Unterschriften in nur wenigen Minuten: deuter vereinheitlicht mit Docusign Unterschriftsprozesse abteilungsübergreifend

Die deuter Sport GmbH ist einer der ältesten Hersteller von Rucksäcken und heute einer der führenden Rucksack- und Schlafsackhersteller weltweit. Der Hauptsitz des 1898 gegründeten Unternehmens befindet sich heute in Gersthofen bei Augsburg. Gemeinsam mit den Tochtergesellschaften in den USA und China vertreibt das mittelständische Unternehmen seine Produkte in über 60 Länder.

“Wie jedes andere Unternehmen wurden auch wir von Corona gebeutelt. Es waren zum Teil so wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort im Büro, dass sich Unterschriftsprozesse über Tage hinweg hinzogen,” erzählt Beatrice Stamp, Compliance, Exportcontrol and Legal Beauftragte bei deuter Sport. Dabei führt der beliebte Sportartikelhersteller gerade ein neues ERP-System ein und setzt dafür u.a. zeitkritische Vereinbarungen mit externen IT-Dienstleistern auf. Allein um sich einen guten Angebotspreis zu sichern, müssen Unterschriften schnell gesetzt werden.

Vor der Einführung von Docusign war dies bei deuter nicht möglich. Abgesehen von den Ausfallzeiten durch die Corona-Pandemie lag die Rechtsabteilung des zum Schwan-Stabilo Konzern gehörenden Unternehmens in der Konzern-Zentrale 150 Kilometer weit entfernt. Auch diese Entfernung verzögerte den Prozess einer Vertragsunterzeichnung. Denn: Alle Verträge und Dokumente lagen in Papierform vor. Zur Aufbewahrung wurden sie gescannt und in internen Laufwerken abgelegt. 

“Wir wollten schneller rechtssicher unterschreiben können und eine einheitliche Ablage für unsere Verträge schaffen. Man kann es sich einfach machen und eine gescannte Unterschrift in ein PDF einfügen. Dies ist aber nicht rechtssicher und entspricht nicht dem  Schriftformerfordernis, da die signierende Person nicht eindeutig identifiziert wird,” gibt Beatrice Stamp zu bedenken.

Nach einer umfassenden Recherche auf der Suche nach einer rechtskonformen Signatur-Lösung entschied sich deuter Sport schnell für Docusign eSignature und rollte die Lösung sowohl für deuter Sport als auch die direkte Muttergesellschaft Schwan-Stabilo Outdoor GmbH aus. 

Rechtssicher in wenigen Minuten Vereinbarungen unterzeichnen

Docusign traf noch in der Testphase und vor allem sofort nach Einführung auf Begeisterung. “Unsere Geschäftsleitung konnte kaum glauben, dass unser Unterschriftsprozess mit Docusign nur noch wenige Minuten dauert,” berichtet Beatrice Stamp. “Folglich fordert die Geschäftsführung die Nutzung von Docusign auch konsequent von allen Abteilungen ein. Welche Kolleginnen und Kollegen bereits eine Schulung für das Tool erhalten haben, sollen keine Verträge mehr in Papierform zur Unterschrift vorlegen.”

Docusign ermöglicht deuter Sport nicht nur Vertragsprozesse intern schneller abzuwickeln, sondern auch externe Partner, wie etwa IT-Dienstleister, unkompliziert einzubinden. Alle Dokumente werden zudem in einem Format erstellt, das deuter weiter bearbeiten und einheitlich ablegen kann.  

Individuelles Onboarding garantiert einen guten Start in die Nutzung von Docusign eSignature

Gleich zu Anfang personalisierte deuter Sport seine eSignature mit dem eigenen Logo und Branding. Dem Unternehmen ist wichtig, dass externe Empfängerinnen und Empfänger sofort erkennen können, dass ein Dokument von deuter kommt. “Extern soll sofort erkenntlich sein: Als etablierte Marke nutzen wir das etablierte Tool Docusign eSignature. Durch die Personalisierung und das Einbetten unserer Corporate Brands schützen wir uns auch davor, mit Phishing-Angriffen in Verbindung gebracht zu werden,” erklärt Beatrice Stamp.

Zur Einführung von Docusign hat deuter Sport internes Schulungsmaterial entwickelt und jede Abteilung einzeln anhand passender Anwendungsfälle geschult. “Jede Abteilung nutzt Docusign anders. Marketing nutzt Docusign, um Sportlerinnen und Sportler unter Vertrag zu nehmen, mit denen wir kooperieren, während Sales Vereinbarungen mit Handelspartnern aufschließt,” erklärt Beatrice Stamp.

Zusätzlich zu den Schulungen wurden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kurze Erklärvideos zur Verfügung gestellt, in denen die Docusign University referenziert wird. “Die Docusign University ist sehr hilfreich, lässt sich gut durchsuchen und erklärt alles ganz einfach. Da fühlt man sich gut an die Hand genommen,” freut sich die Initiatorin der elektronischen Signatur bei deuter. “Als ich einmal doch den Support kontaktieren musste, hat dieser mich sofort kompetent unterstützt.”

deuter Sport arbeitet einfacher mit den Tochtergesellschaften und der Konzernmutter zusammen

deuter Sport ist Teil einer Konzernstruktur, die ebenfalls durch die Einführung von Docusign profitieren konnte. Vereinbarungen mit Tochterfirmen in den USA und China gehen nicht mehr auf dem Postweg verloren und sie müssen auch nicht ausführlich erklärt werden. Über die Nachrichten in Docusign wird der Empfängerin oder dem Empfänger angezeigt, um welches Dokument es sich handelt und wer die richtige Ansprechperson für Rückfragen ist. Auch im Dokument selbst können klärende private Nachrichten eingefügt werden. 

Als im Schwan-Stabilo Gesamtkonzern ein großes Vertragskonvolut von jeder Gesellschaft unterschrieben werden musste, bot deuter Sport Hilfe an. Die über 30 Gesellschaften konnten über Docusign ganz einfach per E-Mail erreicht werden, um ihre Unterschrift zu leisten. Der Prozess war so effizient, dass auch die Schwan-Stabilo Gruppe Interesse an der Einführung der E-Signatur zeigt.  

Docusign im Marketing: deuter-Athletinnen und -Athleten profitieren von der E-Signatur

Die Athletinnen und Athleten, mit denen deuter im Sportmarketing zusammenarbeitet, sitzen selten im Büro. Bergsportlerinnen, Bergsportler und Radfahrer sind meist in der Natur unterwegs, wo sie auch die Produkte von deuter Sport einsetzen. Mit Docusign können die Sportmarketing-Experten von deuter ihren Markenbotschafterinnen und -botschaftern entgegenkommen. Kooperationsvereinbarungen können sie ganz einfach und in wenigen Minuten von unterwegs unterzeichnen, entweder in der Docusign-App oder in ihrer E-Mail-Anwendung. 

“Indem wir Docusign für unsere Sportmarketing-Verträge nutzen, zeigen wir unseren Athletinnen und Athleten, dass wir sie nicht von ihrer Leidenschaft ablenken wollen. Wir schicken ihnen keine monströsen Vertragsunterlagen in großen Umschlägen. Sie bekommen alle Unterlagen übersichtlich per Docusign, können schnell von unterwegs signieren und die deuter-Produkte weiter am Berg einsetzen und die Natur genießen,” erklärt Beatrice Stamp die Vorteile für das Sportmarketing. Dementsprechend konnte deuter dieses Jahr die Vereinbarungen mit Ihren Athletinnen und Athleten so schnell und einfach abschließen, wie noch nie.

Docusign im Vertrieb: Schneller zu Verträgen mit Handelspartnern

Das Sales-Team von deuter Sport arbeitet mit ganz verschiedenen Handelspartnern zusammen, vom stationären Handel in der Kleinstadt bis hin zu großen internationalen Ketten. Für die Zusammenarbeit mit diesen Partnern bietet Docusign deuter die Möglichkeit, mit einer Key Account Adresse arbeiten zu können. Wenn noch nicht bekannt ist, wer die Unterschrift auf Kundenseite leisten wird, können die Vertriebsmitarbeiter mit der Delegationsfunktion arbeiten. Dadurch können einfach die Personen eingetragen werden, die beim Handelspartner unterschriftsberechtigt sind und der Vertrag kann vom Partner intern an die richtige Person delegiert werden. Das spart Zeit, weil nicht vorher feststehen muss, wer den Vertrag unterschreibt, aber auch, weil ein Vertrag nicht versehentlich am falschen Standort landen kann.

Docusign in der Personalabteilung: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen für Unterschriften nicht mehr ins Büro

Die Personalabteilung von deuter Sport führt zur Zeit Personio ein und profitiert von der Schnittstelle zu Docusign. Mitarbeitergespräche können in Personio erfasst werden und per Docusign von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter bestätigt werden. Ein persönliches Erscheinen im Büro der Personalabteilung wird somit überflüssig.

Zwar ist sich deuter der Einschränkungen durch das neue Nachweisgesetz bewusst, doch sieht das Unternehmen dennoch einen Vorteil darin, Docusign für Arbeitsverträge einzusetzen. Die Personalabteilung nutzt Docusign, um Fachkräfte von außerhalb der Region zu rekrutieren. Darin sieht deuter einen klaren Wettbewerbsvorteil im derzeitigen Arbeitnehmermarkt. “Gerade zu Zeiten des Fachkräftemangels ist Schnelligkeit und Entschlossenheit ein wichtiger Hebel, um Kandidaten für uns zu gewinnen. Auch können wir uns so als modernes Unternehmen präsentieren, dass nicht nur von Digitalisierung spricht, sondern sie auch lebt.” erläutert Beatrice Stamp von deuter. 

Docusign in der Rechtsabteilung: Schnellere Vertragsabschlüsse mit eSignature

Vor Docusign arbeitete Beatrice Stamp in der Rechtsabteilung mit Unterschriftenmappen. Mit Haftnotizen hatte sie markiert, wo eine Unterschrift geleistet werden musste. Diese gingen manchmal verloren oder wurden übersehen. “In Docusign kann ein Dokument erst abgeschlossen werden, wenn alle Unterschriften an der richtigen Stelle geleistet sind,” freut sich die Compliance-Verantwortliche. “Alle Vereinbarungen bei deuter Sport laufen nun zuverlässig über Docusign: Verträge mit IT-Dienstleistern, Service- und Wartungs-Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen sowie die Vereinbarungen für die Auftragsdatenverarbeitung. “Für die interne Ablage kann ich auch gleich die entsprechenden Empfängerinnen und Empfänger hinzufügen. So haben wir mit Docusign endlich ein einheitliches und übersichtliches System, das verlässlich funktioniert.”