Unilever ermöglicht innovative Vertragsprozesse mit der Docusign Agreement Cloud

Expansion durch Innovation 

Unilever versorgt täglich 2,5 Milliarden Menschen in 190 Ländern mit Produkten aus einem umfangreichen Sortiment von 400 Marken – darunter Dove, Lipton und Ben & Jerry’s. Die Vision des Unternehmens ist es, umweltfreundliche Produkte herzustellen, die von Konsumenten auf der ganzen Welt geliebt werden.

Das Vorantreiben von Innovationen ist Teil der Wachstumsstrategie des Unternehmens. So schafft es Unilever in der globalisierten Geschäftswelt von heute, zu den führenden Unternehmen zu gehören. Entscheidend ist dabei die Zusammenarbeit mit Docusign. Unilever verwendet verschiedene Produkte der Docusign Agreement Cloud, die in andere Systeme des Unternehmens integriert werden. Unilever verwendet Docusign Produkte und verschiedenen Geschäftsbereichen und automatisierte so zahlreiche Prozesse. Diese Fallstudie beschäftigt sich mit der Initiative „Smarter Contracting“ von Unilever, bei der es sich um eine intelligentere Vertragsabwicklung handelt.

Einkauf @ Unilever: Die Initiative „Smarter Contracting“ 

Eine effiziente und kostengünstige Vertragsabwicklung ist für eine global ausgerichtete Lieferkette unverzichtbar. Bevor man anfing mit Docusign zu arbeiten, mussten die über den Globus verteilten Mitarbeiter, Verträge anhand von Office-Anwendungen, E-Mails, Drucken, Scannen, Faxen und telefonische Nachverfolgung abschließen. Angesichts der Größe des Unternehmens und seiner globalen Reichweite waren die Kosten und der Zeitaufwand für diese Arbeiten immens. 

„Die Mitarbeiter mussten früher den Posteingang ihres E-Mail-Kontos durchsuchen, um die letzte E-Mail mit einem Vertrag im Anhang zu finden und sie mussten sicherstellen, dass es der richtige Vertrag ist“, erklärte Wei Ling Lim, General Counsel for Global Supply Chain bei Unilever. „Wir waren auf der Suche nach Tools und Lösungen, die die Effizienz steigern und Prozesse harmonisieren und vereinfachen würden.“ 

Um die Vertragsabwicklung im Einkauf digital zu transformieren, hat sich Unilever an Docusign gewandt. Mit Docusign CLM (Contract Lifecycle Management) konnte Unilever den Vertragsprozess für Geschäftsfelder beschleunigen, die bisher in keinen Vertragsmanagement-Workflow eingebunden waren.

Zum Beispiel: 

•  Wenn ein Vertrag aufgesetzt wird, kann der Antragsteller die wichtigsten Angaben der Vereinbarung einfügen.

•  Basierend auf diesen Angaben und den zusätzlich einbezogenen Daten wird der Vertrag automatisch mit den korrekten Klauseln erstellt. 

• Unilever nutzt Docusign CLM, um die Aufgaben zum Begutachten des Vertrags an die richtigen Personen weiterzuleiten. 

Docusign ist für die Initiative „Smarter Contracting“ von Unilever von zentraler Bedeutung. Damit werden nicht nur Zeit und Ressourcen gespart, sondern erleichtert außerdem die Arbeitsprozesse für Mitarbeiter. Früher mussten die Mitarbeiter die richtigen Informationen manuell suchen, kopieren und in Verträge einfügen – nun geschieht dies automatisch. 

Für Geheimhaltungsverträge (NDA) greift Unilever auf Docusign Click zurück. Click eignet sich für Standardverträge, die lediglich akzeptiert werden müssen, jedoch keine Unterschrift erfordern. „Bei allem, was wir tun, wollen wir eine bestmögliche Benutzererfahrung sicherstellen“, so Wei Ling.

Die Initiative „Smarter Contracting“ ist in mehr als 70 Ländern eingeführt worden. Mit diesem Tool können Verträge auf Englisch, Spanisch, Portugiesisch und Bahasa Indonesisch erstellt werden. „Der Erfolg meines Teams lässt sich darauf zurückführen, dass wir innerhalb der Wertschöpfungskette mit verschiedenen Sprachen und Ländern arbeiten können“, so Wei Ling. 

Mithilfe dieser Initiative konnten wir bei der Vertragsabwicklung eine durchschnittliche Zeitersparnis von 50 % erreichen. In einem frühen Pilotversuch, der in Indien durchgeführt wurde, konnte die Zeit, die ein Vertragsentwurf benötigt, um 80 % reduziert werden.

Mehr Verträge, weniger Schreibarbeit mithilfe der Agreement Cloud

Die Ergebnisse, die Unilever mit Smarter Contracting erzielen konnte, sind nur ein Teil der Erfolgsgeschichte. Des Weiteren, nutzen viele Mitarbeiter bei Unilever die Docusign Agreement Cloud, um den Vertragsprozess effizienter zu gestalten – so können Geschäfte schneller, effizienter und einfacher abgeschlossen werden.