KI für Verträge der Rechtsabteilung: Effizienz und Vertrauen für interne Teams

Stellen Sie sich eine Rechtsabteilung in einer großen globalen Bank an einem typischen Morgen vor. Die Vertragsarbeit ist auf mehrere Systeme verteilt, wobei Entwurf, Freigaben, Versionsverwaltung und Vergleiche an den verschiedensten Stellen stattfinden.

Ein führender Jurist beschrieb den Vorgang wie folgt: „Wir nutzen im Grunde Word und ein Redlining-Tool, um Vergleiche anzustellen, sodass wir mit zwei Versionen arbeiten können. Anschließend erstellen wir eine saubere Kopie und die Korrekturen und fertigen dann einen Vergleich mit dem vorherigen Entwurf an.“

Solche Workflows verdeutlichen, warum KI im Zusammenhang mit Effizienz immer wieder ein Thema ist. Allerdings lassen Rechtsabteilungen bei diesem Thema besondere Vorsicht walten und stellen sich die schwierige Frage: Ist das Risiko nicht zu groß, KI Aufgaben anzuvertrauen, die stets nachvollziehbar, überprüfbar und präzise sein müssen?

Höchste Prioritäten der Rechtsabteilung

Die Befragten gaben auch an, dass die KI ständig an Fahrt gewinnt. Der Ausbau der Technologie hat für 57 % Priorität, und 69 % planen, in naher Zukunft Vertragsanalyse- oder KI-Tools zu erwerben. Und darin liegt die ganze Dynamik: Rechtsabteilungen möchten Fortschritte erzielen, aber gleichzeitig neue Risiken vermeiden.

Ungleichmäßige Technologieakzeptanz in Rechtsabteilungen durch komplexe Vertragsvorgänge

Die meisten internen Rechtsteams sind in zwei Vertragswelten gleichzeitig tätig: Einerseits haben sie es mit Standardverträgen mit hohem Aufkommen zu tun, etwa Vertraulichkeitsvereinbarungen und Beschaffungsverträge. Solche Verträge eignen sich für die Standardisierung. Andererseits gibt es Verträge von besonderer Relevanz, wie strategische Partnerschaften, umfassende Kundenverträge und Mehrparteien-Deals, bei denen der konkrete Kontext ausschlaggebend ist und die Bedingungen intensiv verhandelt werden.

Automatisierung funktioniert in der Regel am besten bei konsistenten Ein- und Ausgaben. Deshalb stößt die Akzeptanz bei variablen, risikoreichen Geschäften in der Regel auf größeren Widerstand – nicht, weil kein Bedarf an mehr Effizienz besteht, sondern weil die Kosten von Fehlern weitaus höher ausfallen. Dieses Spannungsverhältnis spiegelt sich in den Daten wider: 35 % der Befragten gaben an, dass die Entscheidung, welche Aufgaben bei der Digitalisierung Vorrang haben sollten, eine Herausforderung darstellt.

Prozesslücken, die der KI in Rechtsabteilungen im Wege stehen 

KI kann keine fehlerhaften Workflows reparieren. Ein großes Problem für viele Rechtsteams besteht darin, dass informelles Wissen, unvollständige Erfassungen und inkonsistente Übergaben nach wie vor Teil des Prozesses sind.

Playbooks sind ein häufiges Beispiel hierfür. Sie liegen oft in Tabellenkalkulationen, Google Docs oder einfach nur in den Köpfen erfahrener Anwälte vor. Zwar kommt die Arbeit nicht gänzlich zum Erliegen, wenn solche erfahrenen Anwälte nicht anwesend sind, doch kann sie sich verlangsamen, solange Teams auf Klarstellungen oder Anweisungen warten.

Ein Rechtsberater fasste dies folgendermaßen zusammen: „Wir haben Prozesse und Verfahren, und einige davon sind gut dokumentiert. Andere wiederum greifen auf umfangreiches institutionelles Wissen von am Prozess beteiligten Personen zurück. Und wenn diese Personen nicht anwesend sind, entstehen plötzlich Lücken, über die man sich vielleicht nicht einmal bewusst ist.“

Die Aufnahme ist ein weiterer Reibungspunkt. Wenn Anfragen nicht den vollständigen Kontext über einen Deal enthalten, verbringen Rechtsabteilungen viel Zeit mit der Suche nach Informationen, bevor sie sich überhaupt den Risiken zuwenden können.

Ein leitender Mitarbeiter einer Rechtsabteilung, der an der Vertragsprüfung beteiligt ist, sagte: „Eine Sache, die ich verbessern würde: Wenn ich gebeten werde, einen Vertrag zu prüfen, hätte ich gern eine Zusammenfassung der Geschäftsbeziehung: alle Informationen, der Wert, die Bedeutung des Mandanten, die Priorität. Damit könnte ich mich auf die richtigen Dinge konzentrieren.“

Für viele Rechtsteams ist die korrekte Gestaltung des Prozesses der erste Schritt hin zu einer sinnvollen Automatisierung – sei es mit oder ohne KI.

Zu viele verschiedene Tools bedeuten Reibung, mangelnde Integration ist das eigentliche Hindernis

Laut einer weit verbreiteten Auffassung wird die Arbeit umso leichter, je mehr Tools man hat. In der Praxis führen isolierte Tools jedoch oft zu verstecktem Mehraufwand, wenn Nutzer zwischen Plattformen wechseln müssen.

Und selbst wenn Tools für den Vertragslebenszyklus existieren, kann sich die Nutzung auf grundlegende Funktionen beschränken, wenn die täglichen Workflows immer noch in Word, in E-Mails und auf freigegebenen Laufwerken stattfinden.

Der Leiter der Rechtsabteilung einer globalen Bank beschrieb es so: „Bei uns dient jedes Tool einer bestimmten Funktion, aber sie funktionieren nicht gut zusammen.“ 

Laut einer anderen Meinung ist der Idealzustand „eine einzige Plattform mit einer einzigen Anmeldung, statt Informationen von einer App in die andere kopieren und einfügen zu müssen“.

Über die Technologie selbst hinaus geht die Implementierung neuer Software oft mit einem erheblichen Wandel der Unternehmenskultur einher. Erfahrene Anwälte werden um die Übernahme neuer Tools gebeten, die ihnen zunächst nicht einfacher erscheinen als die Workflows, auf die sie seit Jahren zurückgreifen. Ein Leiter einer Rechtsabteilung drückte es so aus: „Für weniger technisch versierte Mitarbeitende wird das Change Management schwieriger.“

Die Umfrageergebnisse zeigten zudem, dass die für das Upgrade der Technik erforderlichen Investitionen zwar ein wichtiger Aspekt, jedoch nicht der Hauptgrund sind, warum Teams mitunter zögern.

Warum Präzision und Vertrauen die KI-Einführung in Rechtsabteilungen definieren

Beim Thema KI stellt Präzision meistens die erste Bewährungsprobe dar.

Viele Teams sind mit Allzweck-Tools für Aufgaben mit geringem Risiko vertraut, wie Copilot für schnelle Überprüfungen oder einfache Zusammenfassungen, aber bei Verträgen steht wesentlich mehr auf dem Spiel. Wie der Leiter einer Rechtsabteilung erklärte: „Wir müssten es immer noch von einem Menschen überprüfen lassen, spart man also wirklich Zeit? Solange wir uns nicht sicher sein können, dass etwas korrekt ist, werden wir es wahrscheinlich nur für kleinere Aufgaben verwenden.“

Ein anderer war direkter: „Die Präzision muss sehr hoch sein. Wenn ein Tool falsche Ergebnisse liefert, verursacht es mehr Arbeit, nicht weniger.“

Datenschutz-, Sicherheits- und Integrationsaspekte verstärken dieses Zögern noch. In der Umfrage wurde jede dieser Bereiche von 53 % der Befragten als erhebliche Hürde für die Integration von KI in Workflows der Rechtsabteilung genannt.

Die Messung der Auswirkungen führt zu weiterer Komplexität. Viele Rechtsabteilungen verfolgen keine konsistente Grundlinie für Vertragszykluszeiten, Arbeitslastverteilung oder Fehlerraten, sodass die Einschätzung des ROI auf informelle Weise erfolgt. Wird ein Tool auch wirklich genutzt, und führt es zu einer erheblichen Verbesserung der täglichen Arbeit? Für Rechtsabteilungen ist der Maßstab klar: Wenn KI-Ergebnisse nicht erklärt, validiert und geprüft werden können, wird die Akzeptanz nicht zunehmen.

Was interne Rechtsteams von Vertragsautomatisierung und KI erwarten

Der Fokus liegt nicht auf KI-Experimenten, weil „alle anderen Unternehmen dies auch tun“, sondern vielmehr auf greifbaren Verbesserungen, die Reibungspunkte abschaffen, die Kontrolle bewahren und sich an die tatsächliche Arbeitsweise in der Rechtsabteilung anpassen. In verschiedenen Teams sehen die Prioritäten rund um Verträge bemerkenswert einheitlich und praktisch aus:

Intelligentere Aufnahme mit vollem Kontext

Die Aufnahme stellt einen häufigen Engpass im Vertragsabschlussprozess dar. Dies gilt insbesondere, wenn Anfragen ohne die grundlegenden Vertragsdaten eingehen, sodass Anwälte zunächst viel Zeit darauf verwenden müssen, Beteiligte zu kontaktieren und Lücken zu schließen, bevor sie das Risiko überhaupt einschätzen können.

Strukturierte Aufnahmeprozesse, die von Antragstellern verlangen, wichtige Kontextinformationen im Voraus anzugeben, können den Nacharbeitsaufwand reduzieren und der Rechtsabteilung eine schnellere Triage ermöglichen.

Integrierte Playbooks, die unnötige Eskalationen vermeiden

Teams möchten Playbooks direkt in Systeme eingebettet sehen, nicht in Tabellenkalkulationen oder nur in den Köpfen einiger weniger Mitarbeiter. Klare Formulierungen und Eskalationsregeln können jungen Junioranwälten und Supportmitarbeitern der Rechtsabteilung helfen, eigenständig Entscheidungen zu treffen, ohne dieselben Fragen immer wieder eskalieren zu müssen.

Weniger Plattformen, aber besser integriert und benutzerfreundlich

Konsolidierung ist ein häufig gehörtes Thema, denn sie führt zu weniger Anmeldungen, weniger Übergaben und geringeren Risiken, dass sich verschiedene Versionen verbreiten. Benutzerfreundlichkeit ist ebenso wichtig wie die gebotenen Funktionen. Dies gilt insbesondere für erfahrenere Anwälte, die sich gegen Tools sträuben, die ihre Tätigkeiten verlangsamen.

Frühe Anzeichen für den Weg, den die KI-Einführung in Rechtsabteilungen einschlägt

Interne Rechtsteams stehen nicht still. Die Einführung erfolgt zielgerichtet, und Fortschritte sind klar erkennbar, insbesondere bei Tools, mit denen Teams Verträge im großen Umfang analysieren und manuelle Eingriffe bei routinemäßigen Workflows reduzieren können.

Um es einfach auszudrücken: Teams steigen dort ein, wo KI validiert, kontrolliert und integriert werden kann, und weiten den Einsatzbereich dann mit zunehmender Präzision und Rückverfolgbarkeit der Tools aus.

Eine Führungskraft in einer Rechtsabteilung beschrieb ihren Ansatz so: „Wir nutzen Copilot. Ich stelle Fragen wie ‚Welche Rechtsmittel gibt es bei dieser Art von Kündigung?‘, und es ist sinnvoll, die eigene Analyse zu überprüfen oder ChatGPT zu fragen, ob es bessere Formulierungen gibt. Normalerweise gebe ich das an, was ich bereits für gut halte, und schaue dann, ob die KI das noch überbieten kann.“

Rechtsabteilungen auf dem Weg zur KI im Vertragswesen

Diese vorsichtige Herangehensweise an KI spiegelt die Arbeitsweise von Rechtsabteilungen wider. Verträge müssen schnell abgewickelt werden, Risiken im Griff behalten und einer kritischen Prüfung standhalten, und der Erfolg hängt davon ab, ob diese Prioritäten im Gleichgewicht gehalten werden können.

Ein Leiter einer Rechtsabteilung drückte es so aus: „Es ist wichtig, dass die Teams der Rechtsabteilung zuerst als Geschäftspartner auftreten, das Tätigkeitsfeld des Unternehmens verstehen und wissen, welches Risiko akzeptabel ist.“

KI-Tools werden am schnellsten akzeptiert werden, wenn sie diese Aufgaben übernehmen können: Nacharbeiten reduzieren, die Transparenz verbessern und Teams zur konsistenten Anwendung von Playbooks verhelfen, ohne dass die Rechtsabteilung die Kontrolle abgeben muss.