Prozessoptimierung bei Wieland mit SAP® Signature Management by Docusign

Wieland ist ein weltweit führender Anbieter von Halbfabrikaten aus Kupfer und Kupferlegierungen. Mit einem globalen Netz aus Produktionsstätten bietet das Unternehmen ein breites Produkt-, Technologie- und Serviceportfolio aus hochleistungsfähigen Kupferwerkstoffen. Wieland entwickelt Lösungen für Automotive, Elektronik, Kälte- und Klimatechnik und weitere Branchen. In der noch jungen Organisationseinheit “Digital Transformation” fokussiert sich Wieland auf die Entwicklung digitaler Supply Chain- und Produktionslösungen, Verbesserung der digitalen Kundeninteraktion sowie auf die Digitalisierung und Vereinfachung administrativer Prozesse.

Im Zuge eines höheren Homeoffice Anteils während der Covid-19 Pandemie entstanden für Wieland einige Herausforderungen: bisherige papierbasierte Prozesse konnten den neuen Anforderungen nicht standhalten. Wieland hatte kein zentrales Tool für Signaturen und damit auch wenig Transparenz über den Status eines Vertrages. Wartezeiten, Vertragsmappen sowie lästiges Drucken, Scannen und teilweise postalisches Versenden gehörten zum Arbeitsalltag. Dies führte zu langen Laufzeiten der Signaturprozesse, da klassische Unterschriften immer wieder Liegezeiten im Prozess verursachen.

„Unser Fokus lag in erster Linie darin, in einer Arbeitswelt mit hohem Homeoffice Anteil in der Lage zu sein, schnell und effizient Prozesse zu ermöglichen, die noch eine Unterschrift benötigen. Wir sind glücklich, dass am Erfolg der Einführung des SAP® Signature Management by Docusign alle Abteilungen mitgewirkt haben und es erfreut uns umso mehr, dass wir bei der stetig wachsenden Nutzung nun nicht nur höchst effizient, sondern auch ressourcenschonend sind. Ein super Beispiel, wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit Hand in Hand gehen.“ Jörg Heinen, VP Digital Transformation, Wieland

SAP® Signature Management by Docusign als Workflow-Lösung für mehr Effizienz

Das Unternehmen implementierte die E-Signatur im Jahr 2021, um Prozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen. Docusign transformierte die Prozesse inklusive abteilungsübergreifender manueller Arbeitsschritte zu einem digitalen End-to-End Workflow bereits nach wenigen Wochen am Großteil der 80 weltweiten Standorten. Michael Krupka, Manager Digital Transformation bei Wieland erklärt, dass der größte Mehrwert der E-Signatur nicht nur in der Digitalisierung des Signaturprozesses liegt, sondern auch im Effizienzgewinn und in der Transparenz, welche durch die Transformation gewonnen wurden.

„Der Vorteil zu anderen Wettbewerbern liegt darin, dass Docusign nicht einfach nur ein Tool für die digitale Unterzeichnung von Verträgen ist, sondern den gesamten Vertragsprozess vom Template bis zum Abschluss digitalisiert. Das ist ein unglaublicher Vorteil für uns als globales Unternehmen, welches täglich mit unzähligen Vereinbarungen arbeitet. eSignature beschleunigt immens den Vertragsprozess und gibt uns in sekundenschnelle Einsicht in den Status unserer Verträge.” Michael Krupka, Manager Digital Transformation bei Wieland

Die digitale und papierlose Lösung fand im Unternehmen sofort Anklang, da Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bereits vor der Implementierung von der digitalen Signatur gehört hatten.“Zunächst planten wir eSignature nur in der Rechtsabteilung einzuführen. Schnell haben wir jedoch das Potenzial erkannt und die E-Signatur in allen Bereichen implementiert. Unsere Rechtsexperten haben uns hierbei immens unterstützt”, erklärt Michael Krupka. Die Durchlaufzeit von Vereinbarungen vor der Einführung von eSignature betrug meistens mehrere Tage und kann jetzt in wenigen Stunden erfolgen. Der Aufwand pro Umschlag kann durch den Einsatz von Docusign um 20-30 Minuten verringert werden, was zu einer Aufwandsreduktion von mehr als 1.200 Stunden im Jahr führt. Docusign eSignature kann den Aufwand pro Umschlag von im Schnitt 60 Minuten auf ca. 30-40 Minuten reduzieren.

Die Vorteile von SAP® Signature Management by Docusign für Wieland auf einen Blick:

• Massive Prozessbeschleunigung und Verkürzung der Durchlaufzeit durch Docusign von mehreren Tagen auf wenige Stunden

• Aufwandsreduktion in der administrativen Verwaltung und Handling von Verträgen und deren Unterschrift durch Prozessautomatisierung

• Volle Homeoffice-Fähigkeit während der Pandemie, Umschläge können von überall signiert werden, auch von mobilen Geräten

• Unterstützung der Sustainability-Strategie: Reduktion von CO2, Wasser- und Holzverbrauch, Druckerpatronen, Müll

• Digitalisierung im administrativen Bereich für die Wieland Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erlebbar machen

Finanzabteilung, Rechtsabteilung, Einkauf, Vertrieb & HR profitieren weltweit vom digitalen Workflow

Nahezu alle Bereiche im Unternehmen konnten nach kürzester Zeit von der digitalen Prozessoptimierung profitieren. Vorlagen erleichtern Abläufe, sodass Dokumente mit wenigen Klicks finalisiert werden können. Wieland verwendet Docusign für Einkaufs- und Kundenverträge, Hedgingdokumente, Finanzvereinbarungen und im Bereich Rechtsabteilung für NDAs und verschiedenste weitere gruppen-interne und externe Verträge. 

Auch die amerikanischen Kollegen und Kolleginnen schätzten die Prozessoptimierung durch Docusign. In den USA wird die E-Signatur verstärkt in der Personalabteilung eingesetzt, um die Vertragsprozesse und Dokumentenflüsse mit Bewerbern und neuen Mitarbeitern zu beschleunigen. “SAP® Signature Management by Docusign konnte die Abläufe in HR durch Etablierung von Workflows deutlich effizienter gestalten und wir werden auf dieser Basis nun weitere Anwendungsszenarien Stück für Stück einführen.” Michael Krupka, Manager Digital Transformation bei Wieland

Docusign Partnerschaft mit SAP 

Die leistungsstarke Partnerschaft mit SAP war neben DocuSigns etabliertem Namen als Marktführer ein zusätzlicher Entscheidungsträger bei der Auswahl einer Lösung zur Digitalisierung der Vertragsprozesse. Wieland arbeitet bereits seit mehreren Jahren mit SAP zusammen und kann somit die Vorteile der Partnerschaft zwischen Docusign und SAP genießen. Die Docusign-Integration mit SAP Ariba hat einen positiven Effekt auf die Usability der Softwareprodukte und der Effizienz in der Nutzung. SAP integriert Docusign Cloud-Lösungen nahtlos für Wieland in die SAP-Cloud.