6 Vorteile digitaler Vertragstechnologie
Vergleicht man die althergebrachte manuelle Signatur, mit der neuen digitalen Variante -der elektronischen Signatur, so steht eines schnell fest: die Unterschrift auf Papier mit Tinte kann mit der neuen Technologie längst nicht mehr Schritt halten. Die Möglichkeiten und Vorteile der elektronischen Signatur sind vielfältig. Wir leben in einer digitalisierten Welt und es ist damit längst an der Zeit, die vorhandenen Technologie auch zu nutzen. Die Umstellung von manuell auf elektronisch spart nicht nur Kosten, sondern optimiert damit auch viele weitere Geschäftsprozesse und macht damit das Unternehmen im Ganzen effizienter. Im Durchschnitt spart ein Unternehmen allein durch die Einführung elektronischer Signaturen etwa 34,- Euro pro Vertrag. Die Technologie der elektronischen Signatur ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, mit digitalen Vertragstechnologien einen geschäftlichen Mehrwert zu schaffen.
Immer mehr Unternehmen haben die Vorteile erkannt und ihre digitale Transformation beschleunigt. Dadurch wurde das Angebot an Vertragswerkzeugen wesentlich erweitert, um beispielsweise Dokumente vorzubereiten, Vertragsdetails auszuhandeln, nach den Bedingungen zu handeln und Vertragsportfolios zu verwalten. Ein umfassender, vernetzter Vertragsworkflow schafft auf völlig neue Weise zusätzlichen Geschäftswert. Durch Automatisierung und Integration mit anderen Geschäftssystemen kann ein robustes Vertragssystem einen bis zu viermal höheren Wert liefern als die elektronische Signatur allein.
In dem Maße, in dem sich der Anwendungsbereich moderner Vertragstools erweitert, ist es an der Zeit, ihre Auswirkungen aus betriebswirtschaftlicher Sicht neu zu überdenken. In diesem Blogartikel untersuchen wir sechs betriebswirtschaftliche Faktoren, die sich entweder auf Transaktions- oder auf Plattformebene direkt oder indirekt auf den Umsatz auswirken.
Transaktionsbezogene Verbesserungen
Die einfachsten Auswirkungen des modernen Vertragsprozesses sind die Verbesserungen bei den Transaktionen. Diese Vorteile wirken sich auf den Prozess des Abschlusses einzelner Verträge aus. Hier finden Sie weitere Informationen über die drei wichtigsten transaktionsbezogenen Geschäftsfaktoren:
Zeit bis zum Umsatz
Wenn Verträge schneller abgewickelt werden, können die Einnahmen aus diesen Geschäften auch früher verbucht werden. Ein weniger komplizierter Vertragsprozess führt auch zu einer höheren Abschlussrate, was bedeutet, dass in Summe mehr Geschäfte in weniger Zeit abgewickelt werden. Ein gestrafftes Vertragssystem macht sich dabei Automatisierung und Integration zu Nutzen, um die Anzahl der manuellen Schritte im Prozess zu reduzieren.
Je weniger Prozesse analog und manuell erfolgen, desto höher ist das Risiko von Fehlern und damit auftretenden Verzögerungen. Mit einem digitalisierten Vertragsprozess kann man das Thema Sicherheit und Fehleranfälligkeit getrost abhaken.
Die Geschwindigkeit des digitalen Geschäfts beschleunigt den Zeitplan für alle unternehmerischen Initiativen - Umsatzgenerierung, Einstellungen, Produktfreigaben usw. Durch die Verkürzung der Bearbeitungszeit für all diese Verträge verbringt ein Unternehmen weniger Zeit mit Warten und steigert damit den Mehrwert gerade bei kritischen Geschäftsprojekten.
Produktivität der Belegschaft
Allein durch die elektronische Signatur lassen sich erhebliche Produktivitätseinsparungen bei den Mitarbeitern erzielen. Darüber hinaus erhöht sich die Rentabilität, wenn auch die Vertragsschritte vor und nach der Signatur in digitaler Form erfolgen. Effizientere Vertragstools ermöglichen es jedem Mitarbeiter, produktiver zu sein. Der beste Weg zur Effizienzsteigerung ist die Nutzung einer Vertragsplattform, die den gesamten End-to-End-Prozess unter einem Dach vereint. Das erhöht den Informationsaustausch und ermöglicht die Automatisierung weiterer verbundener Geschäftsprozesse.
Es reicht dabei nicht aus, Verträge einfach schneller abzuschließen, es ist auch entscheidend, den Inhalt zu bewerten und sicherzustellen, dass Sie effizient Verträge erstellen. Die manuelle Dateneingabe in einem Vertragsprozess verschwendet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit. Beispielsweise kann das Kopieren/Einfügen von Kundeninformationen aus einem CRM in einen Vertrag zu einer Reihe von Problemen führen. Diese manuellen Prozesse können durch ein digitales System ersetzt werden, das automatisch Daten aus dem CRM-Datensatz entnimmt und so die Geschwindigkeit und Genauigkeit wesentlich erhöht. Ein modernes Vertragssystem kann die Transparenz erhöhen, Fehler reduzieren, die Durchsetzbarkeit von Vertragsbedingungen definieren und damit den Wert für alle Beteiligten maximieren.
Kostenersparnis
DocuSign-Untersuchungen ergaben, dass jedes Mal, wenn ein Unternehmen einen Vertrag elektronisch unterschreibt, etwa 5,- EUR allein an Druck-, Vertriebs- und Lagerkosten eingespart werden können. Abhängig von den für Ihr Unternehmen vorhandenen Altsystemen kann ein CLM-Tool mit KI-gestützter automatischer Vertragsanalyse auch die Direktkosten reduzieren oder eliminieren, die mit Zahlungen an externe Berater zur manuellen Überprüfung von Vertragsklauseln verbunden sind. Bei einem Unternehmen, das Zehn- oder Hunderttausende von Verträgen pro Jahr verarbeitet, können sich diese Kosten sehr schnell summieren.
Verbesserungen der Plattform
Die Vorteile der Plattform sind umfassender als die einzelner Transaktionen, wodurch ein durchgängiger Vertrags-Workflow mit Effizienzgewinnen bei jedem weiteren Schritt geschaffen wird. Diese Vorteile verringern die Betriebs- und Compliance-Risiken, indem sie die Vertragsqualität und die Fähigkeit eines Unternehmens zur genaueren Ausführung und Verwaltung von Verträgen verbessern. Hier ein Überblick über die drei wichtigsten Verbesserungen der Plattform:
Vertragswertigkeit
Mit der Zeit erreichen Verträge nicht ihr volles Potenzial und könnten sogar an Wert verlieren. Die Differenz zwischen dem potenziellen Wert eines Vertrags und dem tatsächlich realisierten Wert ist der Wertverlust. Ein Wertverlust kann vor der Unterzeichnung eines Vertrags (Unterzeichnung suboptimaler Verträge) oder nach der Unterzeichnung (mangelndes Verständnis des Vertragsinhalts und Unfähigkeit, die Bedingungen auszuführen) auftreten und bietet dabei eine gute Gelegenheit für ein Unternehmen, einen wesentlich höheren Wert aus Verträgen zu ziehen.
Eine KI-gestützte Analyse von Verträgen während des Vertragsprozesses kann bestätigen, dass die Vertragssprache den geschäftlichen, rechtlichen und Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, bevor Sie unterschreiben. Eine ähnliche erweiterte Suche und Analyse bestehender Verträge kann dabei helfen, Verpflichtungen und Möglichkeiten im Laufe der Zeit zu erkennen, wie z.B. zusätzliche Preisnachlässe auf der Grundlage von Vertragsmeilensteinen. Ein modernes Vertragssystem standardisiert die Vertragssprache, analysiert bestehende (oder neue) Verträge schnell und verbindet wichtige Geschäftswerkzeuge, um entsprechende Maßnahmen gemäß den vereinbarten Vertragsbedingungen zu ergreifen.
Einhaltung von Bestimmungen
Wenn es um das Thema Datenschutzbestimmungen geht, hat der Gesetzgeber natürlich ein Wörtchen mitzureden und kontrolliert auch deren Einhaltung. Während die Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften kostspielig sein können, sind die Risiken der Nichteinhaltung sogar noch teurer. Investitionen in Compliance-Aktivitäten wie Audits, Technologien und Schulungen schaffen einen Mehrwert, da sie Strafen bei Nichteinhaltung von Datenschutzbestimmungen vermeiden. Die Erstellung von Vorlagen und Standardvertragsklauseln, die in einer Vielzahl von Szenarien verwendet werden können, entlastet Ihre Rechtsabteilung und minimiert dabei das Auftreten von Fehlern.
Geschäftsabwicklung – make it easy!
Gestalten Sie Ihre Geschäftsabwicklung so einfach wie möglich. Davon profitieren nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Ihre Mitarbeiter. Durch zeitraubende manuelle Prozesse verringert sich die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Ihr Unternehmen zeigt sich dabei nicht gerade von der modernen Seite.
Die Kunden von heute erleben rationalisierte digitale Vertragsprozesse bereits in vielen Lebensbereichen und möchten diesen Komfort auch nicht mehr missen. Nicht nur Ihre Kunden haben keine Lust mehr auf Drucken, Unterschreiben, Scannen, Faxen und Versenden von Papierkopien von Dokumenten. Bis zu einem gewissen Grad haben die Mitarbeiter eine ähnliche Erwartung. Die Vereinfachung von Mitarbeiterverträgen ist eine einfache Möglichkeit, die Produktivität zu steigern und die Kosten der Fluktuation unzufriedener Mitarbeiter zu senken. Unter dem Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit werden Unternehmen nicht nur effizienter, sondern schonen gleichzeitig auch die Umwelt. Testen Sie jetzt DocuSign eSignature 30 Tage kostenlos und nutzen Sie die Vorteile dieser digitalen Vertragstechnologie.