanca tus resultados con los mejores consejos!

Índice

RH mais eficiente

Al contrario de lo que una buena parte de los gestores creen, llevar el control administrativo en la gastronomía es tan importante como crear los mejores platos y presentar un excelente servicio. De lo contrario, la probabilidad de quiebra en los primeros años crece exponencialmente.

De hecho, cuidar de los procesos administrativos de los negocios de comida suele ser un desafío para los empresarios, ya sea a raíz de la falta de organización o del uso de herramientas heredadas e inadecuadas ante el contexto actual.

Los procesos administrativos mal gestionados pueden llevar a pérdidas económicas, errores en las órdenes y una experiencia negativa para los clientes.

Conoce las mejores estrategias para potencializar el control administrativo en la gastronomía y otros puntos relevantes en pro de la eficiencia y del crecimiento de los restaurantes. ¡Sigamos juntos hasta el final!

¿Cómo se realiza el control administrativo en la gastronomía?

Se equivoca el que cree que el éxito de un negocio gastronómico depende únicamente del sabor y de la calidad de las comidas que ofrece. Para alcanzar buenos resultados, es fundamental alinear todas las áreas enfocando a una sola dirección, la excelencia.

De esta manera, poner en marcha las estrategias más eficientes para el control administrativo en la gastronomía configura una condición para la sostenibilidad y, sobre todo, para el crecimiento de la empresa. 

El control administrativo consiste en un conjunto de actividades que se llevan a cabo con la finalidad de asegurar el alcance de los objetivos de un restaurante, abrazando así desde la gestión de inventarios hasta la supervisión del desempeño del personal.

Cuando realizamos un buen control administrativo, logramos tener una visión clara del negocio, tomar decisiones informadas y mejorar su rentabilidad. Pero, ¿cómo hacerlo de manera eficiente? ¡Te lo contamos!

1. Establece su propuesta de valor

La propuesta de valor es lo que hace único al restaurante, es la razón por la cual los clientes eligen comer allí en lugar de en otro establecimiento, así pues, es esencial que se refleje en la experiencia gastronómica, los precios, el servicio al cliente y la calidad de los alimentos.

Tras definirla, el próximo paso es hacer que todos los procesos administrativos se alineen con ella. 

Por ejemplo, si el restaurante prioriza los insumos orgánicos locales, la gestión de inventarios debe estar enfocada en controlar sus costos, así como garantizar su calidad y disponibilidad. 

De esta forma, cada área del restaurante contribuye al cumplimiento de la propuesta de valor, mejorando el control administrativo y fortaleciendo la identidad del negocio.

2. Estructura el análisis FODA

El análisis FODA es una herramienta estratégica que permite a los negocios entender su posición en el mercado. Se basa en en 4 dimensiones (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas),

Bajo la óptica del control administrativo en la gastronomía, el análisis FODA permite identificar áreas de mejora y aprovechar las oportunidades del entorno para optimizar las operaciones. Veamos cada uno de sus elementos:

  • Fortalezas: son las cosas que lo diferencian de la competencia, “¿qué hace bien el restaurante?”.

  • Oportunidades: consisten en las oportunidades de explorar otros segmentos del mercado, “¿existen nuevas tendencias de consumo o nichos de mercado que se puedan aprovechar?”.

  • Debilidades: son los puntos de mejora, “¿qué aspectos del restaurante podrían mejorarse?”.

  • Amenazas: considera los factores del ambiente externo que pueden afectar el restaurante, “¿están abriendo nuevos restaurantes en la zona?”.

El análisis FODA proporciona una visión completa del negocio, aportando una perspectiva amplia sobre las áreas que necesitan ajustes, lo que da como resultado un mejor control administrativo al tomar decisiones basadas en datos y hechos.

3. Define objetivos SMART

Estos objetivos son indispensables para asegurar que el control administrativo sea eficiente. En cuanto a sus características, deben ser:

  • Específicos: son claros.

  • Medibles: pueden cuantificarse.

  • Alcanzables: realistas considerando los recursos disponibles.

  • Relevantes: alineados con los objetivos del restaurante.

  • Temporales: presentan un horizonte de tiempo.

Definir los objetivos SMART permite que los restaurantes midan su progreso y ajusten las estrategias según sea necesario, algo indispensable para un control administrativo efectivo.

4. Crea un plan de acción

La función de este plan es ayudar a estructurar y organizar las operaciones de modo que los recursos se utilicen de la manera más eficiente posible.

En esencia, el plan de acción detalla los pasos requeridos para alcanzar los objetivos, asignando responsabilidades, estableciendo un presupuesto que mencione los recursos necesarios para implementar las acciones y definiendo un cronograma viable.

Para optimizar el control administrativo, el plan debe ser flexible, capaz de adaptarse a cualquier imprevisto, y revisarse regularmente con el afán de asegurar que se están alcanzando los objetivos propuestos.

5. Incorpora herramientas tecnológicas

Independientemente del sector económico, las tecnologías se han posicionado como recursos básicos para el desarrollo y la expansión de los negocios.

En el campo administrativo, estas herramientas permiten automatizar una serie de tareas, lo que lleva a una mayor eficiencia y productividad. Tanto es así que, de acuerdo con un estudio de IDC para Docusign, el 38 % de las empresas que invierten en herramientas TI, lo hacen con la intención de incrementar la productividad. 

Sin embargo, para alcanzar los objetivos, es indispensable incorporar herramientas de proveedores reconocidos en el mercado, que aporten un soporte adecuado y ayuden a sus clientes a maximizar la eficiencia de las soluciones.

Además, a la hora de elegir las herramientas, es clave considerar las peculiaridades del control administrativo en la gastronomía y el panorama actual del negocio.

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6. Monitorea y verifica los resultados

Monitorear constantemente los resultados es crucial para asegurar que las estrategias de control administrativo funcionen como esperamos. Esto incluye evaluar los indicadores clave de rendimiento (KPI) como los márgenes de ganancia, la satisfacción del cliente, la rotación de personal y el rendimiento de las ventas.

Las tres M en la administración de restaurantes

El control administrativo en la gastronomía debe considerar 3 pilares. ¡Conócelos a continuación!

  • Menú: esta dimensión requiere el control preciso de los costos de los ingredientes e insumos, así como de los márgenes de ganancia de cada platillo. Al acompañar las ventas usando herramientas de gestión de menús, es posible identificar cuáles opciones del menú presentan un buen nivel de ventas y cuáles no, ayudando así a conocer los platos más rentables y los que requieren ajustes, ya sea quitándolos de la carta o modificándolos.

  • Mano de obra: la programación adecuada de los turnos, el control de las horas trabajadas y la capacitación constante son vitales para un servicio eficiente. Utilizar sistemas de gestión de recursos humanos ayuda a organizar al personal, lo que conlleva la mejora de la calidad del servicio y a un control efectivo de los costos laborales.

  • Marketing: una buena estrategia de marketing es clave para mejorar el posicionamiento del negocio en el mercado. 

De hecho, sus acciones juegan un papel fundamental, pues buscan atraer clientes y mantener una base de clientes leales. Sin embargo, para cumplir los objetivos estratégicos, es clave controlarlas y evaluar sus resultados. ¡De ahí la relación del marketing con el control administrativo en la gastronomía!

Tecnologías para optimizar la gestión administrativa en restaurantes

El uso de herramientas facilita el control administrativo en la gastronomía, al paso que potencializa su eficiencia. Estas son las mejores tecnologías para llevarlo a un nivel superior:

1. Sistema de gestión de la relación con los clientes (CRM)

Un CRM permite mantener un registro detallado de las preferencias y los hábitos de compra de los clientes, favoreciendo así, la creación de estrategias de fidelización.

2. Firma electrónica

Esta solución es clave para agilizar los procesos administrativos, firmando los contratos, acuerdos y documentos relacionados con el personal y proveedores de manera digital y segura. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la seguridad y el cumplimiento normativo.

La solución de Docusign, eSignature, permite gestionar los documentos de manera eficaz, eliminando la necesidad de papeleo, firmas manuscritas y espacios de almacenamiento.

3. Software de gestión de ciclo de vida de contratos

El software de gestión de ciclo de vida de contratos, o CLM, optimiza la administración de los acuerdos con los proveedores, arrendadores y empleados.

Además de promover una gestión más rápida, eficiente y segura, la digitalización de los contratos elimina la necesidad de archivos físicos y reduce la probabilidad de perder documentos importantes.

Conoce Docusign IAM

Mantener un buen control administrativo en la gastronomía configura una necesidad, ya que los negocios más prósperos cuentan con planes de acción bien delineados y herramientas que aportan datos duros sobre sus procesos.

Si estás buscando optimizar tus procesos de negocio, considera la implementación de un sistema de Intelligent Agreement Management (IAM).

Docusign IAM es una solución innovadora de Docusign que va más allá de la simple firma electrónica, ofreciendo una gestión inteligente y automatizada de todo el ciclo de vida de los contratos y acuerdos. Con Docusign IAM, las organizaciones pueden crear, negociar, aprobar, firmar, almacenar y administrar contratos y otros tipos de acuerdos de manera centralizada, segura y eficiente.

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Author Liana Pessoa
Liana PessoaGerente de Contenido

Licenciada en Comunicación, lleva diez años de experiencia en creación de contenidos digitales, así como inbound marketing, optimización de motores de búsqueda y marketing de influencia.

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