Leitfaden für Intelligent Agreement Management
Zusammenfassung
Verträge sind Teil fast aller Geschäftsprozesse in einem Unternehmen. Jedes Team hat die Möglichkeit, Geschäftsvereinbarungen zu erstellen, einzugehen und zu verwalten. Für die meisten Teams umfasst dieser Prozess manuelle Schritte zur Nachverfolgung von Vertragsdaten über verschiedene Systeme hinweg, die für bestimmte Unternehmenszwecke zwar nützlich sind, aber nicht unbedingt für den Umgang mit Verträgen ausgelegt sind (Word, Excel, Salesforce, Google Drive, E-Mail usw.). Diese Technologien stellen keine Verbindung zu den Systemen her, die für Ihren Geschäftsbetrieb notwendig sind, um die Vertragsversprechen zu erfüllen.
Aufgrund dieser fehlenden Schnittstelle besteht der Vertragsprozess meist aus vielen manuellen Einzelschritten, bei denen Daten aus einem System in ein anderes übertragen werden müssen. Dadurch erhöht sich das Risiko, dass Daten zwischen den einzelnen Schritten verloren gehen oder in einem für die Analyse ungeeigneten Dateiformat vorliegen.
Solche manuellen Prozesse können zwar zum Vertragsabschluss führen, verursachen aber auch Probleme wie unnötige Verzögerungen, vom Standard abweichende Bedingungen, fehlende Dokumente, verspätete Verlängerungen und dergleichen. Diese Hürden kosten Mitarbeitenden viel Zeit und Unternehmen viel Geld.
Wir bezeichnen diese Reihe unerwünschter und teurer Konsequenzen als das Vertragschaos.
Vertragschaos: Der Wert, den Ihr Unternehmen durch ineffiziente und manuelle Vereinbarungsworkflows und voneinander getrennte Systeme verliert, kann beträchtlich sein.
Intelligent Agreement Management beseitigt das Vertragschaos
Intelligent Agreement Management (IAM)
IAM ist eine KI-gestützte Cloud-Software, die alle Schritte des Vertragsmanagements miteinander verbindet und automatisiert. Sie erfasst Daten einer Vereinbarung über ihren gesamten Zyklus hinweg, damit diese Informationen analysiert und wertvoll genutzt werden können.
Es handelt sich um eine einzige Plattform, die speziell für die Abwicklung des gesamten Vertragsprozesses entwickelt wurde.
IAM lässt sich mit Ihren bevorzugten Alltagsanwendungen verbinden, sodass Daten automatisch synchronisiert werden und nicht manuell von System zu System übertragen werden müssen. Alle am Vertragsprozess beteiligten Personen können IAM verwenden, um den Status eines Dokuments zu überprüfen, sodass die Transparenz sofort verbessert wird. Da Verträge auf IAM erstellt werden und das System nie verlassen, gehen sie auch nicht verloren.
Falls Ihr Team mit manuellen Prozessen im Vertragsmanagement und den daraus resultierenden Problemen zu kämpfen hat, ist es an der Zeit, IAM in Betracht zu ziehen.
Sorgen Aktivitäten im Zusammenhang mit Vereinbarungen mitunter für Frustration? Sie sind nicht allein. Deloitte und Docusign haben Folgendes herausgefunden:
Wann hat Ihr Team das letzte Mal den gesamten Vertragsprozess von vorne bis hinten überprüft? Geeigneten Aufschluss über die Notwendigkeit von IAM erhalten Sie, indem Sie die Technologien und Prozesse betrachten, die Sie derzeit verwenden. Achten Sie darauf, welche Schritte manuell und welche automatisiert ausgeführt werden. Berechnen Sie die Zeit, die mit dem Warten auf routinemäßige Übergaben verbracht wird. Fragen Sie die beteiligten Mitarbeitenden, was sie gerne ändern würden.
Anhand der folgenden drei Phasen eines gebräuchlichen Vertragsprozesses soll Ihnen der Einstieg erleichtert werden. In jeder Phase werden häufige Aufgaben und damit verbundene Probleme aufgezeigt, die darauf hinweisen könnten, dass sich der Umstieg auf IAM lohnt.
Aktivitäten | Interne Vorbereitung eines Vertrags und Verhandlung von Bedingungen mit externen Parteien | Einholen von Signaturen zum Abschluss einer Vereinbarung | Suchen nach abgeschlossenen Dokumenten, um Fragen zu den Bedingungen zu beantworten und Daten zu verfolgen |
Anzeichen dafür, dass sich IAM für Sie lohnt | Ältere Verträge können nicht gefunden werden Ineffiziente, sich wiederholende interne Genehmigungen Manuelle Dateneingabe | Ausweisüberprüfungen und/oder Beglaubigungen sind kompliziert und verursachen Verzögerungen Keine Tools für das automatisierte Einholen von Signaturen in der richtigen Reihenfolge | Mangelhafte Tools für die Vertragssuche Manuelle Dateneingabe zum Verfolgen und Umsetzen von Vertragsbedingungen Keine Tools zur Analyse von Vertragsdaten |
Quelle: Deloitte and Docusign, Unlocking the Value of Agreement Management
Vorteile von IAM
IAM bringt eine Reihe von Verbesserungen mit sich, von denen praktisch jedes Team profitieren kann. IAM ermöglicht in den unterschiedlichen Phasen des Vertragsprozesses folgende Vorteile:
Höhere Effizienz | Herausragende Erfahrungen | Bessere Auffindbarkeit |
Durch die Automatisierung manueller Aufgaben erledigt IAM Vertragsvorgänge schneller. Durch eine bessere Klärung der Zuständigkeiten werden interne Überprüfungsengpässe beseitigt und die Wartezeit auf Genehmigungen verkürzt. | Eine einfache, reibungslose Vertragserfahrung hinterlässt einen positiven Eindruck bei Kunden und Partnern gleichermaßen. | Mit einem einzigen zentralen Repository für alle abgeschlossenen Verträge herrscht keine Unklarheit mehr darüber, wo Verträge gespeichert sind, und es wird keine Zeit mehr für die erfolglose Suche nach Dokumenten verschwendet. |
Einheitlichere Vertragssprache | Verbesserte Transparenz | Schnellere Umsatzrealisierung |
Durch die Vorabgenehmigung von Vorlagen und geläufigen Vertragstexten können Rechtsabteilungen Risiken minimieren und die interne Prüfung beschleunigen. | Admins können allen Beteiligten im Vertragsprozess Zugriffsberechtigungen erteilen, sodass jederzeit Klarheit darüber herrscht, welche Schritte abgeschlossen wurden oder als nächste kommen. | Geld heute ist wertvoller als Geld morgen. Schneller abgeschlossene Verträge bedeuten weniger Umsatzverschiebungen auf den nächsten Monat oder das nächste Quartal. |
Gesteigerte Produktivität | Umsetzbare Erkenntnisse | |
Mitarbeitende können zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben der Technologie überlassen, sodass sie mehr Zeit für hochwertige strategische Aufgaben haben. | Analysieren Sie Vertragsdaten mit KI-gestützten Suchfunktionen und Diagrammen, die Möglichkeiten zur Kostensenkung oder zur Aushandlung rentablerer Bedingungen aufzeigen. | |
Weniger Fehler | ||
IAM ruft Daten direkt aus anderen Aufzeichnungssystemen ab, sodass Tippfehler oder andere Datenfehler ausgeschlossen sind. |
Welche Tools sind in Docusign IAM enthalten?
IAM enthält das Ihnen bereits vertraute eSignature. Zudem enthält die Lösung neue Tools, die Aktivitäten vor und nach dem Einholen von Signaturen ebenfalls vereinfachen.
Hier erfahren Sie mehr über die Funktionen der einzelnen Tools:
App Center
Verbinden Sie gängige Geschäftstechnologien mit Docusign, damit die Systeme Daten austauschen können. Durch die Integration von Docusign mit Tools von Salesforce, Google, Microsoft und anderen Anbietern braucht Ihr Team nicht mehr zwischen verschiedenen Tools zu wechseln und Daten manuell zu übertragen, um Verträge abzuschließen.
Workflow Builder
Erstellen Sie einen schrittweisen Prozess, um die Erstellung, Unterzeichnung und Verwaltung von Vereinbarungen zu standardisieren. Legen Sie für jeden Schritt fest, welche Personen beteiligt sein müssen, welche Technologien verwendet werden und welche Aufgaben erledigt werden müssen. Nachdem ein Schritt abgeschlossen ist, startet Maestro automatisch den nächsten. Das spart nicht nur Zeit zwischen den Aktivitäten, sondern erhöht gleichzeitig auch die Transparenz hinsichtlich Status und Zuständigkeiten. Falls Ihr Team für unterschiedliche Vertragsarten unterschiedliche Schritte nutzt, können Sie beliebig viele Workflows erstellen. Das Beste daran ist, dass dafür keinerlei Programmieraufwand erforderlich ist.
eSignature
Mit einer Internetverbindung können Sie überall, jederzeit und von fast jedem Gerät aus rechtsgültige Signaturen bereitstellen.
Agreement Manager
Legen Sie Ihre abgeschlossenen Verträge in unserem intelligenten Repository ab. Navigator verwandelt lange Textseiten in organisierte Sammlungen strukturierter Daten, damit Ihr Team Fragen zu Verträgen schneller beantworten kann. Sie können Ihre gesamte Vertragsbibliothek nach Partei, Ablaufdatum, Betrag, Vertragstyp oder anderen nützlichen Merkmalen filtern oder sortieren. Wenn Sie nach Verträgen suchen, die bestimmte Formulierungen enthalten, können Sie KI sogar dafür verwenden, um nach bestimmten Schlüsselwörtern oder allgemeinen Konzepten zu suchen. Navigator verkürzt erheblich die Zeit, die Ihr Team mit der Suche nach Antworten in Verträgen verbringt.
So ergänzen sich die Docusign IAM-Tools zu einer ganzheitlichen Vertragsplattform:
Verbinden Sie Docusign mit verschiedenen Technologien in Ihrem Vertragsprozess. | Standardisieren Sie die Schritte zur Erstellung von Vereinbarungen und geben Sie die beteiligten Personen und Technologien an. | Stimmen Sie den endgültigen Vertragsbedingungen zu. | Finden Sie abgeschlossene Verträge, verfolgen Sie Analysen zu den Bedingungen und initiieren Sie Verlängerungen. |
Wie Kunden Docusign IAM nutzen
Da sich Verträge auf zahlreiche Personen und Prozesse auswirken, kann IAM ein Unternehmen auch auf zahlreiche Arten verändern. Am besten lassen sich die Vorteile von Docusign IAM verdeutlichen, indem man echten Nutzern das Wort überlässt.
„Workflow Builder hat uns dabei geholfen, unsere Prozesse zu optimieren, Engpässe abzubauen und die Reaktionszeiten gegenüber unseren Kunden zu verkürzen. Wir sind nun in der Lage, unseren Kunden intuitive und transparente Erlebnisse zu bieten, sodass sie die benötigten Informationen schneller, einfacher und nahtlos erhalten.“
Systems Integration Lead
„Wenn wir Workflow Builder nutzen können, um unseren Kunden bequeme und unkomplizierte Erlebnisse zu bieten, werden sie dies ihren Freunden und ihrer Familie weiterempfehlen, was wiederum zu mehr Geschäft für uns führt.“
Manager/Digital Transaction Systems Admin
Schluss mit Vertragschaos dank Docusign IAM
IAM ist die neueste Innovation von Docusign, dem Unternehmen, das Ihnen die weltweit führende Lösung für E-Signaturen bietet. Unabhängig davon, in welchem Team Sie arbeiten oder welche Arten von Vereinbarungen Sie verwalten, gibt es eine IAM-Anwendung, mit der Sie Zeit und Geld sparen können.
IAM-Core
Entwickelt für Unternehmen und Branchen jeder Größe. Sparen Sie Zeit und holen Sie den größtmöglichen Nutzen aus jedem Vertrag.
IAM für den Vertrieb
Optimieren Sie die Kaufvertragsgestaltung und ermöglichen Sie es Verkäufern, optimale Deals unabhängiger auszuhandeln, schneller abzuschließen und mehr Wert zu erzielen.
IAM für das Kundenerlebnis
Verwandeln Sie zeitaufwändige Prozesse in ansprechende Kundenerlebnisse, die für lebenslange Kundenbeziehungen und Skalierbarkeit sorgen.
Lesen Sie mehr über Docusign IAM, um zu erfahren, wie Ihr Team von der Zentralisierung und Vernetzung der Vertragsarbeit auf einer digitalen Plattform profitieren kann.
Falls Sie an einem Gespräch darüber interessiert sind, wie Ihr Team IAM nutzen kann, buchen Sie einen Termin mit einem unserer Experten.
Informationen zu Docusign
Docusign erweckt Verträge zum Leben. Mehr als 1,8 Millionen Kunden und mehr als eine Milliarde Nutzer in über 180 Ländern nutzen die Lösungen von Docusign, um Geschäftsprozesse zu beschleunigen und den Alltag von Menschen zu vereinfachen. Mithilfe von intelligentem Vertragsmanagement macht Docusign wertvolle Daten und Informationen sichtbar, die in Dokumenten oft verborgen bleiben. Bislang waren diese wertvollen Informationen oftmals losgelöst von anderen Geschäftsprozessen, was Unternehmen Zeit, Geld und Chancen kostete. Mit der Docusign Intelligent Agreement Management Plattform können Unternehmen Verträge erstellen, verwalten und ihnen zustimmen - mit Lösungen, die vom führenden Anbieter im Bereich der E-Signatur und des Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) entwickelt wurden. Mehr Informationen unter https://www.docusign.com/de-de