Cómo el área jurídica de Docusign potencia la eficiencia y la toma de decisiones con IAM

El ámbito jurídico se basa en detalles: obligaciones de pago, requisitos de seguros, fechas de renovación, legislación vigente y cláusulas de indemnización. Pero con demasiada frecuencia, los acuerdos que definen estos detalles simplemente terminan por enterrarlos. Los equipos jurídicos tienen que buscar manualmente en hojas de cálculo, plataformas de almacenamiento o cajones de escritorio, examinar minuciosamente los términos para obtener información y recabar las opiniones de las partes interesadas.

¿El resultado? Los pasos se suman, el área jurídica está muy ocupada, las decisiones se vuelven más lentas y las oportunidades pasan rápidamente.

Ahí es donde entra en juego Intelligent Agreement Management (IAM). Este enfoque centralizado, digital y mejorado por IA simplifica el proceso de crear, suscribir y gestionar acuerdos. De esta manera, los departamentos jurídicos pueden dejar de cazar y perseguir y volver a concentrar en el trabajo que sólo ellos pueden hacer.

La plataforma Docusign IAM está cambiando la forma en que el departamento jurídico funciona internamente, colabora entre departamentos y negocia con socios comerciales. El área jurídica de Docusign ya la está utilizando para moverse más rápido, prepararse con anterioridad y brindar una mejor orientación.

¿Cómo está cambiando IAM la forma en que funciona el área jurídica en Docusign?

Desde los nuevos acuerdos con clientes hasta las renovaciones con proveedores, la plataforma IAM ha mejorado la forma en que el área jurídica de Docusign organiza y analiza los acuerdos. Estos son algunos de los ejemplos más impactantes:

1. Un repositorio centralizado e intuitivo para adquisiciones

Lo que empezó como un pequeño departamento jurídico creció rápidamente a medida que Docusign ampliaba sus capacidades, clientes y geografías. Al igual que con toda empresa en expansión, se convirtió en un desafío el hacer el seguimiento de los acuerdos con proveedores. Uno de los problemas más comunes que escuchamos de los clientes es lo difícil que es encontrar acuerdos completados. Docusign Navigator resuelve ese problema.

Agregar miles de acuerdos a este repositorio inteligente le llevó a nuestra área jurídica solo unos días y generó ganancias inmediatas. El departamento jurídico redujo el tiempo para localizar acuerdos de más de ocho minutos a menos de un minuto. (¡Sí, realmente lo cronometraron!) En lugar de comunicarse con las partes interesadas comerciales, escanear correos electrónicos o incluso, en el caso más engorroso, tener que pedirle al proveedor una copia de su propio acuerdo, pueden usar la búsqueda en lenguaje natural o filtros para que aparezcan todos los acuerdos con proveedores activos. Y de ahora en adelante, Navigator capturará cada nuevo acuerdo con proveedor creado con eSignature.

2. Búsquedas personalizadas de acuerdos con términos no estándar

El área jurídica a menudo debe consultar acuerdos anteriores para gestionar renovaciones, garantizar el cumplimiento, resolver disputas y apoyar consultas de auditoría. Las partes interesadas pueden plantear preguntas al área jurídica, incluyendo:

1. ¿El proveedor está cumpliendo con sus compromisos?

2. ¿Cuándo vence nuestra próxima factura?

3. ¿Cuándo se renueva nuestro acuerdo?

4. ¿Cómo podemos salir de este acuerdo?

Lo que antes era un proceso tedioso de buscar manualmente cada acuerdo en un lenguaje específico, ahora solo lleva unos cuantos clics: el área jurídica emplea extracciones de datos por IA y búsqueda en lenguaje natural para mostrar términos no estándar. 

Navigator permite al equipo realizar búsquedas personalizadas de términos específicos: obligaciones de pago, derechos de terminación, expectativas de nivel de servicio y más. Un acceso más rápido a los datos permite al área jurídica responder a preguntas urgentes con mayor rapidez y menos esfuerzo. Las partes interesadas en toda la empresa pueden incluso realizar sus propias búsquedas sin asistencia legal. 

3. Supervisión proactiva de las próximas renovaciones de proveedores

Los acuerdos de adquisiciones giran principalmente en torno al control de costos, el desempeño de los proveedores, las renovaciones y las renovaciones automáticas. Sin embargo, al igual que en muchas organizaciones, algunas renovaciones de proveedores de Docusign solían pasar desapercibidas. El proceso manual solía ser así: el área jurídica era notificada de las renovaciones por las partes interesadas o el departamento de compras, lo que provocaba debates sobre la propiedad mientras se cerraban las ventanas de negociación, lo que dejaba a la empresa atrapada en condiciones desfavorables.

Con Navigator, ninguna renovación pasa desapercibida. El área jurídica se conecta al panel de renovación de Navigator, por lo que hay una visibilidad clara de todos los próximos vencimientos y plazos de renovación cada trimestre. Y las partes interesadas del negocio en los ámbitos legal, financiero, de ventas y más allá reciben recordatorios automáticos, para que puedan ser proactivas a la hora de revisar las obligaciones de pago u otros términos para decidir si renovar, rescindir o renegociar el acuerdo por términos más favorables es la estrategia correcta. Los pasos de acción son claros y oportunos, y todos avanzan con confianza.

4. Análisis de IA para acelerar las negociaciones

Para el equipo jurídico que trabaja en acuerdos comerciales, Docusign Iris, el motor de inteligencia artificial que impulsa IAM, aporta coherencia y ahorra tiempo en las negociaciones. Para guiar las negociaciones del equipo de ventas en materia de acuerdos de confidencialidad (NDA), acuerdos de servicio maestro (MSA) y otros acuerdos vinculantes, el área jurídica se basa en playbooks específicos para cada acuerdo con posiciones preferentes y alternativas. El problema es que, cuando estos playbooks se encuentran en documentos y hojas de cálculo personales o, peor aún, en la cabeza de alguien, hacer un seguimiento de ellos a medida que cambian las necesidades puede retrasar el ciclo de los acuerdos. Y hacer referencia y aplicar estas normas de manera uniforme a lo largo de las rondas de negociación es una tarea ardua, que obliga al área jurídica a alternar entre varios documentos y buscar las alternativas adecuadas.

Tener IAM integrado en los flujos de trabajo de negociación dentro de Microsoft Word hace que estos playbooks sean fáciles de implementar. El área jurídica solo tiene que proporcionar las reglas básicas de negociación a la herramienta de Revisión asistida por IA de Docusign dentro de IAM. La herramienta analiza el acuerdo en negociación con un playbook específico y ofrece sugerencias para que el acuerdo cumpla con los estándares de la empresa.

El análisis consistente y las reglas ajustables reducen el tiempo de revisión del acuerdo y ayudan a los equipos jurídicos a crear plantillas más relevantes que reflejen los playbooks actualizados. Entendiendo que, en los acuerdos, no siempre hay una solución única para todos, los comentarios personalizados facilitan el ajuste y la adaptación de las reglas, teniendo en cuenta el contexto de la negociación. Las aplicaciones de la revisión asistida por IA son muy variadas y suelen incluir: 

• Términos de responsabilidad: las exclusiones a las cláusulas de limitación de responsabilidad y los límites de responsabilidad son sencillos. El seguimiento de los cambios históricos en estas cláusulas permite al área jurídica reevaluar y adaptar las plantillas en un ciclo constante. 

• Certificados de seguros: las revisiones que consumen mucho tiempo de los requisitos de seguros para garantizar que se alinean con los detalles del certificado de seguro de Docusign, se convierten en una búsqueda rápida de documentos relevantes y análisis de IA para sacar a relucir cualquier discrepancia.

5. Automatización del flujo de trabajo para acuerdos de asociación

El ecosistema de socios es una parte integral de la estrategia de comercialización de Docusign, por lo que las relaciones con socios se cuentan por miles. Esto representa una enorme cantidad de acuerdos que el área jurídica deberá revisar y marcar con observaciones. Anteriormente, el proceso manual tomaba desde horas hasta días, era difícil de escalar a medida que se creaban nuevas asociaciones y no permitía una aportación sencilla de las otras partes interesadas. 

Es por eso que el equipo jurídico de socios comenzó a usar Maestro, una herramienta de automatización de flujo de trabajo sin código, y Agreement Desk, un punto central para la admisión y solicitudes de acuerdos. Hoy en día, administrar un gran volumen de acuerdos de asociación es menos manual y más colaborativo que nunca.

Con Docusign IAM, el equipo jurídico de socios estableció un flujo de trabajo para los acuerdos principales de socios (MPA) que comienza con los tickets de Agreement Desk y luego pasa a automatizaciones de Maestro que establecen un propietario, fecha de vencimiento y seguidores. Finalmente, adjunta de forma automática la documentación relevante al acuerdo potencial con el socio. A partir de ahí, el área jurídica puede enviar el MPA para su firma electrónica con solo unos pocos clics, directamente dentro de Agreement Desk. 

En el horizonte: ¿qué depara el futuro para Intelligent Agreement Management en el ámbito jurídico?

Hasta ahora, los equipos jurídicos de Docusign han utilizado la suite IAM para mejorar la visibilidad, la colaboración, la escalabilidad y el tiempo de obtención de valor. Pero eso no es todo lo que planean hacer. A medida que las características evolucionan, el área jurídica propone continuamente nuevas aplicaciones de capacidades de IAM. Estos son solo algunos de esos planes:

Acercar acuerdos comerciales

El equipo jurídico comercial ha dado sus primeros pasos con IAM para las negociaciones, pero ve más oportunidades de optimizar y automatizar en el futuro. Tras el avance de los acuerdos con los proveedores, quieren centralizar su enorme stock de acuerdos comerciales en Navigator. Esto reforzará la seguridad y la organización, les ayudará a realizar un seguimiento de las obligaciones de los clientes, mantendrá el flujo de renovaciones e ingresos, y hará que todos estén en sintonía.

Reducir los riesgos de cumplimiento en todo el mundo 

El equipo global de integridad empresarial de Docusign también tiene planes sobre cómo IAM puede mejorar sus procesos. Esta área jurídica supervisa las regulaciones globales para ayudar a impulsar la expansión internacional. En una era de regulaciones en evolución, es un gran desafío.

El equipo de integridad empresarial tiene como objetivo emplear Navigator para centrar y visualizar el riesgo por geografía o sector dentro de sus acuerdos. Los acuerdos con proveedores activos en regiones altamente reguladas, como Europa, o en sectores altamente regulados, como el cuidado de la salud o los servicios financieros, saldrían fácilmente a la luz. El equipo podría incluso buscar normativas específicas mencionadas en los términos, como la Ley de Resiliencia Operativa Digital (DORA) de la UE o el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Consideremos este escenario hipotético: al incorporar Navigator, el equipo detecta un alto riesgo de cumplimiento en la UE porque el 80% de un determinado tipo de acuerdo es con compañías en Francia. Con esta información, el personal del área jurídica podría enfocarse en las leyes de países específicos, ver dónde es necesario contratar nuevos miembros del equipo para cubrir especialidades, cerrar cualquier brecha de cumplimiento y evitar sanciones significativas.

Al igual que el equipo jurídico de socios, el equipo de integridad empresarial también está explorando un nuevo uso de Agreement Desk. Pero en lugar de usarlo para un nuevo acuerdo, el equipo de integridad empresarial lo ve como una herramienta para gestionar las preocupaciones de cumplimiento. Cuando alguien señala un posible problema de cumplimiento en un documento concreto, puede abrir un ticket en Agreement Desk, centralizando así el asunto para que lo atienda el equipo de integridad empresarial.

Menos búsquedas, más estrategias: el poder de la inteligencia de acuerdos en el ámbito jurídico

El papel del área jurídica es demasiado importante como para quedarse atrás del resto de la empresa. Por ello, las herramientas de acuerdos inteligentes proporcionan a nuestros equipos jurídicos la información y el margen necesarios para ir más allá de la administración de tareas y liderar la gestión de acuerdos de forma estratégica. 

Funciones como Navigator, Revisión asistida por IA, Maestro y Agreement Desk están permitiendo a los equipos jurídicos corporativos pasar de una gestión reactiva de los acuerdos a una gestión proactiva de los mismos. Gracias a la supervisión centralizada, el análisis de IA y la automatización, Docusign IAM ayuda al área jurídica a trabajar más rápido y centrarse en tomar mejores decisiones y redactar mejores acuerdos.

Elimina las tareas que consumen mucho tiempo y vuelve a tu trabajo más estratégico. Descubre cómo Docusign IAM puede simplificar los flujos de trabajo de tus equipos jurídicos.