Archetype implementiert Docusign eSignature in der Personalabteilung für mehr Effizienz und Automatisierung

Effektive Marketingstrategien können Organisationen helfen, ihre Unternehmensziele zu verwirklichen. Archetype  ist eine globale Kommunikations-Agentur, die branchenübergreifend Marken aufbaut  - Marken, die anziehen, einzigartig sind und die Welt verändern. An 20 Standorten weltweit unterstützt Archetype mit seinen Services Strategie, Konzeption, Kommunikation und Digital Marketing Unternehmen dabei, ihre Sichtbarkeit und Reputation zu erhöhen. 

Um den Wünschen der Kunden und Kundinnen von heute gerecht zu werden und interne Prozesse für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen so effizient wie möglich zu gestalten, setzt Archetype auf digitale Lösungen.

Automatisierung von Vertragsprozessen als Treiber der Digitalisierung

Die Digitalisierung von Vertragsprozessen mit Docusign eSignature war einer der ersten Schritte der digitalen Transformation von Archetype. Das Unternehmen implementierte Docusign im Jahr 2014 mit der Intention, Prozesse zu automatisieren und Effizienz zu steigern.   „Wir starteten mit der digitalen Transformation unserer Vertragsprozesse mit Docusign vor etwa 8 Jahren. Seither wurden Prozesse im gesamten Unternehmen Schritt für Schritt automatisiert und digitale Lösungen implementiert. Digitale Transformation geschieht nicht von einem Tag auf den anderen, sondern ist ein gradueller Prozess, der sich über Jahre hinweg zieht. Digitale Tools sind ein Teil unserer Unternehmenskultur”, sagt Stuart Spencer, Global Technology Director bei Archetype.

In der Personalabteilung kam Docusign als erstes zum Einsatz. Interne Arbeitsverträge, Gehaltsveränderungen und Bonus-Zahlungen werden bei Archetype mit Docusign eSignature unterschrieben. Die Vorteile für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind schnellere Vertragsabwicklungen, orts- und zeitungebundene Prozesse, die das hybride Arbeitsmodell von Archetype bestärken und papierlose Abläufe für eine umweltfreundlichere Unternehmensinfrastruktur. Nach der erfolgreichen Implementierung in der HR-Abteilung wurde Docusign auch im Vertrieb für Kundenverträge implementiert, um auch in diesem Bereich von den Vorteilen der elektronischen Signatur zu profitieren. 

„Wir waren von der Funktionalität von Docusign begeistert und haben die Nutzung expandiert. Für die Erweiterung haben wir unser Preismodell angepasst. Jetzt zahlen wir per Umschlag und nicht wie vorher per Nutzer oder Nutzerin. So konnten wir das Vertragsvolumen zu niedrigen Preisen erhöhen”, so Stuart Spencer, Global Technology Director bei Archetype. 

Neben dem Aspekt der Effizienz und Integrationsfähigkeit nimmt auch Nachhaltigkeit eine große Rolle bei der Digitalisierung der Vertragsprozesse ein.  „Wir sehen hybride Arbeitsformen als eine Chance, sich von alten, ineffizienten Prozessen zu lösen, wie beispielsweise das Ausdrucken von Verträgen. Docusign eSignature ermöglicht es uns, diese Chance wahrzunehmen. Wir drucken Dokumente nur noch sehr selten aus und versuchen unsere Unternehmensprozesse nachhaltiger zu gestalten.”

Integrationen als Entscheidungsmerkmal für Docusign

Stuart Spencer erklärt, wie wichtig es für das Unternehmen war, dass die E-Signatur-Lösung mit bereits genutzten Systemen nahtlos integriert werden konnte:  „Digitale Lösungen wie Okta und Slack sind Teil unserer Unternehmenskultur - sie sind der Kern unserer Kommunikation und unseres Miteinanders. Wir haben uns für Docusign eSignature entschieden, da es problemlos in unsere bestehenden Lösungen integriert werden kann und somit in unsere Unternehmenskultur aufgenommen werden konnte. Diese digitalen Lösungen sind der Kern von Archetype.”  Archetype verwendet Okta für das Identity Service Management und Slack für die Unternehmenskommunikation. 

Einfach, nachhaltig und effizient

Archetype ist ein Unternehmen, das die Vorteile der digitalen Transformation erkannt und in verschiedenen Bereichen aufgenommen hat. Mit Docusign eSignature kann Archetype interne und externe Vertragsprozesse einfach, nachhaltig und effizient gestalten und gleichzeitig in die digitale Unternehmenskultur integrieren. In der Personalabteilung und im Business Developmentvon Archetype bleiben die Drucker aus - für eine nachhaltigere, papierlose Zukunft in der Cloud.