¿Cómo crear una firma electrónica?

Ya sea que hayas recibido un documento electrónico para firmar o necesites distribuir uno a empleados, clientes o proveedores, es muy probable que debas crear una firma electrónica para sellar el acuerdo. La buena noticia es que, con la tecnología correcta, el proceso para crear una firma segura y legalmente reconocida nunca ha sido más fácil ni más rápido. 

¿Por qué utilizar firmas electrónicas? Si bien puedes tener la tentación de simplemente escanear y cargar la imagen de un documento firmado a mano y terminarlo, se perderán importantes capas de seguridad y autenticación que protegen tu acuerdo. Con la tecnología de firma electrónica, sus contratos vienen con seguimientos de auditoría y pruebas de transacciones que pueden facilitar la demostración de que se ejecutaron legalmente en caso de que alguna vez sean impugnadas en un tribunal de justicia. 

Como beneficio adicional, la tecnología de firma electrónica te vas a ayudar con la gestión y finalización de acuerdos con mayor eficiencia. El 80% de los acuerdos firmados con Docusign eSignature se completan en menos de un día; El 44% se completa en menos de 15 minutos. Para ayudar a proteger tu organización y reducir el tiempo dedicado a los procesos manuales, aquí hay respuestas a seis de las preguntas más comunes sobre firmas electrónicas, que incluyen:

• ¿Qué es una firma electrónica?

• ¿Debería su firma electrónica parecerse a su firma autógrafa? 

• ¿En qué se diferencia una firma electrónica de una firma en línea? 

• ¿Cómo se crea una firma electrónica? 

• ¿Cómo cambia su firma electrónica? 

• ¿Cómo y dónde se utilizan las firmas electrónicas?

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica es una forma rápida y sencilla de firmar un contrato. Aunque las firmas electrónicas a veces se denominan erróneamente firmas en línea, son mucho más sólidas que una simple imagen escaneada de su firma. Se pueden usar en casi todos documentos que se firman en papel, desde contratos de venta y cartas de oferta hasta aperturas de cuentas y facturas, pero también son más eficientes, compatibles con dispositivos móviles y seguros.  

En México, bajo el Código de Comercio, las firmas electrónicas se definen como “Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio”. 

Lo que significa esta jerga legal es que siempre que la acción electrónica esté vinculada a un contrato o registro y esté destinada a funcionar como una firma, es una firma electrónica válida. Las firmas electrónicas pueden incluir: 

• Hacer clic en "Acepto" (o una redacción similar) en un sitio web para aceptar los términos y condiciones o recibir servicios

• Firmar con el dedo en un dispositivo móvil 

• Escribir su nombre y / o PIN en un formulario en línea

¿Debería mi firma electrónica parecerse con mi firma autógrafa?

Es un error común pensar que una firma electrónica debe parecerse a la firma autógrafa. Y aunque muchos proveedores de tecnología de firma electrónica como Docusign le permiten escanear y cargar su firma en un documento, no importa cómo se vea una firma electrónica siempre que haya sido adoptada por el firmante con la intención de firmar el registro. 

Si bien los documentos firmados en papel pueden necesitar un análisis forense para determinar quién realmente firmó el documento, los contratos firmados con Docusign eSignature vienen con un registro electrónico seguro. La tecnología backend de Docusign registra la dirección IP del firmante, así como la fecha y hora en que se firmó el documento, proporcionando datos críticos en caso de que la validez de la firma se cuestione. 

El sistema Docusign mantiene la información sobre el firmante, el sobre y los documentos en un Certificado de finalización. Estos datos completos y legalmente admisibles hacen que el estilo de la firma sea irrelevante, por lo que no importa si dibujas tu firma electrónica para que coincida con la firma manuscrita o si selecciona una firma prediseñada.

¿En qué se diferencia una firma electrónica de una "firma en línea"?

Los términos “firma electrónica” y “firma en línea” a menudo se usan indistintamente, pero existen importantes diferencias entre ellos. La firma electrónica es un término que tiene un significado específico según las leyes de firma electrónica de todo el mundo, mientras que la firma en línea no es un término definido en la ley de firma electrónica. 

Las firmas electrónicas generalmente son legalmente admisibles en los tribunales y se pueden utilizar para hacer cumplir un contrato en muchos países de todo el mundo. Es importante tener en cuenta que las leyes mexicanas tienen requisitos que deben cumplirse para crear un documento ejecutable y firmado electrónicamente. Como se señaló anteriormente, Docusign eSignature ayuda a cumplir con estos requisitos con una pista de auditoría integral y un certificado de finalización. 

¿Cómo creo una firma electrónica? 

Afortunadamente, crear una firma electrónica es fácil con las herramientas adecuadas. Si está enviando un documento a otras personas, simplemente regístrese para una prueba gratuita con Docusign eSignature y cargue el documento que desea firmar. Docusign admite varios tipos de archivos, incluidos PDF, Microsoft Word, Excel y PowerPoint. A continuación, puedes agregar destinatarios e insertar campos relevantes, como firma, nombre, título y fecha. Una vez que haga clic en "enviar", los destinatarios recibirán un correo electrónico con un enlace al documento, que pueden ver y firmar fácilmente en prácticamente cualquier dispositivo, desde casi cualquier lugar y en cualquier momento.

Todo lo que el destinatario tiene que hacer es confirmar su consentimiento para firmar electrónicamente, abrirlo y firmar dibujando su propia firma o seleccionando un estilo de firma predefinido. Una vez completado, hace clic en "finalizar". El documento se devolverá automáticamente al remitente y se almacenará de forma segura en su cuenta de Docusign para su uso futuro. 

¡UPS! Cometí un error. ¿Cómo cambio mi firma electrónica?

Si surge una circunstancia que requiere que cambie su firma electrónica, como un nombre mal escrito o un cambio de nombre, busca el correo electrónico de notificación inicial de Docusign solicitando la firma y haz clic en "revisar documento". A continuación, navega a cada campo de firma en el documento, haz clic en ellos y selecciona "adoptar nuevo". Ahora puedes revisar tu nombre, iniciales y firma y cambiarlos como desees. 

Si bien cambiar su firma en Docusign eSignature suele ser sencillo, hay algunas restricciones que debes tener en cuenta. Si no tienes una cuenta de firma electrónica de Docusign activa, no podrás cambiar tu firma. Además, algunos remitentes bloquean los nombres de los destinatarios, lo que les impide acceder al documento. El soporte de Docusign puede proporcionar una explicación más detallada de cómo solucionar estas circunstancias y cambiar su firma electrónica.   

Ahora que he creado una firma electrónica, ¿cómo y dónde la uso?

Las firmas electrónicas se pueden usar en una variedad de circunstancias en las que se envían y reciben documentos, y en casi todos casos en que se usan firmas autógrafas. Son particularmente convenientes para las empresas que brindan servicios con extractos de trabajo de rutina, presupuestos y facturas. Docusign eSignature, en particular, puede integrarse con muchas de las aplicaciones que su equipo ya usa y es compatible con varios tipos de archivos, incluidos Microsoft Word y Google Docs. 

Si bien se pueden usar en una amplia gama de escenarios, hay algunos casos en los que es mejor consultar primero con un abogado antes de usar una firma electrónica. 

En algunos casos de uso se requiere un tipo específico de firma electrónica, conocida como firma digital. La firma digital proporciona una verificación adicional de la identidad de cada firmante y, a veces, se requiere en ciertos países e industrias fuertemente reguladas, como los servicios financieros y las ciencias de la vida. Al utilizar la tecnología de infraestructura de clave pública (PKI), las firmas digitales crean un certificado digital que es a prueba de manipulaciones y ayuda a demostrar la identidad del firmante. 

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