Cómo el equipo legal de Docusign agiliza contratos con AI-Assisted Review

Los ciclos de revisión de contratos largos y manuales son un problema común para equipos como los de ventas y compras. Al igual que la mayoría de los departamentos jurídicos internos, una de las funciones más importantes del equipo legal de Docusign es apoyar a estos y otros departamentos para que los contratos se cierren de forma más rápida y eficiente.

Al igual que nuestros clientes, Docusign confía en la tecnología para mantener el movimiento del negocio. Por ejemplo, agilizamos la velocidad de los contratos permitiendo que nuestros equipos de ventas autogestionen muchos de sus propios contratos mediante Docusign CLM, eSignature y una integración fluida con Salesforce.

Nuestras plantillas de acuerdos y manuales de revisión de contratos (playbooks) contienen nuestros términos preferidos y posiciones de respaldo, pero el proceso de comparar los términos legales propuestos por la contraparte con las posiciones preferidas de Docusign aún puede consumir mucho tiempo. El proceso sigue siendo mayoritariamente manual y a menudo requiere alternar de forma ineficiente entre plataformas.

Además de ser ineficiente para nuestro equipo legal, este proceso puede crear cuellos de botella para los equipos de ventas y compras que dependen de legal para cerrar sus tratos. También puede limitar nuestra capacidad para centrarse en negociaciones más complejas y estratégicas. Por eso, nos convertimos en early adopters de la herramienta Docusign AI-Assisted Review, utilizando esta capacidad para abordar este gran punto de fricción.

Cómo acelerar la revisión legal con IA

Con Docusign AI-Assisted Review, disponible dentro de Docusign CLM, nuestro equipo legal ha podido minimizar los pasos manuales en las negociaciones. Nuestro equipo pudo crear rápidamente manuales en la herramienta para la revisión de contratos de alto volumen y comúnmente negociados, incluidos acuerdos de confidencialidad (NDA) y contratos marco de servicios (MSA).

Las reglas pueden escribirse en lenguaje natural, por lo que la creación de manuales es sencilla. Esto facilita que nuestro equipo legal los actualice a medida que cambian las leyes y regulaciones, garantizando que nuestra guía corporativa se adapte a la evolución del negocio.

El equipo legal aprovecha AI-Assisted Review para revisar eficazmente las ediciones sugeridas tanto en las plantillas propias de Docusign como en documentos de terceros. La herramienta se encarga de la lectura por nuestro equipo, actuando como un "segundo par de ojos", comparando automáticamente el contenido con nuestros manuales e identificando lenguaje no conforme o riesgoso.

AI-Assisted Review sugiere qué cláusulas y términos no están alineados con los estándares de nuestra empresa, reduciendo el riesgo de error humano. Si se requieren ediciones, también sugiere el lenguaje adecuado para volver a alinear los términos.

Reducción del tiempo de revisión y negociación

El uso de AI-Assisted Review por parte de nuestro equipo legal ha mostrado resultados impactantes, con mejoras en los tiempos de respuesta de los contratos, mitigación de riesgos, cumplimiento y visibilidad para las partes interesadas internas.

Redujos significativamente el tiempo dedicado a la revisión de contratos de clientes y proveedores, ahorrando hasta 15 minutos por cada NDA y reduciendo el tiempo de negociación de los MSA entre 30 minutos y una hora. Si se considera el volumen de contratos que revisamos semanalmente, esto representa un ahorro de tiempo significativo para que el equipo se enfoque en negociaciones complejas.

AI-Assisted Review no solo sugiere cambios controlados (redlines) aprobados por Docusign, sino que también genera comentarios mediante IA para proporcionar contexto y razonamiento a cada marca, reduciendo la fricción en el proceso de negociación.

Cambios no registrados son detectados

La herramienta nos ayuda a mitigar riesgos al aportar mayor consistencia a términos contractuales clave como indemnización, rescisión y ley aplicable. Detecta cambios no registrados (untracked changes) de las contrapartes, ahorrando tiempo adicional y reduciendo el riesgo de descuidos. El aumento en la velocidad y la seguridad en todo el proceso ha fortalecido la confianza en la herramienta dentro del equipo legal.

A medida que el equipo continúa aprovechando AI-Assisted Review, queda claro que la herramienta nos está ahorrando tiempo, entregando resultados confiables y transformando la forma en que trabaja nuestro departamento legal. Está optimizando nuestro proceso, fortaleciendo el apoyo que brindamos al negocio y estableciendo un nuevo estándar de eficiencia y consistencia en la revisión de contratos.

*Datos internos de Docusign.