Docusign im Einsatz bei Fujitsu – warum ein digitaler Arbeitsalltag Vorteile bringt

Um Kunden in einer immer stärker vernetzten IT-Welt umfassend beraten zu können, müssen Unternehmen genauso flexibel sein wie ihre Kunden. Wenn man also als Unternehmen mit dem modernen User Schritt halten möchte, ist eine schnelle Abwicklung von Vertragsunterlagen unabdingbar. Gerade bei Geschäftsprozessen in internationalen Unternehmen ist eine effiziente und kostengünstige Lösung erforderlich, die Standorte verbindet. 

"Neu denken" mit Fujitsu

Das Unternehmen Fujitsu ist ein Informations- und Telekommunikationsanbieter, der seine Kunden in der digitalen Transformation begleitet. Dafür kombiniert das Unternehmen IT-Dienstleistungen und Produkte mit zukunftsweisenden digitalen Technologien – wie Künstlicher Intelligenz (KI), dem Internet der Dinge (IoT), Blockchain, Analytics, Digital Annealing sowie Cloud- und Sicherheitslösungen. Dazu setzt das Unternehmen auch auf Kooperationen mit Firmen wie Microsoft, SAP und NetApp. Fujitsu beschäftigt etwa 5.000 Mitarbeiter in der DACH-Region – weltweit rund 130.000.

Der erste Schritt: Transformation in der Testphase

Der japanische Technologiekonzern Fujitsu startete bereits im Jahr 2015 in einer seiner britischen Niederlassungen ein Pilotprojekt mit Docusign. Dort führte das Unternehmen die elektronische Signatur zunächst im Einkaufsbereich ein. In dieser Abteilungen wird täglich eine Vielzahl von Verträgen geschlossen und bearbeitet, weshalb sich gerade dort ein Bedarf für einfache und flexible E-Signaturlösungen ergeben hat.

Heute lässt sich sagen: Das Pilotprojekt war erfolgreich.

Auf die Einführung einer digitalen Lösung folgte in kurzer Zeit erstes positives Feedback. Dabei stand nicht nur die Kostenersparnis im Fokus, sondern auch die Zeitersparnis war ein ausschlaggebender Faktor. Die Nutzung von Docusign eSignature konnte den internen Workflow um ganze 90 % beschleunigen, den Mitarbeitern von Fujitsu fiel die effizientere Abwicklung auf. Auch die Kosten für den nationalen oder internationalen Kurierversand und die Portokosten sind seitdem hinfällig.

Digitalisierung vereinfacht Abstimmungsprozesse und Arbeitsabläufe

Nach dieser positiven Testphase war eine flächendeckende Installation der elektronischen Signatur für Fujitsu der nächste logische Schritt. Deshalb hat das Unternehmen die E-Signaturlösung inzwischen europaweit in den Bereichen Einkauf, Service Partner Management, Global Service Delivery sowie in den Rechts- und Personalabteilungen und im Projektmanagement eingeführt. Neben den Vorteilen bei der Überwachung von Dokumentenrückläufern sowie der simplen Korrekturmöglichkeiten sind die Verträge nun dynamischer und trotzdem sicher.

In Deutschland führen Cloud-Lösungen schnell zu datenschutzrechtlichen Bedenken – gerade, wenn es um die eigene Unterschrift geht. Trotzdem wollen Anwender so mobil und unkompliziert wie möglich Dokumente unterzeichnen können, respektive ihre Verträge zurückerhalten. Deshalb unterstützte Docusign Fujitsu bei datenschutzrechtlichen Rückfragen. Heute kann Fujitsu barrierefrei Verträge versenden, verwalten, bearbeiten, korrigieren und archivieren. Da nun die zeitaufwendige Einholung von Unterschriften nicht mehr notwendig ist, konnte die Betriebseffizienz gesteigert und Papier gespart werden. Der Unterschriftenprozess wurde für alle Beteiligten vereinfacht, gerade, wenn es um die Genehmigung von Mehrarbeit, Sonntagsarbeit oder die Ausstellung signierter Bescheinigungen der Personalabteilung geht.

Die Digitalisierung ist gekommen, um zu bleiben

Um auf dem heutigen, hart umkämpften Terrain des weltweiten Marktes wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es nötig, dass Unternehmen – egal, welcher Größe – den wichtigen Schritt hin zur Digitalisierung nicht verpassen. Gerade internationale IT-Unternehmen wie Fujitsu sollten die Vorteile eines vollständig digitalisierten Workflows nicht außer Acht lassen. Aber auch andere Branchen profitieren, wenn sie mit der Zeit gehen. Durch die Einführung der elektronischen Signatur können Prozesse beschleunigt und Kosten nachhaltig eingespart werden.

Heute benötigt die interne Vertragsabwicklung bei Fujitsu nur noch ein Zehntel der Zeit, die sie vor der Einführung von Docusign eSignature gebraucht hat. Dies gilt auch – oder gerade – für die länderübergreifende Zusammenarbeit.

Die Vorteile der elektronischen Signatur auf einen Blick:

•       Zeitersparnis: Verträge lassen sich ohne Wartezeit und Zustellungsprobleme abwickeln.

•       Datenschutz: Verantwortungsvoller und sicherer Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten.

•       Flexibilität: Verträge lassen sich ohne Einschränkungen wiederfinden, verwalten, archivieren und nachverfolgen.