Agreement Desk: acelera la recepción, revisión y finalización de contratos

Crear nuevos acuerdos comerciales puede ser una tarea engorrosa y que requiere mucho tiempo. Quienes gestionan el proceso suelen estar ahogados en una bandeja de entrada llena de solicitudes y luchan por seguir las últimas versiones, estados y actualizaciones. Esto provoca procesos de contratos lentos que impiden que las empresas se muevan rápidamente y frustran a todos los involucrados.

El caos de la gestión desarticulada de acuerdos tiene un costo real y tangible: tiempo y dinero de la empresa. La Asociación Nacional de Gestión de Contratos Opens in a new tab afirma que las organizaciones B2B tardan, en promedio, de cuatro a seis semanas en generar nuevos acuerdos. Y el acuerdo estándar pasa por más de tres rondas de revisiones, con un costo promedio de desarrollo de $1,700 USD. 

Los procesos manuales de acuerdos hacen más lento todo, desde la incorporación de nuevos proveedores hasta el inicio de proyectos estratégicos y el cierre de acuerdos de venta, lo que en última instancia retrasa los ingresos. 

Es por eso que nos complace presentar Docusign Agreement Desk, un centro colaborativo diseñado para agilizar la admisión, revisión y finalización de acuerdos. Empodera a los equipos de adquisiciones, legales y de ventas para realizar las tareas más rápidamente. 

Así es como Agreement Desk ayuda a que los contratos pasen de la solicitud a la firma más rápido que nunca. 

Ingreso simplificado para solicitudes de acuerdos

Incluso cuando existe un proceso de acuerdo formal, la poca visibilidad del estado de las solicitudes a menudo orilla a las personas a usar canales no oficiales, lo que reduce aún más la transparencia y la escalabilidad. 

Agreement Desk agiliza el proceso de admisión, facilitando que cualquier persona inicie una solicitud de acuerdo por correo electrónico. Ese correo electrónico se convierte en una tarea rastreable en el panel de control de Agreement Desk, y un agente de contratos con inteligencia artificial guía los siguientes pasos. El agente analiza la solicitud y luego sugiere el mejor formulario para usar, incluso llenándolo previamente con datos. No más correos frustrantes de ida y vuelta para recopilar la información relevante. 

Agreement Desk también se encarga del trabajo de seguimiento de detalles: todas las actividades se registran en el feed de actividad y las partes interesadas clave tienen fácil acceso al estado, propietarios y otra información crítica de un acuerdo. Esto significa que pueden dedicar menos tiempo a las actualizaciones de estado y más a cerrar un acuerdo.

Colaboración optimizada y centralizada

Hacer un seguimiento de los cambios entre múltiples partes interesadas y los ciclos de revisión es complicado y puede provocar retrasos. Imagina cuánto más eficiente sería el proceso de acuerdo si todas las partes y los interesados pudieran marcar, comentar y editar un contrato en el mismo lugar. Agreement Desk hace esto posible con modificaciones centralizadas, control de versiones y otras herramientas de colaboración. 

Trabaja en equipo desde el principio hasta el final para cerrar un trato, con todo organizado en una ubicación central. A medida que avanza el proceso, las partes interesadas pueden agregar y ver detalles, incluidos el estado, los propietarios, los documentos, las aprobaciones y los mensajes, para mantener a todos en sintonía.

Acelera con IA y automatización

Hay innumerables razones por las que las operaciones se estancan, y el costo en ingresos y relaciones puede ser considerable. Los retrasos en los acuerdos no solo provocaron que 21% de los ingresos se aplazaran al siguiente periodo contable, sino que 48% de las empresas afirmaron que sus relaciones con los clientes se deterioraron significativamente debido a dichos retrasos. Esto es difícil de aceptar, por lo que es fundamental seguir adelante con los acuerdos.

Otra razón por la que Agreement Desk es una gran adición al trabajo cotidiano de acuerdos: aprovecha la IA y la automatización para acelerar las tareas y reducir el esfuerzo manual durante todo el proceso de gestión de acuerdos.

Por ejemplo, la revisión asistida por IA automatiza la revisión de contratos, utilizando la IA para comparar los acuerdos con el playbook preaprobado de una organización y, a continuación, marcando las diferencias para que los términos cumplan con la normativa. Y con Maestro, es fácil crear e implementar flujos de trabajo automatizados que aceleran los procesos de acuerdos, sin tener que escribir código. 

Mejora la visibilidad

La dificultad para obtener información actualizada sobre el estado de un acuerdo es prácticamente una realidad inevitable de la gestión de acuerdos, pero Agreement Desk ayuda a que todos los involucrados, especialmente las partes interesadas clave, tengan una visibilidad total del progreso de los acuerdos en curso. 

Con tan solo unos cuantos clics, se muestra toda la información clave, como actualizaciones de estado, fechas de vencimiento y las últimas revisiones. Los paneles de control y las funciones de generación de informes de Agreement Desk le ofrecen una visión general de todos sus acuerdos, así como una visión detallada de los detalles y estados individuales.

Agreement Desk: el futuro de los contratos está aquí

Agreement Desk proporciona a los equipos la estructura y la visibilidad que necesitan para trabajar de forma más eficiente y preparar los acuerdos para su firma más rápido que nunca. 

Agreement Desk ya está disponible para los clientes de Docusign IAM en los EE. UU. en planes seleccionados. Para obtener más información, comunícate con tu equipo de cuenta.