Agreement Desk: un espacio de colaboración para el proceso contractual

Crear nuevos contratos comerciales puede ser una tarea laboriosa y que consume mucho tiempo. Los responsables del proceso a menudo se ven abrumados por una bandeja de entrada llena de solicitudes, con dificultades para hacer un seguimiento de todas las versiones de los documentos, los estados y las actualizaciones más recientes. Esto resulta en procesos contractuales más lentos, que impiden a las empresas avanzar con la rapidez necesaria, frustrando a todos los involucrados.

Todo el caos de la gestión desarticulada de contratos tiene un costo real y tangible: el tiempo y el dinero de su empresa. La Asociación de Gestión de Contratos (NCMA) afirma que las empresas B2B tardan de 4 a 6 semanas en crear nuevos acuerdos. Y el acuerdo estándar pasa por más de tres iteraciones, con un costo medio de desarrollo de US$ 1.700.

Un proceso tradicional y manual de generación de acuerdos/contratos retrasa todo, desde la integración de nuevos proveedores y el inicio de proyectos estratégicos hasta el cierre de acuerdos de ventas, retrasando, en última instancia, la entrada de ingresos.

Por eso estamos entusiasmados en presentar Docusign Agreement Desk, que se lanzará próximamente en América Latina, diseñado para acelerar la entrada, revisión y finalización de acuerdos, permitiendo que los equipos de compras, legales y de ventas realicen sus tareas más rápido que nunca.

Agreement Desk es un centro de colaboración para aprobaciones, que simplifica la revisión y la negociación utilizando automatización e IA para proporcionar visibilidad instantánea a todos los involucrados en cada acuerdo, para que nadie se quede preguntando dónde está el acuerdo.

Descubre cómo Agreement Desk puede ayudarte.

Proceso de entrada de datos simplificado

Incluso cuando existe un proceso formal de acuerdos, suele haber falta de visibilidad sobre el estado de las solicitudes. Esto lleva a las personas a enviarlas por canales no oficiales, dificultando aún más la visibilidad y la escalabilidad.

Agreement Desk simplifica el proceso de envío de solicitudes de acuerdo y ofrece un punto de acceso intuitivo. Sin necesidad de configuración o capacitación, su equipo puede utilizar Agreement Desk de inmediato, haciendo que la solicitud de acuerdos sea tan simple como enviar un correo electrónico.

Luego, ese correo electrónico se convierte instantáneamente en una tarea rastreable en su panel. También puede configurar y utilizar formularios personalizados para asegurarse de recopilar toda la información necesaria para procesar una solicitud rápidamente, sin esas idas y vueltas frustrantes.

Esto también elimina el trabajo pesado de rastrear detalles: todas las actividades se registran en el feed de actividades y los detalles importantes, como el estado y los responsables, son fácilmente visibles para las principales partes interesadas. Esto significa menos tiempo proporcionando actualizaciones de estado y más tiempo para finalizar el acuerdo.

Colaboración simplificada

Hacer un seguimiento de los cambios entre varias partes interesadas y ciclos de revisión puede ser complicado y retrasar contratos importantes. Imagine lo mucho más eficiente que podría ser su proceso de gestión de contratos si todas las partes interesadas pudieran marcar, comentar y editar en el mismo lugar, en tiempo real. Agreement Desk hace realidad este sueño, manteniendo a todas las partes interesadas en un solo lugar con herramientas de colaboración centralizadas, como comentarios, anotaciones y control de versiones.

Las personas trabajan junto de principio a fin para cerrar un acuerdo desde un panel centralizado. A medida que el proceso avanza, los usuarios pueden agregar y ver detalles como estado, responsables, documentos, aprobaciones y notas adicionales para garantizar que todos estén en la misma página.

Acelera con IA y automatización

Hay un millón de razones por las que los acuerdos se detienen, y esto puede ser costoso, tanto en términos de ingresos como de relaciones. Los retrasos en los acuerdos no solo hacen que el 21% de los ingresos se difieran al siguiente período de reporte, sino que el 48% de los profesionales de ventas informaron un deterioro en la relación con los clientes. Es una situación difícil de manejar, por lo que todo lo que pueda hacer para mantener el acuerdo en marcha es fundamental.

Esta es otra razón por la que Agreement Desk es un excelente complemento para su entorno de trabajo diario. Utiliza IA y automatización para agilizar tareas y reducir el esfuerzo manual en todo el proceso de gestión de contratos.

Por ejemplo, los usuarios pueden utilizar AI-Assisted Review para automatizar la revisión de contratos con IA. Puede revisar contratos en relación con los manuales preaprobados de su organización y obtener sugerencias de revisión para que los términos vuelvan a estar en conformidad. Además, al usar Docusign Maestro, puede crear e implementar fácilmente flujos de trabajo automatizados que aceleran sus procesos de acuerdos sin escribir una sola línea de código.

Mejora la visibilidad

¿Cuántas veces has tenido dificultades para obtener una actualización oportuna sobre el estado de su contrato? Es prácticamente una realidad inevitable en la gestión de contratos, pero Agreement Desk ayuda a dar a todos los involucrados, especialmente a las principales partes interesadas, visibilidad total sobre el progreso de los contratos en curso.

Con solo unos clics, puede ver toda la información necesaria, como actualizaciones de estado, fechas de vencimiento y nuevos borradores. Los paneles y funciones de informes de Agreement Desk ofrecen una visión general de todos sus contratos, además de la posibilidad de profundizar en detalles y estados individuales.

Agreement Desk ofrece a su equipo la estructura y visibilidad necesarias para trabajar de manera más eficiente y preparar los contratos para la firma más rápido que nunca. Mejor aún, puede comenzar de inmediato y hacer ajustes a medida que avanza, para sentir el impacto de un proceso optimizado desde el primer día.

Agreement Desk estará disponible en América Latina en el segundo semestre de 2025. Póngase en contacto con el equipo que gestiona su cuenta para obtener más información.