Contratos informáticos: características, tipos y cumplimiento

En el mundo empresarial moderno, la tecnología de la información (TI) es un recurso indispensable para impulsar el crecimiento económico de las organizaciones. De allí que los contratos informáticos ganen cada vez más relevancia en el ámbito de la gestión de negocios.

Si bien las grandes corporaciones suelen contar con sus propios departamentos de TI, es común que las pequeñas y medianas empresas contacten con proveedores informáticos externos para obtener asesoría, soporte técnico, equipos o un servicio específico. 

Por ejemplo, cuando se trata de automatizar procesos administrativos, los responsables de la compañía pueden solicitar a los proveedores soluciones digitales como firmas electrónicas, un nuevo software de ventas o computadores de alto rendimiento.

En ese sentido, los contratos informáticos tienen un valor estratégico para la compañía porque regulan las condiciones de los servicios requeridos, convirtiéndose en la piedra angular de los nuevos procedimientos.

Pero, ¿qué características tienen los contratos informáticos y qué papel cumplen en la protección de los intereses de las empresas? A continuación, profundizaremos en la importancia de este instrumento legal corporativo.

¿Qué son los contratos informáticos?

Los contratos informáticos son acuerdos legales celebrados entre dos o más partes con el objeto de regular operaciones comerciales relacionadas con bienes, suministros y/o servicios informáticos. 

Los bienes informáticos incluyen el hardware y el software, es decir, los elementos materiales que componen el sistema informático y los programas que permiten el funcionamiento de dicho sistema. 

Es importante tener presente que, a pesar de formar parte de los bienes informáticos, el software suele recibir un tratamiento diferente al que reciben otros componentes en el contrato, debido a que está protegido por derechos de autor.

De allí que al mencionarlo en el acuerdo sea preciso identificar al titular de los derechos, la licencia o condiciones de uso, la instalación de mejoras posteriores (actualizaciones) y la posibilidad de introducir modificaciones, entre otros aspectos.   

También son considerados bienes informáticos el CPU, computadores de escritorio y portátiles, scanners, tablets, impresoras, switches, módems, clusters, plotters, equipos relacionados y periféricos (mouse, micrófonos, cámaras web, teclados, entre otros).

Por otra parte, los suministros informáticos son productos y herramientas necesarios para registrar información, abastecer equipos, realizar tareas de programación y mantener en funcionamiento los componentes materiales.

Un ejemplo de suministros informáticos son los cartuchos de tinta o de tóner que son utilizados por diferentes tipos de impresoras para transferir imágenes y textos al papel.

En cuanto a los servicios informáticos, podemos calificarlos como el conjunto de actividades que sirven de apoyo para optimizar el funcionamiento de los sistemas y sus componentes. Entre ellos destacan:

• Programación web.

• Instalación y configuración de redes.

• Desarrollo y hospedaje de sitios web.

• Servicios de certificación digital.

• Soporte técnico.

• Seguridad informática.

• Creación de bases de datos. 

Importancia de los contratos informáticos

Para las empresas, los contratos informáticos representan una mayor garantía sobre la inversión realizada en equipos, programas, suministros y servicios destinados a optimizar la productividad de la organización. 

Los acuerdos que involucran bienes informáticos permiten a las compañías disponer de componentes y software de última generación capaces de acelerar los procesos de automatización internos y mejorar el tiempo de respuesta operativo.

Igualmente, los contratos informáticos que comprenden servicio técnico y soporte aseguran el correcto funcionamiento de los sistemas TI y la prevención de problemas técnicos, reduciendo el número de equipos fuera de servicio.

Protección de intereses y prevención de conflictos

Al igual que otros instrumentos legales, los contratos informáticos incorporan cláusulas concretas para definir los deberes y responsabilidades de las partes involucradas, en el marco de la legislación vigente.

Este tipo de disposiciones proporciona una base legal para resolver malentendidos y conflictos, en caso de que los haya, protegiendo los intereses de la empresa contratante en estas situaciones.

Sin embargo, para que esta garantía se cumpla es preciso que los contratos informáticos estén redactados con términos jurídicos y técnicos claros, incorporando citas, glosarios y anexos para facilitar la comprensión del texto.

Es aconsejable que el responsable de la entidad contratante tenga conocimientos sobre las áreas de informática y tecnología o, en su defecto, cuente con el apoyo de especialistas en la materia.

El objetivo de los grupos de asesores es evitar que la elevada tecnicidad de los temas tratados en este tipo de contratos genere confusión, malas interpretaciones u otras situaciones que perjudiquen los intereses de la empresa, atenten contra la buena fe en las negociaciones o coloquen en riesgo información confidencial. 

Aseguramiento de la calidad de productos y servicios     

La precisión de los términos utilizados en la redacción de los contratos informáticos es un aspecto crítico para asegurar la calidad de los productos y servicios contratados.

Las partes involucradas deben implementar procesos de verificación y estándares de calidad para los componentes materiales, los programas informáticos y las actividades de prestación de servicios.

Asimismo, tendrán que incorporarse al contrato cláusulas de garantía y compensación en caso de que haya incumplimiento de los estándares de calidad, o las inspecciones identifiquen algún tipo de problema.

No está de más incorporar evaluaciones de riesgo a los procesos de verificación para desarrollar una respuesta apropiada ante eventos como incendios, desperfectos eléctricos, fugas de agua, destrucción de la propiedad, robo y otros.

Clases de contratos informáticos

Los contratos informáticos pueden clasificarse bajo distintos criterios: según el objeto del acuerdo, de acuerdo al tipo de operación que realizarán las partes, o en función de la actividad contratada en sí misma.

En el primer caso, encontramos los convenios por:

• Bienes informáticos.

• Suministros.

• Servicios.

En base al segundo criterio de clasificación, podemos encontrar contratos informáticos de:

• Compraventa.

• Arrendamiento.

• Arrendamiento con opción a compra (leasing).

• Préstamo.

• Prestación de servicios.

La tercera categorización posee mayor especificidad y está enfocada en la actividad contratada o proyectos informáticos a efectuar. Bajo esta clasificación encontramos contratos de:

• Material y sistemas.

• Hosting (alojamiento de página web).

• Outsourcing (tercerizar servicios).

• Compaginación de equipos y programas. 

• Suministro de materiales y componentes de repuesto.

• Licencia de uso de software.

• Análisis y tratamiento de datos.

• Desarrollo, instalación y adquisición de programas.

• Mantenimiento.

• Escrow de código fuente (garantía de acceso al código fuente del programa).

• Auditoría.

• Asesoría.

• Formación, capacitación y estudio.

Cada uno de los contratos informáticos mencionados tiene sus propias características, cláusulas y condiciones que deben ser comentadas y aceptadas por las partes, de manera consensuada, antes de suscribir el acuerdo. 

Elementos esenciales de un contrato informático

Los contratos informáticos cuentan con elementos esenciales en su composición, a saber:

1. Identificación de las partes

Tal y como su nombre lo indica, se trata de la mención de las entidades involucradas en el contrato y sus representantes acreditados, siendo identificados como el proveedor (fabricante, distribuidor, vendedor o prestador de servicios) y el usuario o cliente (quien requiere de los productos o servicios).

En este apartado deben incluirse las obligaciones y derechos de ambas partes, con el propósito de atribuir responsabilidades, proteger los intereses del cliente y garantizar el correcto desenvolvimiento de las interacciones entre proveedores y clientes, en las condiciones pautadas.  

2. Categoría del contrato

En la categoría del contrato, las partes tendrán que identificar con la mayor precisión posible el tipo de acuerdo celebrado, considerando las diferentes modalidades: objeto del acuerdo, tipo de operación o actividad contratada.

3. Contenido

El cuerpo del instrumento legal comprende elementos generales y específicos. La primera clasificación se refiere al objeto del contrato (descripción detallada), su duración, las condiciones de su anulación (rescisión), precios, métodos de pago y facturación, garantías, obligaciones y disposiciones adicionales. 

Por otra parte, los elementos específicos giran en torno a definiciones (preámbulos, cláusulas, anexos y glosarios para clarificar los conceptos jurídicos y técnicos utilizados) y las pautas de control, supervisión y acceso de los usuarios.

También se califican como elementos específicos de los contratos informáticos las cláusulas de vigencia territorial, instalación, entrega y recepción, asistencia y formación, titularidad del software, propiedad intelectual de la información y datos procesados, confidencialidad, extinción, legislación aplicable y apartados especiales.

4. Individualización de las etapas contractuales

La individualización o identificación de las etapas contractuales es fundamental para determinar tanto el ciclo de vida de los contratos informáticos como los aspectos que validan el éxito de la operación.

Generalmente, se distingue dos etapas: la precontractual y la contractual. La fase precontractual hace énfasis en la preparación previa a la celebración del convenio, lo que implica el análisis de oportunidades, la identificación de los productos y servicios requeridos, y los estudios de viabilidad y rentabilidad.

Por otro lado, la etapa contractual alude al desarrollo y ejecución del acuerdo, con la participación activa de proveedores y clientes en las subetapas de recepción del contrato, verificación y conformidad.

Firma electrónica para contratos informáticos

La firma electrónica es una de las soluciones digitales más utilizadas para acelerar los procesos de verificación, conformidad y suscripción de los contratos informáticos, debido a la practicidad y confiabilidad de la herramienta.

La validez jurídica de la firma electrónica en México la convierte en un recurso de gran valor para gestionar de manera eficiente y segura los acuerdos celebrados en el país, asegurando la autenticidad e integridad del documento.

En ese sentido, las firmas electrónicas utilizan distintos métodos de protección de datos y de identificación de los firmantes.

En definitiva, tanto para firmar contratos informáticos como cualquier otro tipo de acuerdos, las soluciones de firma electrónica permiten optimizar la gestión contractual y acortar los tiempos de firma.

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