Cómo medir la productividad en home office e mejorarla

Luego de la pandemia del COVID-19, las empresas en México pasaron de tener un 34% de trabajadores en home office a tener un 68% de la plantilla en trabajo remoto, según Forbes.

Sin embargo, el crecimiento del modelo híbrido en los últimos años ha abierto el debate de si la productividad en home office es lo que esperan los dueños y gerentes de negocios, especialmente tras las declaraciones del CEO de Amazon, Andy Jassy, sobre el regreso a la oficina de sus colaboradores.

Ahora bien, ¿es posible tener una nómina realmente productiva en teletrabajo? Y, más importante, ¿cómo medir la productividad en home office para contrastarla con métodos tradicionales de trabajo?

A continuación, te contaremos todo lo que debes saber al respecto.

¿Cómo se puede medir la productividad en home office****?

El home office puede ser una metodología bastante desafiante de cualificar y cuantificar, especialmente, por la independencia que tienen los trabajadores para ejercer sus funciones. Sin embargo, podemos darte cinco formas de cómo medir la productividad en home office, con el fin de tener indicadores claves de rendimiento en tu negocio.

1. Crea una política de medición de productividad

En el nivel más básico, la productividad es una medida de producción entre unidades de tiempo. Es decir, si bien la producción es una buena forma de determinar la productividad, durante el home office es mejor medir resultados comerciales.

Usar KPIs (indicadores clave de rendimiento) como lo son el nivel de satisfacción del cliente, visitantes en el sitio web o ventas, tendrás una mejor perspectiva de la verdadera productividad en home office.

2. Define tus KPIs y ORKs

Los indicadores clave de rendimiento y los resultados y objetivos clave, respectivamente, son dos de las formas más adecuadas de medir la productividad y garantizar que los equipos puedan alcanzar progresos realmente importantes.

Ya hemos hablado un poco de los KPIs, entonces, agregando algunos OKRs a la ecuación y trabajando en conjunto con los indicadores clave de rendimiento, es posible encontrar esas pequeñas metas que llevarán a la consecución de objetivos grandes para los equipos y los individuos.

3. Genera hitos para cada iniciativa

Mientras más específico sea el camino hacia la conquista de un objetivo, más fácil será medir el progreso. Gracias a esto, tus colaboradores podrán marcar su productividad en home office correctamente e informar su desarrollo todos los días, en lugar de esperar al final del proyecto.

4. Usa un software de gestión de tareas

La transformación digital permite mantener a todos los colaboradores al tanto del progreso general e individual a través de software de gestión de proyectos, especialmente si son en la nube.

Al obtener este tipo de solución, tendrás la posibilidad de crear sistemas de seguimiento de tareas para equipos con diferentes funciones —como marketing, desarrollo de software, finanzas, contabilidad, entre otros—, y así realizar un acompañamiento detallado de los avances diarios.

5. Determina cuánto tiempo dedican tus colaboradores a su trabajo

Lo mencionamos al inicio, la productividad es igual a producción sobre tiempo (Productividad = Producción / Tiempo), lo que quiere decir que mientras más consciente estés del tiempo invertido en las tareas, mayor entendimiento de la productividad tendrás.

Siguiendo estos métodos podrás identificar los niveles de productividad en home office de tus trabajadores y no confundirás tiempo de conexión, intervenciones en reuniones o videollamadas con verdadera productividad.

Ahora bien, ¿qué pasa si tienes un equipo comprometido y dedicado pero aún no alcanzan su potencial? Aprende entonces cómo optimizar su talento y tiempo.

Claves para potenciar tu productividad con el home office

Microsoft publicó un estudio donde el 85% de los líderes empresariales afirman que cambiar a modelos híbridos de trabajo, ha provocado mayor dificultad para confiar en la productividad de sus trabajadores.

Datos que se alinean con el reporte de Citrix que, luego de entrevistar a más de 900 líderes empresariales y 1,800 trabajadores en home office, determinaron que la mitad de los gerentes de negocios creen que los colaboradores que trabajan “fuera de su vista”, no trabajan tan duro.

Por lo que, a continuación, te daremos algunos breves consejos para elevar la productividad en tu equipo, y la confianza de que están haciendo su trabajo.

Crea una cultura laboral sólida

Monitorear y rastrear cada segundo de trabajo o microgestionar suele tener efectos contraproducentes. En lugar de ello, enfócate en crear una cultura que fomente el trabajo flexible, por ejemplo, a través de políticas que consideren horarios de descanso, desconexión laboral, movilidad, que respete su equilibrio personal.

Define las pautas y tus expectativas claramente

La comunicación eficaz es esencial para la productividad en home office. Por lo que necesitas crear pautas de comunicación muy claras, considerando:

• Cómo y cuándo utilizar las herramientas de comunicación.

• Lenguaje y tono de voz requerido.

• Proceso de agendamiento de reuniones.

• Expectativas de documentación.

• Mecanismos de feedback.

Ofrece diversas configuraciones de trabajo

El trabajo desde casa no es lo mejor para todos sin excepción; puede que algún colaborador no tenga espacio o tenga demasiadas distracciones. Por lo que debes considerar los equipos necesarios para ayudarlos a sobresalir o, incluso, modalidades híbridas para los que prefieran la oficina.

Invierte en las carreras y desarrollo de tus colaboradores

Considerando que el desarrollo profesional es un factor clave del compromiso, debes proporcionar un presupuesto para el aprendizaje y desarrollo (L&D) con la intención de brindarles las herramientas para capacitarse y obtener certificados relacionados a su trabajo.

¿Cómo la firma electrónica aumenta la productividad?

La firma electrónica, al ser un herramienta de autenticación de identidad y de gestión documental basada en la nube, es una solución ideal para empresas que adoptan el trabajo remoto o híbrido.

Esto se debe principalmente porque la gestión de documentos es una tarea compleja, sobre todo cuando muchas personas tienen que autorizar un contrato, transacción o aprobación.

Una plataforma centralizada de documentos que permita compartir archivos en la nube facilita mucho la seguridad, impidiendo la falsificación de firmas y la protección de la información gracias a la tecnología criptográfica.

Esto no solo estimula la velocidad que tanto tiene que ver con la productividad, sino que reduce significativamente las etapas burocráticas en las empresas y permite generar un flujo de trabajo en horas, cuando normalmente lleva días.

Eleva tu productividad y protege tu negocio con la digitalización

La productividad en home office es una asignatura pendiente en la lista de prioridades de muchos gerentes de negocio. En la era digital, la flexibilidad es la que define los nuevos modelos de trabajo y adoptarla es vital para sobresalir.

En ese sentido, la gestión electrónica de documentos se ha convertido en una práctica fundamental para las empresas, especialmente los que requieren transicionar los archivos físicos a digitales.

Por ello, conoce las mejores prácticas para la seguridad y gestión de documentos electrónicos descargando este ebook.