5 retos de los contratos en papel

Durante mucho tiempo, la confirmación de un trámite o de un negocio ha ocurrido mediante la firma de un documento impreso en el que las partes involucradas confirmaban estar de acuerdo con las cláusulas que el evento abarcaba: el contrato en papel.

De hecho, el cierre de negocios, la contratación de personal y la validez de la relación con un determinado proveedor aún pueden efectuarse a través del método manual, no obstante, este panorama está cambiando y todo indica que las alternativas digitales se convertirán en las opciones más interesantes.

Gracias a la tecnología, hoy existen mejores herramientas para agilizar la firma de contratos y acuerdos de manera electrónica, logrando un cierra de negocios más rápido.

En esencia, estos profundos cambios en las relaciones comerciales han sido ocasionados por los numerosos retos enfrentados por los contratos en papel. ¿Quieres conocerlos a detalle?

A continuación, encontrarás los 5 principales desafíos de este tipo de contrato y descubrirás como la firma electrónica configura una valiosa alternativa para optimizar los procesos, ganar la confianza del público y, por consiguiente, generar una imagen más interesante de la empresa en el mercado.

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5 retos más complejos del contrato en papel

En efecto, las empresas que operan únicamente contando con la firma manuscrita no logran acompañar el ritmo acelerado de los negocios, en especial, de los que se deben llevar a cabo en otros países y lejos del perímetro corporativo. 

Infelizmente, estos negocios dejan de ser competitivos y ponen en riesgo su rentabilidad, algo grave si consideramos la época que vivimos caracterizada por una economía inestable y comercialmente debilitada, así como por una intensa transformación digital.

De hecho, el uso exclusivo de la firma manuscrita indica que la empresa está tecnológicamente desactualizada, no obstante, este no es el único reto enfrentado por los contratos en papel. A continuación, ¡conócelos a detalle!

1. Alta inversión de tiempo

La gestión manual de contratos exige la inversión de mucho tiempo y recursos demandando que, antes de recolectar una firma manual, el contrato a celebrarse se imprima y envíe al destinatario, lo que conlleva a un gasto excesivo de tiempo si comparamos este trámite con la posibilidad de llevarlo a cabo en el medio online.

De hecho, en el ámbito digital, es posible elaborar, enviar y obtener la firma en poco tiempo en virtud del desarrollo electrónico de todas las etapas abarcando así, desde la confección del contrato hasta su firma con validez técnica y jurídica.

2. Difícil recolección

Otro aspecto relevante del contrato en papel es que no siempre se logra captar la firma del destinatario en el momento adecuado o dentro de los plazos manejados por los interesados, ya sea por problemas en el envío o por cuestiones de localización.

Cuando contamos con el sistema de firma electrónica, es posible mitigar la ocurrencia de este tipo de situación, ya que los usuarios pueden acceder a los documentos desde cualquier localización geográfica, independientemente del horario y del dispositivo utilizado.

Por lo tanto, la firma electrónica acelera la tarea, convirtiéndola en un proceso mucho más cómodo, flexible y dinámico.

3. Distribución costosa

Los documentos impresos generan costos desde el primer momento en virtud del consumo de papel y de los costos de envío que por lo general son altos, ya que involucran los servicios del correo o de una transportadora.

Cuando utilizamos una herramienta como la firma electrónica, podemos eliminar esos costos, lo que conlleva a una significativa economía para la organización a raíz de que la confirmación de un negocio o trámite de recursos humanos, por ejemplo, no genera gastos de impresión ni expedición.

4. Fraudes

La adulteración de los documentos es uno de los problemas que más preocupan a las organizaciones, independientemente de su tamaño. De hecho, las empresas que se basan en el mecanismo tradicional de firma de contrato corren serios riesgos de padecer fraudes.

Para evitar este tipo de situaciones, las empresas proveedoras de servicios como la firma electrónica cuentan con abundantes recursos de seguridad de la información con el objetivo de proteger la información confidencial de los acuerdos y los datos de los firmantes, como es el caso de la validación biométrica, la exigencia de claves y el encriptado de datos, así como otros métodos.

5. Extravío 

Antes de firmar, es necesario enviar el contrato de papel al destinatario, lo que implica desplazarlo de un lugar a otro. Durante el proceso de envío, numerosas situaciones pueden ocurrir poniendo en riesgo la integridad del documento, como es el caso del extravío.

Por ejemplo, el sector financiero de una empresa envía un contrato para un cliente y el documento se pierde en el camino. Estas situaciones afectan seriamente la imagen de la empresa ante el cliente y la experiencia del cliente.

Afortunadamente, la gestión y firma de documentos de manera digital, representa una herramienta segura, y extremadamente confiable.

Ventajas de la firma electrónica para enfrentar los retos del contrato en papel

La transformación digital ha fomentado importantes cambios en las empresas siendo la firma electrónica uno de los más relevantes. 

Como has comprobado a lo largo del artículo, esta solución es fantástica para agilizar trámites y acuerdos, ahorrando tiempo y dinero a las empresas.

Además de eficientar ciertas actividades, la firma electrónica también aporta otras ventajas como:

• Seguridad: utiliza avanzadas tecnologías de encriptación de datos.

• Visibilidad instantánea del status: podrás saber en todo momento en qué etapa de se encuentra el acuerdo en el proceso de firma.

• Cierre de negocios más rápido.

• Ahorro de tiempo: los contratos pueden firmarse con pocos clics facilitando así, diferentes actividades empresariales como la contratación online y el cierre de contratos con nuevos proveedores.

• Disminución de los costos directos: como papelería y servicios de envío, así como otros indirectos como rastreo y almacenamiento.

• Eficiencia corporativa.

• Validez legal.

La firma electrónica es una herramienta que se posiciona como una importante ventaja competitiva para las empresas, principalmente porque resuelve los retos asociados a los contratos en papel.

Ahora que conoces cómo puede agilizar los trámites que antes debían llevarse a cabo mediante la impresión de contratos, te invitamos a comunicarte con nuestros especialistas para descubrir cómo podemos ayudarte a encontrar la mejor solución.