Optimiza y automatiza la preparación de acuerdos con Docusign IAM

Los contratos son esenciales para generar ingresos, cumplir con obligaciones de cumplimiento y mucho más. Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, la creación de acuerdos es lenta, engorrosa y complicada.

Cuando los equipos analizan su proceso, a menudo se sorprenden de cuánta ineficiencia y riesgo encuentran. Recrear plantillas desde cero, ingresar datos manualmente y gestionar acuerdos en sistemas desconectados son prácticas comunes que llevan a problemas costosos, incluyendo:

• Tiempo perdido recreando documentos similares en vez de usar plantillas estandarizadas.

• Errores e inconsistencias al ingresar detalles de contratos manualmente, lo que puede causar disputas.

• Riesgos de cumplimiento por términos desactualizados, cláusulas faltantes o errores de formato.

• Actualizaciones ineficientes sin una forma de asegurar que los cambios se apliquen de manera consistente en todas las versiones.

• Desafíos de integración y redundancias al depender de plataformas que no se sincronizan.

Sin embargo, estos problemas pueden resolverse fácilmente con la tecnología moderna adecuada para acuerdos. De hecho, un estudio de Deloitte de 2024 reveló que las organizaciones con capacidades más avanzadas de creación de contratos reportan superar sus objetivos financieros un 55% más que aquellas que crean acuerdos desde cero.

Por eso creamos Docusign Agreement Preparation dentro de la plataforma Docusign Intelligent Agreement Management (IAM). Esta nueva capacidad te ayuda a asegurar que los datos dentro de tus contratos sean precisos desde el principio. En vez de armar documentos manualmente, Agreement Preparation permite una creación de plantillas simplificada, mayor precisión y la capacidad de generar acuerdos más rápido que nunca.

Así es como estas nuevas funciones pueden ayudarte a crear acuerdos de manera más eficiente.

Los fundamentos de Agreement Preparation

Agreement Preparation hace que la base de los acuerdos sea aún más simple. Con plantillas personalizables, generación de documentos y un cumplimiento más fuerte integrado en un sistema de gestión centralizado, Agreement Preparation dentro de IAM te ayuda a completar todo tu proceso de contratación. Mira más de cerca:

Creación intuitiva de plantillas

Crea fácil e intuitivamente tus contratos desde cero o a partir de una plantilla existente, con campos de datos sugeridos por IA generados automáticamente según el tipo de acuerdo que estés creando. ¿Necesitas hacer un cambio? Actualizar plantillas es sencillo, con una interfaz fácil de usar y sin necesidad de código, que te da almacenamiento centralizado para buscar y actualizar fácilmente. Cualquier cambio en una plantilla se aplica instantáneamente a todos los documentos generados a partir de ella, manteniendo la consistencia sin ediciones manuales constantes y repetitivas.

Flujos de trabajo y datos conectado

Agrega datos a los acuerdos en el momento de la generación, asegurando que los datos, las plantillas y los acuerdos permanezcan libres de errores y sincronizados durante todo el ciclo de vida del acuerdo. Esto significa que ya no tendrás que hacer actualizaciones manuales, ni lidiar con problemas de control de versiones o contratos desactualizados.

Y tus acuerdos siempre reflejarán la información más reciente de tus sistemas de registro gracias a las actualizaciones de datos en tiempo real desde plataformas conectadas como Salesforce, HubSpot y Workday. Con lógica condicional incorporada, el contenido y los datos correctos se extraerán automáticamente de los sistemas adecuados según el tipo de contrato.

Mayor cumplimiento

El lenguaje legal preaprobado y las reglas de negocio integradas reducen el riesgo y aseguran la coherencia. Agreement Preparation estandariza las plantillas, automatiza la incorporación de datos y ayuda a asegurar que cada documento cumpla con los estándares de marca, legales y de cumplimiento de tu organización.

Por qué Docusign Agreement Preparation se destaca

La mayoría de las soluciones de generación de documentos están hechas para uso general, pero Docusign Agreement Preparation está diseñada específicamente para acuerdos. Está especialmente creada para entender los metadatos, la lógica de flujo de trabajo y las necesidades de cumplimiento únicas de tus contratos. Eso significa que tienes la facilidad y flexibilidad de una generación de documentos instantánea y agnóstica a la herramienta, y la tranquilidad de que tus contratos seguirán cumpliendo con los estándares de cumplimiento de tu empresa, incluso cuando se modifique una plantilla.

Agreement Preparation también usa IA para automatizar las partes monótonas y de bajo riesgo del proceso de creación de acuerdos. Por ejemplo, la IA puede detectar el tipo de acuerdo que estás creando y luego sugerir y posicionar automáticamente los campos relevantes. También puede extraer datos de plataformas integradas como Salesforce, Workday y SAP, ayudando a asegurar que los contratos siempre contengan la información más actualizada.

Docusign Agreement Preparation puede funcionar en tus equipos de RRHH, Legal, Ventas, Compras y otros para hacer que la gestión de contratos sea más fluida. Desde acuerdos comerciales hasta cartas de oferta y RFPs, toda tu empresa puede beneficiarse de un proceso de acuerdos más unificado y eficiente.

Acuerdos confiables desde el principio

La preparación de contratos impacta en todos los aspectos de tu negocio, por eso Docusign Agreement Preparation ofrece un proceso de creación y gestión de acuerdos intuitivo, eficiente y seguro. Esto permite que tus equipos aumenten su productividad, generen documentos profesionales y sin errores, con la información más actualizada de tu sistema de registro, y tengan mayor seguridad de que tus acuerdos cumplen con los estándares internos y regulatorios.

Agreement Preparation es parte del portafolio de Docusign IAM y está disponible con funcionalidad limitada dentro de Docusign eSignature.

¿Te interesa probar Docusign Agreement Preparation? Únete a nuestro programa beta.a