Las principales funciones de firma electrónica para equipos de RR.HH.

Si formas parte del equipo de RR. HH., probablemente ya te sean familiares los conceptos básicos de la tecnología de firma electrónica para obtener firmas en cartas oferta, formatos gubernamentales, acuerdos sobre políticas de la empresa y otros formatos para empleados. Sin embargo, eso es solo la superficie de los beneficios que la firma electrónica puede brindar a los equipos de RR. HH. Si los departamentos de RR. HH. quieren tener éxito en el 2021 y el futuro, necesitarán comenzar a aprovechar herramientas más inteligentes y automatización para entender de una mejor forma a sus empleados y optimizar sus procesos.

Hemos creado una lista de funciones Docusign eSignature para inspirarte y hacerte pensar en cómo mejorar tus procesos de firma de documentos, optimizar las operaciones de RR. HH. y obtener nuevas perspectivas respecto a tus acuerdos y empleados.

Mejora la experiencia de enviar y firmar formatos de RR. HH.

La forma en que preparas tus acuerdos puede tener un enorme impacto en la trayectoria del signatario y las tasas de finalización de acuerdos. Éstas son algunas de las funciones de eSignature que te ayudan a diseñar una experiencia de firma sin complicaciones para candidatos y empleados:

• Plantillas predesarrolladas: los reclutadores, gerentes de RR. HH. y administradores pueden hacer uso de las plantillas predesarrolladas para algunos de los documentos de mayor uso para empleados y candidatos, incluyendo cartas oferta y formatos tributarios y de salud. Las plantillas te ahorran tiempo y aseguran mayor precisión mediante el pre etiquetado de documentos estándar, asegurando que ciertos campos estén marcados como obligatorios y reduciendo errores o formatos incompletos.

• Firma móvil y responsiva: cuando los signatarios tienen acceso a un acuerdo en su dispositivo móvil o tableta, esperan tener una gran experiencia de visualización. La firma responsiva mejora la vista de un documento según el tipo de dispositivo. Esto ayuda a los equipos a crear una experiencia de contratación e incorporación sencilla en dispositivos móviles al eliminar la necesidad de ampliar imágenes en una pantalla pequeña.

• Secciones inteligentes: para los acuerdos que incluyen texto más extenso, puedes utilizar las secciones inteligentes para resaltar la información más importante en la página con otra información colapsada o escondida. Los candidatos o empleados pueden expandir o colapsar secciones en su PC o dispositivo móvil para que su experiencia de visualización sea más agradable.

• Archivos adjuntos para signatarios: ¿necesitas enviar un acuerdo a firmar y esperas a cambio un documento? Con los archivos adjuntos para signatarios, el signatario puede adjuntar un archivo al documento que están firmando. Para la incorporación de nuevos empleados o para recolectar cartillas de vacunación de empleados, esta función permite mantener toda la información de empleados en un mismo lugar.

• PowerForms: sin importar si tu empresa es grande o está en vías de desarrollo, tu equipo necesitará procesos escalables y eficientes para acuerdos comunes como formatos de reubicación, solicitudes de licencias o excepciones a políticas de la empresa. Con PowerForms, tu empresa puede generar documentos de auto servicio sobre demanda para firmar, los cuales son, para RR. HH., fáciles de crear y enviar, y para empleados, fáciles de acceder y firmar.

• Click: los acuerdos clickwrap son una buena forma de informar a tus empleados sobre políticas nuevas o actualizadas, lograr que den su consentimiento con un solo clic y permitir al personal gestionar las diferentes ediciones de la política. Puedes monitorear fácilmente quién dio consentimiento a qué versión y después pedir a los empleados que confirmen de recibido y den su consentimiento cuando haces cambios significativos a tus políticas. Debido a que estos acuerdos son estándar, los empleados pueden simplemente leer y dar clic, ofreciendo una experiencia de usuario rápida y positiva.

Simplifica las operaciones de RR. HH.

Estas funciones ayudarán a optimizar las operaciones de RR. HH. en lo que respecta a acuerdos:

• Envío por volumen: ¿necesitas una forma de compartir un documento estandarizado con múltiples destinatarios a la vez? La función de envío masivo de Docusign eSignature te permite enviar un mismo acuerdo a muchas personas por volumen. Los documentos firmados se enrutan automáticamente a tu equipo para su monitoreo y archivado.

• Enrutamiento condicional y flujos de trabajo avanzados: con el enrutamiento condicional, puedes confiar en medidas inteligentes y lógica en tus flujos de trabajo para poder procesar los acuerdos. Por ejemplo, una vez enviada una carta oferta, si el salario de un candidato excede el tabulador, el documento se enrutará automáticamente a un ejecutivo para que lo revise previo a ser aprobado. Además de contrataciones, los gerentes de RR. HH. también pueden aprovechar los flujos de trabajo avanzados para las solicitudes de reubicación de empleados. A medida que un empleado llena la solicitud, identifican el departamento en el que trabajan y el acuerdo se enruta automáticamente a su socio de negocio de RR. HH. específico.

• Acciones en acuerdos: una vez firmado un acuerdo, ¿qué sucede? Las acciones en acuerdos permite a los administradores configurar fácilmente normas para automatizar acciones post firma comunes, como archivar en automático documentos finalizados en un proveedor de almacenamiento en la nube como SharePoint o Box, exportar datos a una hoja de cálculo o comenzar otros flujos de trabajo en el proceso de acuerdos.

• Entrega por SMS: para una comunicación rápida, muchas compañías han elegido SMS como su método de comunicación predilecto. La entrega por SMS para Docusign eSignature te permite enviar notificaciones sobre acuerdos en tiempo real vía SMS enviado directamente al dispositivo móvil del signatario, sin importar si es una carta oferta a un candidato o una política de la empresa crítica para un grupo de empleados.

• Integraciones predeterminadas: las integraciones predeterminadas de Docusign con cientos de sistemas reconocidos permite que sea más fácil para los equipos de RR. HH. trabajar rápido en el software que ya usan. Los equipos pueden crear cartas oferta directamente en Microsoft Word, notificar a empleados sobre cambios en las políticas de la empresa a través de Slack y enviar a firma una guía para empleados mediante Workday, solo por nombrar algunos ejemplos. 

Obtén información específica sobre el estado de tus acuerdos

¿Quieres llevar tus acuerdos de RR. HH. al siguiente nivel con análisis e información específica? Obtén análisis de acuerdos en la punta de los dedos, establece flujos de trabajo automatizados y mejora la visión de tus empleados con estas funciones:

• Información específica sobre firma: ¿quieres entender dónde y por qué tus empleados deciden no firmar documentos para así mejorar la trayectoria de los signatarios e incrementar las tasas de finalización? La información específica sobre firma es una nueva herramienta de visualización de datos que ayuda a los administradores a tener un mejor entendimiento de la conducta del signatario. Los equipos pueden ver la información filtrada por campos como plantilla, dispositivo y navegador para afinar los acuerdos que distribuyes y la forma en que los envías. Esto permite optimizar la experiencia de firma entre empleados.

• Reportes: la función de reportes permite a los administradores obtener información y datos en tiempo real sobre la actividad de los documentos. Los reportes permiten analizar métricas clave sobre la actividad de sobres enviados, incluyendo estatus general del sobre, tiempo de finalización y volumen en el tiempo para los sobres que envíes.

• APIs Docusign: además de cientos de integraciones predeterminadas, Docusign eSignature API también permite a los desarrolladores y administradores generar integraciones personalizadas para soluciones internas o necesidades específicas, para que todos los sistemas puedan trabajar en conjunto.

Los equipos de RR. HH. de todo el mundo tienen la tarea de encontrar formas de colocar a los empleados al centro de todas sus actividades. Sin las herramientas correctas para generar automatización y adquirir información, los equipos de RR. HH. con frecuencias se topan con problemas al hacer trabajo manual. Las funciones de eSignature de Docusign fueron creadas teniendo en mente equipos de RR. HH. de todos los tamaños, para facilitar el proceso de envío, firma y entendimiento de los acuerdos para empleados.

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