Konecta optimiert das globale Vertragsmanagement und erreicht vollständige Rückverfolgbarkeit mit Docusign CLM

Die Herausforderung: Fragmentiertes Management, das globale Abläufe verlangsamt

Konecta ist ein globales Unternehmen im Bereich BPO (Business Process Outsourcing) und Customer Experience Management (CX) mit über 120.000 Mitarbeitenden in 26 Ländern und mehr als 30 Sprachen. Als führender Anbieter von End-to-End-Lösungen, die den gesamten Kundenlebenszyklus mit einem integrierten Omnichannel- und Digitalangebot abdecken, verfolgt das Unternehmen eine ehrgeizige Wachstumsstrategie, die auf KI und digitale Transformation setzt. Um dieses ehrgeizige Unterfangen und die damit einhergehende Komplexität zu unterstützen, benötigte Konecta eine Vertragsmanagement-Plattform, die in jeder Region volle Kontrolle und Effizienz bot.

Vor der Implementierung von Docusign CLM hatte Konecta mit einem unübersichtlichen und ineffizienten Vertragsmanagement zu kämpfen. Der Prozess stützte sich stark auf E-Mails für Überprüfungen, was die Rückverfolgbarkeit erschwerte und Frustration verursachte. Zwar gab es ein Repository für unterzeichnete Verträge, doch war dieses für die Suche und das Auffinden konkreter Vereinbarungen ineffizient.

Das Konecta-Team beschrieb das Problem folgendermaßen:

„Wir hatten zuvor ein kompliziertes Vertragsmanagementsystem … die Rückverfolgbarkeit bei der Verwaltung unserer Verträge gestaltete sich sehr schwierig. Wir hatten Tausende von Vereinbarungen, und wenn wir einen konkreten Vertrag für einen Kunden finden mussten, war es schwer, ihn zu finden.“

Das Fehlen eines zentralisierten Systems wirkte sich direkt auf die Geschwindigkeit der Geschäftsabläufe und die Einhaltung der Rechtsvorschriften aus. Konecta benötigte eine Plattform, die nicht nur Dokumente organisiert, sondern auch den gesamten Vertragslebenszyklus weltweit automatisiert.

Die Lösung: Docusign CLM

Konecta entschied sich aus zwei Hauptgründen für Docusign CLM: die nahtlose Integration mit Docusign eSignature (das im Unternehmen bereits umfassend im Einsatz war) und die Möglichkeit, die wichtigsten Arbeitsprozesse zu automatisieren: Verträge mit Kunden und Lieferanten sowie konzerninterne Vereinbarungen.

An der Implementierung war das Docusign Professional Services-Team maßgeblich beteiligt. Konecta wusste diese Zusammenarbeit besonders zu schätzen. Das Konecta-Team betonte vor allem die Qualität der erhaltenen Unterstützung:

„Die Zusammenarbeit mit dem Docusign-Implementierungsteam ist seit jeher hervorragend. Es ist äußerst flexibel und immer für uns da, wenn wir es brauchen, sodass es sehr gut in unser Team integriert ist.“

Dank dieser Zusammenarbeit war Konecta in der Lage, Docusign CLM an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, was wichtige Funktionen wie die Priorisierung von Aufgaben (oder Prioritätsindikatoren) einschließt, die es der Rechtsabteilung ermöglichten, ihre Reaktionszeiten mit internen Kriterien abzustimmen.

Die Ergebnisse: Geschwindigkeit, Kontrolle und vollständige Rückverfolgbarkeit

Die Implementierung von Docusign CLM hat das Vertragsmanagement von Konecta grundlegend verändert und bietet eine beispiellose betriebliche Effizienz und Kontrolle.

Das Rechtsteam von Konecta konnte die Verwaltung zentralisieren und hat es geschafft, verschiedene Schritte zu konsolidieren, die vorher voneinander getrennt waren. Die Plattform hat die Automatisierung von Workflows ermöglicht, sodass die Überprüfungs- und Signierverfahren rationalisiert und unübersichtlicher E-Mail-Verkehr beseitigt werden konnten.

Ein weiterer grundlegender Vorteil ist die vollständige Rückverfolgbarkeit: Konecta kann nun alles, was im Rahmen eines Vertrags geschieht, nachverfolgen. Dadurch lassen sich die Zeitpunkte und durchgeführten Maßnahmen nachweisen, was für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist. Darüber hinaus ermöglicht das optimale und zentralisierte Register schnelle und effiziente Suchen, wodurch das Problem des Auffindens von Dokumenten vollständig gelöst wird. Der Leiter der Abteilung für Organisation und Verfahren bestätigt die erzielten Fortschritte:

„Die Rechtsabteilung schätzt es sehr nach der Anmeldung bei CLM ein organisiertes Aufgaben-Dashboard vorzufinden, das genauen Aufschluss über alles gibt, was zu tun ist. Wir haben zeitlich gesehen erhebliche Fortschritte gemacht.“

Blick in die Zukunft: Expansion in 26 Länder und KI-Unterstützung haben Vorrang

Das Hauptziel von Konecta für die Zukunft ist es, seine Standorte in 26 Ländern durch die drei Phasen der Docusign CLM-Einführung zu leiten (Migration, Hochladen von Verträgen und Ausführen von Workflows). Diese Erweiterung ist für ihre Strategie von besonderer Bedeutung, da das Unternehmen in die Lage versetzt wird, das gesamte Vertragsmanagement zu zentralisieren und vollständige Sichtbarkeit darüber zu erlangen, was in jeder ihrer Regionen geschieht.

Um diese umfassende Einführung zu beschleunigen, will Konecta die zukünftigen Eigenschaften von Docusign nutzen, wie Massen-Uploads von Verträgen in Verbindung mit künstlicher Intelligenz (KI), automatischer Attributextraktion und mehrsprachiger Dokumentenverwaltung.

Das letztendliche Ziel ist klar: die Arbeit des globalen Teams zu vereinfachen und sicherzustellen, dass alle 26 Länder im Rahmen eines einheitlichen Compliance- und Effizienzsystems arbeiten – dank Docusign CLM.