Docusign ermöglicht GASAG zeitkritische Vorgänge wie Angebote und Bestellungen zu beschleunigen

Das Verantwortungsgefühl für Umwelt und Gesellschaft ist bei Energie- und Infrastrukturdienstleistern aufgrund umweltbewusster Konsumenten wichtiger denn je. Unter dem Motto #neudenken engagiert sich das Berliner Energieunternehmen GASAG daher für mehr Klimaschutz und bietet rund 800.000 Kundinnen und Kunden der GASAG-Gruppe Erdgas, Bio-Erdgas, Wärme, Ökostrom und Energiedientleistungen.

Bereits seit mehreren Jahren positioniert sich das Unternehmen durch innovative Denkweisen für eine klimaneutrale Zukunft. Digitale Prozesse tragen zu der Verwirklichung dieser Vision bei.

Das Homeoffice als Treiber der Einführung digitaler Prozesse

Plötzlich Arbeiten von Zuhause: Wie viele andere Unternehmen musste auch die GASAG aufgrund der COVID-19 Pandemie das Büro verlassen und ins Homeoffice umziehen. Neue Herausforderungen erfordern neue Wege und so wurde das Homeoffice zum Treiber für mobiles Arbeiten und der Einführung digitaler Prozesse.

GASAG startete daher in einem Pilotprojekt mit der Standard Edition, um die Akzeptanz und Effektivität von Docusign eSignature zu testen. Die Nutzung umfasste zunächst lediglich die Freigaben von SLAs (Service Level Agreements oder zu deutsch: Dienstgütevereinbarungen) via Docusign. Die Vertragspartner, die die SLA-Freigabe pilotiert haben, waren so überzeugt von der Docusign-Lösung, dass eSignature zügig eingeführt wurde und zum Standard für SLA-Freigaben wurde. Bereits nach einer Woche waren alle 30 Mitarbeiter aus den IT-Abteilungen der GASAG-Gruppe und dem zentralen Einkauf an Bord und von der leichten Bedienbarkeit des Tools überzeugt.

Auch die Personalabteilung hat die Digitalisierung bei GASAG stark angetrieben und war einer der Vorreiter für die Einbettung von Docusign in bestehende Prozesse. Die Personaler strebten nach papierlosen Prozessen, bei denen Drucken und postalische Versendungen überflüssig sein sollten. Denn die manuelle Dokumentenverwaltung in der Personalabteilung verzögerte Prozesse, beanspruchte viel Zeit und beeinflusste die Mitarbeiter und Kundenerfahrung.

Mit Docusign eSignature laufen Vertragsprozesse ab jetzt automatisiert ab, sodass sich die Personalabteilung auf die wesentlichen Dinge konzentrieren kann.

“Anfangs haben wir geholfen die Templates zu erstellen, aber aufgrund der Benutzerfreundlichkeit von Docusign konnten unsere Mitarbeiter nach kürzester Zeit alle Templates selber anfertigen. Nach einem Jahr waren bereits mehr als 100 Templates vorhanden – schnell und unkompliziert.” Uwe Clemens, IT-Architekt bei GASAG

Docusign eSignature im Vertrieb

Nach einem Jahr war auch der Vertrieb an digitalen Prozessen interessiert und GASAG entschied sich auf die Business Edition umzusteigen. Key-User wurden im Fachbereich für die Vorlagenerstellung etabliert und ein Docusign Guide half den Mitarbeitern zu verstehen, welcher Signaturtyp für welche Art Verträge genutzt werden sollte. Dieser Guide ermöglicht es dem Vertriebsteam eigenständig zu operieren und Prozesse somit zu beschleunigen.

GASAG verwendet die qualifizierte elektronische Signatur von Docusign beispielsweise für Arbeitsverträge und für Projektverträge mit Beträgen im sechs- bis siebenstelligen Bereich. Andere Verträge, die keine Authentifizierung des Unterschreibenden benötigen, schließt GASAG mit der einfachen Signatur ab.

Integration in SAP und PowerForms

Besonders der Wandel vom Büro zum mobilen Arbeiten hat die Digitalisierung bei GASAG noch einmal angekurbelt. Neue Herausforderungen wie z.B. nicht vorhandene Drucker, postalische Versendungen und die Frage nach dem Verantwortlichen für die Archivierung der Dokumente schrien förmlich nach mehr digitalisierten Prozessen.

“Die Akzeptanz im Team war sehr hoch, da aufgrund des Arbeitens von unterschiedlichen Standorten, Prozesse optimiert werden mussten. Bereits nach kurzer Zeit sprach sich die Effektivität und intuitive Nutzung von Docusign eSignature herum und weitere Abteilungen wollten von der physisch unabhängigen Signatur profitieren.” Uwe Clemens, IT-Architekt bei GASAG

2020 verwendet GASAG die Integration in SAP für Einkaufsdokumente und PowerForms für eingebettete Prozesse in Portalen und Websites. Die Erfassung und Freigabe von Bestellungen läuft somit über SAP. Vor der Einführung von Docusign wurde die Bestellung in SAP angelegt, dann ausgedruckt und je nach Bestellwert von zwei Freigabeberechtigten gemäß Unterschriftenrichtlinie unterzeichnet. Im Anschluss wurde dann das Dokument per Post an den Auftragnehmer geschickt. In SAP war nur die Bestellung zu sehen, das unterzeichnete Dokument wurde in ein anderes System archiviert. Dieses musste manuelle eingescannt und zugeordnet werden - ein zeitintensiver und lästiger Prozess!

Jetzt wird direkt im Bestellprozess ein Dialog mit Docusign aufgerufen, die Unterzeichner festgelegt und aus SAP heraus der Docusign-Prozess gestartet. Das unterzeichnete Dokument hängt am Ende wieder am Bestellvorgang im SAP-System und wird automatisch ins Archiv gelegt. Mitarbeiter haben so zu jeder Zeit volle Transparenz darüber in welchem Vertragsschritt sich der Vertrag gerade befindet.

PowerForms testen das Unternehmen zurzeit für die Interaktion mit Kunden, um direkt aus dem Hausanschlussportal heraus die Aufträge für neue Hausanschlüsse abschließen zu können.

Die Rolle der Deutschen Telekom

Als Vertrauenspartner von GASAG hat die Deutsche Telekom das Projekt von Anfang an begleitet und für eine erfolgreiche Umsetzung gesorgt, sowohl auf der technischen Seite als auch auf der organisatorischen Seite, um Mitarbeiter bestmöglich abzuholen.

„Wir dürfen schon seit einigen Jahren GASAG auf dem Digitalisierungsweg begleiten und bieten hier Lösungen und Expertise in verschiedenen Bereichen an. So unterstützen wir seit 2017 Kunden beim Thema Elektronische Signatur mit der SaaS-Plattform unseres Partners Docusign. Obwohl ich selbst sehr von den Mehrwerten solcher innovativen Lösungen wie Docusign überzeugt bin, freut es mich immer ganz besonders, wenn sich dies auch in konkreten Kundensituationen - wie hier bei GASAG – so eindrucksvoll zeigt“, sagt Timo-Daniel Seifert, Digitalisierungsexperte der Telekom. 

Kein zurück in die Papierwelt

Für GASAG ist eines sicher: papierbasierte Prozesse sind Geschichte. Das Unternehmen konnte mit der Einführung von Docusign nach kürzester Zeit positive Ergebnisse feststellen und die Geschwindigkeit, Handhabung, Transparenz und Qualität sind unvergleichbar zu vorherigen manuellen Prozessen. Innerhalb von 5 Tagen konnte Docusign vollständig implementiert werden und nach einer kurzen Einweisung von 60 Minuten konnten die Teams das Produkt bereits produktiv nutzen.

GASAG konnte mit Docusign eSignature:

• Direkte Kosten einsparen (z.B. der Wegfall von Porto, sowie Dienstleistern)

• Den Aufwand reduzieren (z.B. Drucken, Scannen, Nachverfolgen von Dokumentenverläufen, Kuvertieren)

• Die Laufzeit verkürzen

Vor Docusign

Mit Docusign

SLA-Prüfung und Freigabe (Unterzeichnung)

 5-10 Tage

Max. 2 Tage

Bestellungen

2-3 Tage

2-3 Stunden

Angebotsprozess incl Angebotsannahme

2 Tage

2-3 Stunden

Arbeitsverträge

5 Tage

1-2 Tage

Docusign ermöglicht dem Unternehmen Bindefristen von weniger als 24 Stunden abzubilden.

Hinzu kommt eine erhebliche Reduzierung manueller Tätigkeiten, insbesondere bei zeitkritischen Vorgängen wie Angeboten und Bestellungen. Unzählige Trips zum Drucker und Postamt sowie das umständliche Warten beim Vorgesetzten, um Freigaben einzuholen,sind bei GASAG ab jetzt Geschichte.

Digital geht alles schneller, einfacher und effektiver.

Ein Blick in die Zukunft zeigt interne Umstrukturierung

Obwohl bereits mehrere Prozesse bei GASAG digitalisiert wurden, befindet sich das Unternehmen noch immer im Wandel. Zurzeit laufen zwar Kernprozesse mit Docusign eSignature digital ab, jedoch werden digital unterschriebene Verträge immer noch an einen Druckdienstleister versendet.

Das Ziel der GASAG ist es, so viel wie möglich auf papierbasierte Prozesse zu verzichten, um Ressourcen zu schonen und alle Prozesse zu optimieren.

Herr Clemens erklärt, dass der nächste Digitalisierungsansatz der GASAG-Gruppe die Integration in Systeme wie Salesforce und Microsoft sein wird. GASAG strebt nach einer Komplettintegration für Angebotsdokumente in SAP CRM und Salesforce. “Die Integration in SAP für den Einkaufs- und Bestellprozess automatisiert den gesamten Prozess, das Tool findet automatisch den richtigen Sachbearbeiter und beschleunigt den Prozess erheblich”, erläutert Herr Clemens.

“Mit Docusign und der Deutschen Telekom starteten wir unsere Digitalisierungsreise und auch in Zukunft werden wir mit der starken Partnerschaft einen Schritt in eine effektivere und umweltfreundlichere Zukunft wagen.” Uwe Clemens, IT-Architekt bei GASAG