Ottobock implementiert Docusign eSignature in allen Funktionsbereichen

Mit effektiven Tools mehr Qualität erlangen und den Menschen in den Mittelpunkt stellen

Den zwitschernden Vögeln beim Wandern in den Bergen lauschen, die frische Brise bei der Radtour im Park genießen oder ein einfacher Spaziergang am Morgen, der Kummer und Sorgen verschwinden lässt. All das ist für viele von uns selbstverständlich, doch kann für Menschen mit Behinderung eine große Hürde sein. Ottobock hat es sich zur Mission gemacht genau diesen Menschen zu helfen und das Leben mit Prothesen, Orthesen und Rollstühlen zu vereinfachen. Außerdem können auch gesunde Menschen von den Produkten von Ottobock profitieren: Mit am Körper getragenen Stützstrukturen – den Exoskeletten - ermöglicht Ottobock es jedem, der körperliche Tätigkeiten ausübt, langfristig und gesundheitsschonend der Arbeit nachzugehen.

Mit Hauptsitz im niedersächsischen Duderstadt ist Ottobock in 60 Ländern weltweit in 340 Patientenversorgungszentren tätig. Von Prothesen bis hin zu industriellen Anwendungen, der Weltmarktführer in der Prothetik bietet ein breites Spektrum für eine bessere Lebensqualität. 

Um die hauseigenen Prozesse zu vereinfachen und somit vor allem den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Qualität im Arbeitsalltag zu bescheren, strebte das Unternehmen nach einer digitalen Lösung für Vertragsprozesse. Die damals papierbasierten Vertragsabläufe, die sich selten auf demselben Kontinent abspielten, beanspruchten oftmals bis zu mehreren Wochen. 

Außerdem reiste das Management oft zu den unterschiedlichsten Standorten quer über den Globus, sodass Verträge sich am Schreibtisch im Büro stapelten und darauf warteten unterzeichnet zu werden. Als im vergangenen Jahr alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Homeoffice zogen und das Drucken, Faxen und Versenden zu einer täglichen Herausforderung wurde, musste schnell gehandelt werden.

Ottobock suchte nach einer Lösung die ...

• Kernbedürfnisse vollständig digital abdeckt

• Rechtsgültige Unterschriften ermöglicht, die in allen relevanten Regionen problemlos akzeptiert werden

• Intuitiv und leicht zu bedienen ist, um einen schnellen Start zu ermöglichen

• Eine schnelle und gut strukturierte Einführung basierend auf einem Unternehmens- Lizenzmodell ermöglicht

• Die Anbindung an zentrale IT-Anwendungen unterstützt (z.B. SAP ECC)

• Die Verwendung in einer “validierten Umgebung” unterstützt (z.B. CFR Part 11)

Nach einer sorgfältigen Selektierung hat sich Ottobock für die elektronische Signatur von Docusign entschieden.  

Gleiche Mission, verschiedene Bereiche

Docusign und Ottobock weisen Parallelen auf: Das Leben anderer zu erleichtern, sowie unkomplizierter und angenehmer gestalten. Docusign tut dies, indem es die Vertragsprozesse von Unternehmen digitalisiert und automatisiert und Ottobock, indem das Unternehmen lebensverändernde Tools für Menschen mit Behinderung herstellt.

Ottobock war es besonders wichtig, dass Docusign in den Fokusländern schnell implementiert werden konnte, damit es auch im Homeoffice nicht zu Verzögerungen kommt. Gestartet hat die Nutzung von Docusign in Deutschland, Österreich und den USA und wird im nächsten Schritt auch im Vereinigten Königreich und Südostasien ausgerollt.

Docusign wurde von Anfang an länderübergreifend eingeführt, damit direkt sämtliche Abteilungen von der digitalen Lösung profitieren konnten. Die IT-Abteilung nutzt Docusign verstärkt für Verträge mit Dienstleistern, das Marketing für Verträge mit Models und der Vertrieb bei der täglichen Interaktion mit Kunden. Und auch der Einkauf, die Rechtsabteilung und das Top Management profitieren von dem effizienten und unkomplizierten Vertragsmanagement durch Docusign.

“Für uns war es sinnvoll Docusign gleich in allen Funktionsbereichen auszurollen. In allen Bereichen war das Interesse an der digitalen Lösung groß.” Phillipp Seute

Ein Blick in die Zukunft

“Zurzeit sind wir noch in der Anfangsphase und nutzen bloß die einfache elektronische Signatur. Das soll sich aber ändern. Schon die einfache E-Signatur konnte unglaubliche Erfolge erzielen, daher werden wir auch in Zukunft unsere Nutzung erweitert, z.B. mit der QES und Integrationen.” Phillipp Seute

Ottobock wird die Nutzung von Docusign auf weitere Länder und Kontinente expandieren. Ein Projekt, an dem derzeit gearbeitet wird, ist die Implementierung von SAP Success Factors mit Docusign Integration, damit das Tool in Zukunft auch im Recruitment verwendet werden kann und Bewerbungsverfahren und Arbeitsverträge 100% digital ablaufen können. Der Rollout eines CRM-Systems ist außerdem eine weitere Option, die zurzeit in Betracht gezogen wird.

Mit Docusign kann Ottobock jetzt nicht nur schneller und effizienter Verträge abschließen, sondern auch den Herausforderungen des Alltags in internationalen Teams oder im Homeoffice gelassener gegenübertreten. Eine Qualitätssteigerung für alle Beteiligten - mit Potenzial auf mehr.