Agiliza y automatiza la preparación de acuerdos con la plataforma Docusign IAM

Los acuerdos son esenciales para completar el trabajo, impulsar los ingresos, cumplir con las obligaciones y mucho más. Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, la creación de acuerdos es lenta, engorrosa y complicada. 

Una vez que los equipos examinan detenidamente sus procesos, a menudo se sorprenden de cuánta ineficiencia y riesgo descubren. Recrear plantillas desde cero, introducir datos manualmente y gestionar acuerdos en sistemas desconectados son prácticas habituales que llevan a problemas costosos, entre ellos:

• Tiempo perdido recreando documentos similares en lugar de usar plantillas estandarizadas.

• Errores e inconsistencias al ingresar manualmente los detalles del contrato, lo que genera disputas.

• Riesgos de cumplimiento debido a términos desactualizados, cláusulas faltantes o errores de formato.

• Actualizaciones ineficientes sin forma de garantizar que los cambios se apliquen de manera consistente en todas las versiones.

• La necesidad de priorizar tareas tediosas y que requieren mucho tiempo frente a un trabajo más estratégico.

Estos problemas se pueden corregir fácilmente con la tecnología moderna adecuada para acuerdos. Un nuevo estudio de Deloitte muestra que la proporción de organizaciones que utilizan IA en la creación de contratos ha aumentado en un 60% año tras año. Y el 39% de los compradores de gestión de acuerdos identificaron la creación de contratos como una de las principales capacidades donde los flujos de trabajo automatizados y la IA han generado ROI. En el mismo estudio, los encuestados de ventas reportaron un ahorro de tiempo promedio del 43% en las capacidades de gestión de acuerdos después de implementar herramientas de automatización e IA. Las mayores ganancias se obtuvieron en la creación de contratos, donde las plantillas estandarizadas precompletadas y los acuerdos generados dinámicamente reducen la coordinación entre equipos.

Ahí es donde Intelligent Agreement Management (IAM) puede ayudar. La plataforma Docusign IAM está impulsada por Iris, nuestro nuevo motor de IA que ayuda a garantizar que los datos de sus acuerdos sean precisos desde el principio. Ahora, en lugar de tener que armar los documentos a mano, esta nueva tecnología permite crear plantillas de forma más sencilla, ofrece una mayor precisión y agiliza la generación de acuerdos como nunca antes.

Los siguientes beneficios muestran cómo estas nuevas funciones pueden ayudar a tu compañía a crear acuerdos de forma más eficiente.

Cinco beneficios de Docusign Agreement Preparation

Agreement Preparation, parte de la plataforma IAM, cuenta con un sistema centralizado de gestión de plantillas con plantillas personalizables, generación de documentos y un soporte de cumplimiento integrado estable. Aquí tienes un vistazo más detallado: 

1. Creación intuitiva de plantillas

Crea tus contratos de forma fácil e intuitiva desde cero o a partir de una plantilla existente. Las herramientas de creación de plantillas asistidas por IA identifican el tipo de acuerdo y colocan campos de datos relevantes directamente dentro de la plantilla, lo que permite a los creadores de plantillas simplemente revisar en lugar de construir. Las tablas dinámicas y las herramientas de edición fáciles aseguran que cada acuerdo esté acorde con la marca y represente con precisión tu empresa. 

2. Menos plantillas

Gracias a las reglas condicionales integradas, una sola plantilla puede generar múltiples variaciones, con lo que se reduce considerablemente el número de plantillas que hay que crear, mantener y actualizar, lo que supone un ahorro de tiempo considerable para los creadores y administradores de plantillas.

3. Gestión simplificada de plantillas

¿Necesitas hacer un cambio? Actualizar plantillas es sencillo, con una interfaz sin código y fácil de usar que proporciona una gestión centralizada para facilitar la búsqueda y actualización. Cualquier cambio que se realice en una plantilla se aplica al instante a todos los documentos generados a partir de ella, lo que garantiza la coherencia sin necesidad de realizar modificaciones manuales constantes y repetitivas.

4. Flujos de trabajo y datos conectados

Agrega datos a los acuerdos en el punto de generación para ayudar a que los datos, las plantillas y los acuerdos permanezcan sin errores y sincronizados durante todo el ciclo de vida del acuerdo. Esto significa que ya no habrá más actualizaciones manuales, problemas con el control de versiones ni contratos desactualizados.

5. Mayor cumplimiento

El lenguaje legal preaprobado y las reglas comerciales integradas reducen el riesgo y aseguran la coherencia. Agreement Preparation estandariza las plantillas, automatiza el llenado de datos y ayuda a asegurar que todos los documentos se ajusten a las normas de marca, legales y de cumplimiento de tu organización. 

Las soluciones de generación de documentos son de uso general, pero Agreement Preparation está diseñada específicamente para los acuerdos. Está especialmente diseñada para entender los metadatos, la lógica del flujo de trabajo y las necesidades de cumplimiento únicas de tus contratos. Esto te da la facilidad y flexibilidad de generar documentos al instante sin depender de herramientas específicas, y la tranquilidad de que tus contratos seguirán siendo consistentes con los estándares de cumplimiento de tu empresa, incluso cuando se modifique una plantilla.

La plataforma IAM funciona en tus equipos de Recursos Humanos, Legal, Ventas, Compras y otros para hacer que la gestión de contratos sea más fluida. Desde acuerdos comerciales hasta cartas de oferta y acuerdos de confidencialidad, toda tu empresa puede beneficiarse de un proceso de acuerdos más unificado y optimizado. 

Acuerdos confiables desde el principio 

La preparación de acuerdos afecta a todos los aspectos de tu negocio. Agreement Preparation ofrece una creación y gestión intuitiva, eficiente y segura para ayudar a tus equipos a aumentar la productividad, generar documentos profesionales y sin errores, con la información más actualizada de tu sistema de registro, y cumplir con las normas internas y reglamentarias.